Nghiệp vụ gom hàng ở các công ty logistics hiện nay đã quá phổ biến và là mũi nhọn trong kinh doanh dịch vụ logistics của nhiều doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu mở dịch vụ gom hàng lẻ hoặc sử dụng dịch vụ gom hàng lẻ, cần lưu ý tìm hiểu kỹ lưỡng về Gom hàng là gì? Lợi ích nếu gom hàng lẻ và quy trình gom hàng lẻ.

>>>> Xem thêm: Học Xuất Nhập Khẩu Ở Đâu Tốt tại Hà Nội & TPHCM

1. Gom hàng là gì?

Nếu bạn đang tìm hiểu gom hàng là gì, đây là thuật ngữ khá dễ hiểu.

"Gom hàng" là một thuật ngữ được sử dụng trong lĩnh vực vận chuyển logistics để chỉ quá trình thu thập, đóng gói và chuẩn bị hàng hóa để vận chuyển. Khi gom hàng, các sản phẩm hoặc mặt hàng được tập hợp từ nhiều nguồn khác nhau và đưa vào cùng một địa điểm để tiện cho việc xử lý và vận chuyển. Quá trình này có thể bao gồm kiểm tra số lượng, kiểm tra chất lượng, đóng gói lại theo yêu cầu và chuẩn bị chứng từ liên quan cho việc vận chuyển.

Gom hàng giúp tăng năng suất xử lý hàng hóa trong quá trình logistics, đặc biệt là giảm chi phí vận chuyển.

Quá trình gom hàng có thể được thực hiện bằng cách chuyển các đơn hàng nhỏ đến một trung tâm gom hàng, nơi các đơn hàng sẽ được kiểm tra, phân loại và kết hợp thành các lô hàng lớn hơn. Sau đó, các lô hàng này sẽ được vận chuyển đến điểm tập kết cuối cùng. Như vậy việc tập hợp các đơn hàng lại thành lô hàng lớn hơn sẽ giúp tối ưu hóa việc sử dụng không gian và tài nguyên vận chuyển, từ đó giảm thiểu chi phí vận chuyển và cải thiện hiệu suất.

Gom hàng (Consolidation) cũng có thể áp dụng cho vận chuyển hàng biển, khi các container được kết hợp lại thành các lô hàng chung trên một tàu hoặc trong một kho bãi. Tổ chức gom hàng đòi hỏi sự hiệu quả trong việc lập kế hoạch, quản lý thông tin và đồng bộ hóa quá trình vận chuyển. Nó cung cấp lợi ích về chi phí và thời gian, đồng thời giảm thiểu lượng không gian trống và tài nguyên phích cắm trong quá trình vận chuyển hàng hóa.

https://kienthucxuatnhapkhau.com/lo-trinh-hoc-xuat-nhap-khau-cho-nguoi-chua-biet-gi.html

Ví dụ về gom hàng đi container đường biển

Hãy hình dung bạn là chủ một công ty vận chuyển hàng hóa và bạn nhận được nhiệm vụ gom hàng từ các khách hàng và đưa chúng vào các container để vận chuyển. Quá trình gom hàng đi container bao gồm các bước sau:

1/ Nhận thông tin: liên hệ với khách hàng để xác định số lượng, loại và kích thước của các mặt hàng cần được gom lại. Thông tin này có thể bao gồm tên sản phẩm, số lượng, kích thước (chiều dài, chiều rộng, chiều cao) và các yêu cầu khác.

2/ Lập kế hoạch gom hàng: Dựa trên thông tin từ khách hàng, cần phải lập kế hoạch cho việc sắp xếp các mặt hàng vào container sao cho hiệu quả nhất. Có thể sử dụng phần mềm hoặc công cụ tính toán để tối ưu hóa việc sắp xếp.

3/ Chuẩn bị container: Bạn chuẩn bị container phù hợp cho việc gom hàng. Container có thể có nhiều loại và kích thước khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu của từng đơn hàng.

4/ Gom lại sản phẩm: bắt đầu gom lại các mặt hàng theo kế hoạch đã lập trình. Bạn sắp xếp chúng vào container sao cho tiết kiệm không gian và đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.

