Kinh Nghiệm Của Nhân Viên Thu Mua - Những Kỹ Năng Cần Thiết

Nhân viên thu mua là công việc đáng mơ ước của nhiều người. Tất nhiên, đây là không việc không dễ dàng, đặc biệt là mảng thu mua quốc tế, với rất nhiều rủi ro và phức tạp về thủ tục xuất nhập khẩu.

Vậy để làm nhân viên thu mua bạn cần có kỹ năng gì, Kiến Thức Xuất Nhập Khẩu sẽ chia sẻ về kinh nghiệm của nhân viên thu mua để bạn hiểu rõ hơn về vị trí công việc này.

>>>>> Xem thêm: Học khóa học mua hàng quốc tế ở đâu tốt

1. Công việc của nhân viên thu mua quốc tế?

Để biết rõ về vị trí nhân viên thu mua, bạn cần hiểu về bộ phận thu mua của doanh nghiệp. Bộ phận thu mua (Procurement/ Purchasing) của một doanh nghiệp là nơi thực hiện các hoạt động liên quan đến giao dịch hàng hóa, dịch vụ. Nhân viên thu mua là người tìm kiếm và duy trì nguồn cung cấp vật liệu với giá rẻ nhất, chất lượng tốt nhất.

Ngoài việc đem lại lợi nhuận tối đa cho công ty, nguồn cung cấp này cần đảm bảo đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng. Có thể nói đây là công việc cốt lõi ban đầu trong quá trình sản xuất của một doanh nghiệp.

Vị trí nhân viên thu mua cần xử lý các nghiệp vụ sau:

Lập kế hoạch thu mua

Trước khi bắt đầu một công việc, bạn cần nắm rõ mục tiêu của mình là gì. Thu mua cũng vậy, họ cần tiếp nhận nhu cầu từ tất cả các bộ phận từ đó xác định rõ đối tượng.

Tiếp đó họ cần thiết lập một bản kế hoạch thu mua đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng, đảm bảo đủ về mặt chất lượng và số lượng phục vụ tối đa cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp.

Tìm kiếm nhà cung cấp

Đối với những mặt hàng đã nhập nhiều lần, nhân viên thu mua cần xem xét nhà cung cấp cũ với một số nhà cung cấp khác để nắm được giá cả thị trường. Trong một số trường hợp có thể tìm được cơ hội tốt hơn và cũng tránh tình trạng “quen mặt đắt hàng”.

Đối với mặt hàng mới, nhân viên thu mua xuất nhập khẩu cần: Tìm sản phẩm phù hợp với tiêu chuẩn mà công ty đưa ra. Chọn ra danh sách những nhà cung cấp tiềm năng để liên hệ trao đổi, yêu cầu gửi bảng giá. Tiến hành đàm phán để có mức giá tốt nhất và yêu cầu gửi hàng mẫu.

Tiến hành thỏa thuận, đàm phán, chốt hợp đồng

Khi đã lựa chọn đã nhà cung cấp phù hợp với công ty, có vật liệu đáp ứng đủ nhu cầu, giá cả phải chăng; nhân viên thu mua sẽ tiến hành thỏa thuận và ký hợp đồng. Không chỉ dừng lại ở đó, bộ phận thu mua sẽ tiếp tục theo dõi đơn hàng sao cho đảm bảo: Tuân thủ hợp đồng, đủ số lượng, chất lượng, giao đúng thời gian, ứng phó kịp thời với các sự cố trong quá trình giao nhận hàng hóa.

Các công việc khác phát sinh khác

Bên cạnh việc sát sao với quá trình sản xuất, nhân viên thu mua còn tham gia: Đánh giá chất lượng, tạo mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp Xử lý các hóa đơn, giấy tờ liên quan đến mua bán và chuyển giao cho bộ phận kế toán Quản lý đội ngũ nhân viên logistics, tài chính trong quá trình giải quyết, tiếp nhận đơn sai lệch Đề xuất những ý tưởng nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất của công ty.

Tham khảo: Lộ trình học xuất nhập khẩu cho người mới bắt đầu

2. Kỹ năng, kiến thức cần có của nhân viên thu mua

Nhân viên thu mua cần có?

Bên cạnh kiến thức chuyên môn về Mua hàng, hợp đồng ngoại thương, về quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa, vận chuyển hàng, thủ tục Hải quan, thuế xuất nhập khẩu, chính sách mặt hàng khi nhập khẩu, nhân viên thu mua cần trang bị những kiến thức, kỹ năng sau:

Hiểu biết về thị trường quốc tế

Khi bạn hiểu về thị trường bán sẽ tìm được nhà cung cấp phù hợp nhất và lựa chọn được sản phẩm đúng với nhu cầu của doanh nghiệp.

Nếu có hiểu biết về thị trường quốc tế sẽ là lợi thế lớn cho công việc của bạn. Ví dụ biết về các chính sách, quy định thương mại quốc tế. Điều này sẽ giúp bạn cập nhật những sản phẩm mới, kết nối với những nhà cung cấp tốt hơn… Như vậy mới có thể luôn tìm được những lựa chọn tối ưu nhất cho doanh nghiệp.

Kỹ năng giải quyết xung đột

Làm việc với các nhà cung ứng không phải lúc nào cũng dễ dàng. Khi mọi việc diễn ra không như ý muốn, các chuyên gia thu mua cần biết khi nào và làm thế nào để cứu vãn các mối quan hệ với nhà cung cấp hoặc có thể cắt đứt quan hệ, Hơn hết, cần phải hiểu rõ kết quả và những rủi ro cho cả 2 hướng giải quyết là gì để đưa ra quyết định hợp lý trong tình huống cấp bách nhất.

Ngoài ra, xung đột nội bộ giữa các cá nhân và các bộ phận trong một tổ chức cũng là điều khó tránh khỏi. Đứng ở vị trí một chuyên viên Procurement, bạn cần phải có khả năng nhìn thấy và giải quyết những xung đột nội bộ sẽ xả ra, để tránh gây ảnh hưởng tiêu cực đến chiến lược thu mua.

Kỹ năng đàm phán

Đàm phán, thương lượng là kỹ năng hàng đầu mà một chuyên gia thu mua cần phải có. Kết quả của một cuộc đàm phán thành công có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Việc này phụ thuộc rất lớn vào kỹ năng cũng như sức ảnh hưởng của một nhân viên mua hàng.

Dưới góc độ người mua và người bán luôn mong muốn đàm phán có lợi cho doanh nghiệp của mình. Vì vậy để đàm phán thành công, người mua và người bán cần thỏa thuận sao cho cả hai bên đều có lợi. Về phía người mua sẽ có được mức giá hợp lý với nguồn sản phẩm chất lượng.

Tuy nhiên, trong thực tế đôi lúc chuyên viên mua hàng chiến lược vẫn phải có sự nhượng bộ nhất định trong đàm phán để có thể đạt được những kết quả dài hạn cho doanh nghiệp.

Mong rằng bài viết này của Kiến thức xuất nhập khẩu đã giúp bạn hiểu hơn về Vị trí nhân viên mua hàng quốc tế. Nếu bạn còn thắc mắc về nghiệp vụ xuất nhập khẩu và cần tư vấn về học xuất nhập khẩu ở đâu tốt, hãy để lại bình luận bên dưới, chúng tôi rất sẵn lòng giải đáp.

Bài viết xem nhiều:

• CO Form D Là Gì? Những Thông Tin Cần Biết Về C/O Form D
• Điều Kiện DDP Incoterms 2020 Là Gì?
• Proforma Invoice Là Gì?