5/ Kiểm tra và đóng gói: Sau khi gom hàng, kiểm tra xem tất cả các mặt hàng đã được sắp xếp đúng cách và không có vấn đề hỏng hóc, sai số lượng,... Sau đó, thực hiện việc đóng gói container để chuẩn bị cho quá trình vận chuyển.

6/ Vận chuyển: Cuối cùng, container được vận chuyển từ điểm xuất phát tới điểm đích theo yêu cầu của khách hàng. Quá trình này giúp tối ưu hóa việc sử dụng không gian trong container và giảm thiểu chi phí vận chuyển.

2. Gom hàng có đặc điểm gì?

Gom hàng là một hoạt động dịch vụ được cung cấp nhằm gom đơn hàng nhỏ, lẻ cùng loại có cùng điểm đến của nhiều người tới một điểm và đóng chúng vào cùng một container để tiến hành vận chuyển. Đặc điểm bao gồm như sau:

- Điều kiện chuyên chở và có khối lượng hàng hóa khác nhau

- Giá cước vận chuyển hàng hóa sẽ được giảm nhiều hơn so với tự gửi hàng đơn lẻ

Lợi ích của dịch vụ gom hàng trong Logistics

- Giảm chi phí vận chuyển: Gom hàng giúp tối ưu hóa việc sử dụng không gian vận chuyển và trang thiết bị, phương tiện vận chuyển. Thay vì vận chuyển các đơn hàng nhỏ riêng lẻ, gom hàng cho phép kết hợp nhiều đơn hàng thành một lô hàng lớn hơn. Điều này giúp giảm chi phí vận chuyển, bởi chi phí vận chuyển một lô hàng lớn thường thấp hơn so với việc vận chuyển nhiều lô hàng nhỏ.

- Tăng hiệu quả khi vận chuyển hàng: Với đơn hàng được kết hợp lại thành các lô hàng lớn hơn, quá trình vận chuyển trở nên tối ưu hơn. Điều này giúp giảm thời gian và công sức cần thiết cho quá trình đóng gói, xếp dỡ, kiểm tra và xử lý hàng hóa. Ngoài ra, gom hàng cũng giảm thiểu số lần vận chuyển và tối ưu hóa lộ trình, từ đó cải thiện khả năng đáp ứng và thời gian giao hàng.

- Linh hoạt hơn khi giao nhận hàng: Việc gom hàng cho phép các đơn hàng có điểm xuất phát và điểm đến khác nhau được kết hợp lại. Điều này tạo ra sự linh hoạt trong quá trình vận chuyển, cho phép các nhà sản xuất, nhà cung cấp có thể chia sẻ tài nguyên vận chuyển và tận dụng các lợi ích chung. Điều này cũng giúp giảm thiểu số lượng xe vận chuyển trên đường, giảm tắc nghẽn giao thông và ô nhiễm môi trường.

- Tối ưu hóa sử dụng không gian lưu trữ hàng hóa: Gom hàng không chỉ áp dụng trong quá trình vận chuyển mà còn trong quá trình lưu trữ hàng hóa. Khi các đơn hàng nhỏ được kết hợp lại thành các lô hàng lớn hơn, không gian lưu trữ được sử dụng hiệu quả hơn. Điều này giúp giảm thiểu lượng không gian trống và tăng khả năng tận dụng không gian lưu trữ.

- Giảm rủi ro và hạn chế thiệt hại khi vận chuyển: những rủi ro về mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển cũng giảm đi nếu thực hiện gom hàng. Với việc đóng gói và xử lý hàng hóa một cách cẩn thận trong quá trình gom hàng, các đơn hàng nhỏ sẽ tránh bị va đập, hư hỏng hoặc mất mát.

- Tăng cường khả năng đàm phán giá: nếu chủ hàng gom hàng của họ với các đơn hàng khác, từ đó có thể đề xuất mức phí vận chuyển hoặc chi phí phát sinh thấp hơn.

- Gom hàng thân thiện với môi trường: Việc gom hàng sẽ giúp giảm số lượng phương tiện vận chuyển trên đường bằng cách kết hợp nhiều đơn hàng thành một lô hàng lớn, đưa lên 1 phương tiện trung chuyển. Điều này góp phần làm giảm khí thải ô nhiễm từ phương tiện vận chuyển và an toàn hơn với môi trường. Bên cạnh đó, việc tối ưu hóa sử dụng không gian và tài nguyên cũng giúp giảm lượng chất thải và tiêu thụ năng lượng trong quá trình vận chuyển.

- Dễ dàng hơn khi quản lý thông tin và theo dõi đơn hàng: khi hàng hóa được gom lại để vận chuyển, thường sẽ cần phải quản lý và theo dõi thông tin về các đơn hàng này. Điều này giúp cải thiện khả năng theo dõi, kiểm tra và định vị các đơn hàng trong quá trình vận chuyển. Việc có thông tin rõ ràng và theo dõi chính xác giúp cải thiện sự nhất quán và đáng tin cậy của quá trình giao hàng và giảm thiểu sự mất mát hoặc lỗi lầm.

Như vậy, việc gom hàng mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực đến quá trình vận chuyển và hoạt động trong chuỗi cung ứng hàng hóa giúp tiết giảm chi phí, tăng hiệu quả, tăng sự linh hoạt và tối ưu hóa sử dụng không gian và hạn chế ô nhiễm môi trường. Vì thế nếu có các lô hàng nhỏ, doanh nghiệp đừng ngại ngần khi sử dụng dịch vụ gom hàng lẻ.

3. Phân biệt gom hàng on-site và off-site

Trong mảng gom hàng, chúng ta thường gặp hai thuật ngữ gom hàng on-site và off-site thường gây nhầm lẫn, vì vậy bạn cần phân biệt gom hàng on-site và off-site.

Đây là hai thuật ngữ thường được sử dụng trong lĩnh vực quản lý kho và vận chuyển hàng hóa. Dưới đây là một số yếu tố để bạn phân biệt gom hàng on-site và off-site:

3.1. Gom hàng on-site là gì?

- Gom hàng on-site (hay còn gọi là gom hàng trong kho) xảy ra khi việc thu thập, đóng gói và chuẩn bị hàng hóa để vận chuyển diễn ra tại cùng một địa điểm như nơi lưu trữ hoặc kho của công ty.

- Việc gom hàng on-site cho phép kiểm soát tốt hơn quá trình xử lý và đảm bảo tính chính xác của thông tin liên quan đến số lượng, chất lượng và xuất xứ của các mặt hàng.

- Đối với các doanh nghiệp có tổ chức kho riêng, việc gom hàng on-site giúp tiết kiệm thời gian và chi phí liên quan đến việc di chuyển sản phẩm từ nơi này sang nơi khác.

3.2. Gom hàng off-site là gì?

- Gom hàng off-site (hay còn được gọi là outsourcing) là quá trình thu thập, đóng gói và chuẩn bị sản phẩm để vận chuyển diễn ra tại một địa điểm khác với nơi lưu trữ hoặc kho của công ty.

- Việc gom hàng off-site thường được sử dụng khi doanh nghiệp không có đủ nguồn lực, cơ sở hạ tầng hoặc kỹ năng để thực hiện quá trình này trong nhà.

- Công ty có thể thuê một bên thứ ba chuyên về dịch vụ gom hàng để tiết kiệm chi phí và tập trung vào các hoạt động chính của mình.

Như vậy, gom hàng on-site xảy ra tại cùng một địa điểm như kho của công ty, trong khi gom hàng off-site xảy ra ở một địa điểm khác. Lựa chọn giữa hai phương pháp này phụ thuộc vào yêu cầu và khả năng tổ chức của doanh nghiệp.

4. Quy trình gom hàng lẻ trong công ty Logistics như thế nào?

Hiện nay việc gom hàng lẻ được thực hiện bởi các công ty dịch vụ logistics đã trở nên quá phổ biến, ở bài viết này chúng tôi chia sẻ về quy trình gom hàng lẻ trong công ty logistics như sau:

1/ Tiếp nhận thông tin của khách hàng

Chủ hàng cần xuất hàng sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin cho bộ phận kinh doanh về các chỉ số như: Khối lượng hàng nặng bao nhiêu, số kiện hàng, kích thước kiện hàng, tên loại hàng hóa, địa điểm nhận hàng, đích đến và các phương thức vận tải ngoại quốc.

2/ Gửi báo giá cho khách hàng

Đại lý cấp hàng và bên gom hàng dựa vào các thông tin giao hàng khách yêu cầu và gửi báo giá dịch vụ đến nơi nhận. Nếu nhận tại Cảng giá khác, nếu nhận tận nơi giá sẽ khác nhau. Vì vậy, chủ hàng nên hiểu rõ đặc thù này để cân nhắc về báo giá của đơn vị dịch vụ.

3/ Nhận hàng

Sau khi thỏa thuận xong về giá, nhân viên công ty dịch vụ gom hàng sẽ lấy thông tin về địa chỉ và thời gian lấy hàng hóa cũng như thời gian dự kiến giao hàng và thông tin liên lạc của người giao hàng.

4/ Kiểm tra lại trọng lượng

Nhân viên công ty sẽ tiến hành cân đo chính xác và kiểm đếm lượng hàng để xác nhận với khách số khối “cbm”. Đặc biệt, xác nhận chính xác cước phí thanh toán.

5/ Làm thủ tục hải quan thông quan cho lô hàng LCL

Phụ thuộc vào yêu cầu của khách, trung tâm sẽ có tiến hành khai báo list hàng hóa và cho thông tin vận chuyển cụ thể lên hệ thống hải quan điện tử.

6/ Tập hợp hồ sơ trả khách

Tập hợp hồ sơ trả khách là khâu sau cùng , sau khi hàng được đóng ghép vào container, chuyển lên boong tàu thì nhân viên công ty sẽ gửi trả khách hàng bộ hồ sơ sau: Hóa Đơn Thương Mại, Vận Đơn Đường Biển và Phiếu Đóng Gói Hàng Hóa cùng các hồ sơ đi kèm khác.

7/ Gửi thông báo thời gian chuyển tải

Nhân viên công ty sẽ thông báo thời gian chuyển tải hàng hóa của khách hàng và gửi khách hàng mã theo để khách tiện kiểm tra trên hệ thống thông báo điện tử.

8/ Gửi thông báo hàng đến

Nhân viên công ty sẽ thông báo bằng email và điện thoại đến người nhận hàng, người nhận sẽ biết được chính xác thông tin để chuẩn bị thủ tục và giấy tờ để nhận hàng.

9/ Giao hàng

Thực hiện thành công khâu giao hàng thì nhân viên công ty sẽ báo lại cho người gửi được biết về tình trạng hàng hóa khi giao. Như vậy, quá trình giao hàng đã kết thúc.

Để thu xếp vận chuyển hàng lẻ LCL xuất khẩu, người xuất khẩu phải thực hiện 6 bước sau:

Bước 1: Lựa chọn công ty giao nhận cung cấp dịch vụ gom hàng lẻ LCL (Consolidator / Master Consolidator) phù hợp.

Bước 2: Tiến hành dặt chỗ (booking) với công ty gom hàng lẻ LCL

Bước 3: Thuê xe, chuyển nội địa (trucking)

Bước 4: Đóng gói hàng theo hợp đồng ngoại thương đã ký

Bước 5: Tiến hành làm thủ tục hải quan xuất khẩu cho lô hàng

Bước 6: Vận chuyển lô hàng về kho CFS để giao cho công ty gom hàng lẻ LCL.

5. Mẫu vận đơn gom hàng

Doanh nghiệp có thể tham khảo về mẫu vận đơn gom hàng được Ban hành kèm Thông tư số 64/2011/TT-BTC ngày 13 tháng 5 năm 2011 của Bộ Tài chính

Mẫu số 3 - Phụ lục II Thông tư số 64/2011/TT-BTC ngày 13 tháng 5 năm 2011

………., ngày ….. tháng ….. năm ….

ĐẠI LÝ GIAO NHẬN

(ký tên, đóng dấu)

Mong rằng bài viết trên đây của kiến thức xuất nhập khẩu đã giúp ích cho bạn,nếu mong muốn mở dịch vụ gom hàng lẻ hoặc sử dụng dịch vụ gom hàng lẻ, bạn cần tìm hiểu rất kỹ lưỡng các thông tin chúng tôi đã chia sẻ trong bài viết này.

Xem thêm:

Mã SKU Là Gì? Cách Đặt Sku Sản Phẩm Để Quản Lý Hiệu Quả

Khu Phi Thuế Quan – Những Thông Tin Cần Biết

Dropshipping Là Gì? Tìm Hiểu Tất Tần Tật Về Dropshipping