Sale Xuất Khẩu Là Làm Gì? Nhiệm Vụ, Kỹ Năng, Kiến Thức Cần Có

Sale xuất khẩu là làm gì? Tìm hiểu nhiệm vụ, kỹ năng và kiến thức “sống còn” cần có để làm tốt công việc sale xuất khẩu, phù hợp cho người mới và người trái ngành.

1. Sale Xuất Khẩu Là Gì?

Sale Xuất khẩu (Export Sales Executive) là vị trí công việc chịu trách nhiệm tìm kiếm thị trường và khách hàng quốc tế (B2B), thực hiện các giao dịch đàm phán, ký kết hợp đồng ngoại thương và theo dõi toàn bộ tiến trình đơn hàng để xuất khẩu hàng hóa từ trong nước ra nước ngoài.

– Khác với Sale nội địa bán hàng cho người tiêu dùng cuối cùng hoặc đại lý trong nước, Sale Xuất khẩu làm việc với các Nhà nhập khẩu (Importers/Buyers), các chuỗi cung ứng toàn cầu, và phải tuân thủ các luật lệ thương mại quốc tế nghiêm ngặt.

– Nhiệm vụ của nhân viên Sale Xuất khẩu là mang ngoại tệ về cho doanh nghiệp và đưa sản phẩm Việt Nam vươn ra thế giới.

2. Sale Xuất Khẩu là làm gì? Quy trình 5 bước thực chiến

Đây là những gì mà nhân viên bán hàng quốc tế sẽ cần thực hiện:

2.1 Tìm kiếm khách hàng quốc tế

Đây là giai đoạn gian nan nhất, đặc biệt với người mới (Newbie). Không có khách hàng, mọi kỹ năng khác đều vô nghĩa.

• Nghiên cứu thị trường mục tiêu:

– Bạn không thể bán áo len dày sang Châu Phi hay bán thịt lợn sang các nước Hồi giáo. Sale xuất khẩu phải phân tích dữ liệu để biết thị trường nào đang cần sản phẩm của mình.

– Ví dụ: Gạo ST25 thì đánh vào thị trường Mỹ, EU; Gạo tấm thì nhắm Philippines, Châu Phi.

• Tìm kiếm khách hàng quốc tế thực chiến trên sàn B2B:

Quản lý gian hàng trên Alibaba, Amazon, Global Sources. Công việc không chỉ là đăng ảnh, mà là tối ưu từ khóa để khi khách gõ "Cashew nuts Vietnam", công ty bạn hiện lên đầu tiên. Sau đó là trả lời RFQ (Request for Quotation) - thư hỏi hàng của khách.

• Tham gia Hội chợ Quốc tế (Trade Fairs):

Đây là "sân chơi" của những Sale chuyên nghiệp. Bạn phải xách vali đi Đức (Anuga), Pháp (SIAL), hay Trung Quốc (Canton Fair). Tại đây, bạn phải có kỹ năng chào hàng trực tiếp, giao tiếp, đàm phán, chốt hẹn và thu thập danh thiếp của các "Big Buyer".

>> Xem thêm: Quy Trình Tìm Kiếm Khách Hàng Quốc Tế Hiệu Quả

2.2 Báo giá đàm phán (Quotation & Negotiation)

Khi khách hàng quan tâm, họ sẽ hỏi giá. Bạn phải đưa ra một báo giá đầy đủ, đảm bảo tính cạnh tranh, hợp lý, tối ưu, đầy đủ thông tin nhất cho khách hàng.

– Tính toán giá thành (Costing): Bạn phải cộng đủ: Giá vốn sản xuất + Bao bì + Tem nhãn + Phí vận chuyển nội địa + Phí tại cảng (Local charges) + Lãi dự kiến.

– Chiến thuật báo giá: Bạn sẽ báo giá FOB (Giao lên tàu là hết trách nhiệm) hay CIF (Giao đến cảng khách)? Mỗi lựa chọn đều ảnh hưởng đến biên lợi nhuận và rủi ro.

– Gửi mẫu (Sampling): Khách quốc tế hiếm khi chốt đơn mà không xem mẫu. Sale phải chọn mẫu đẹp nhất, gửi qua DHL/FedEx và hồi hộp chờ đợi phản hồi.

2.3 Chốt hợp đồng và theo dõi sản xuất

Khi khách nói "OK", đừng vội mừng. Hãy soạn thảo Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) và Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice - PI) thật chặt chẽ.

– Về phương thức thanh toán quốc tế: Khách muốn trả sau (D/P, T/T sau khi nhận hàng), bạn muốn trả trước (Deposit 30%). Sale export phải đàm phán để cân bằng giữa việc không mất khách và an toàn tài chính cho công ty.

– Follow sản xuất: Bạn là cầu nối giữa Khách và Nhà máy. Nếu Nhà máy báo "thiếu nguyên liệu, chậm 5 ngày", bạn là người phải "đứng mũi chịu sào", khéo léo xin khách gia hạn (Extension) mà không bị phạt hợp đồng.

2.4 Phối hợp Logistics và làm chứng từ

Hàng sản xuất xong chưa phải là hết việc. Hàng phải lên được tàu.

– Thực hiện Booking tàu: Làm việc với các công ty Forwarder để đặt chỗ trên tàu. Mùa cao điểm, thiếu container rỗng là chuyện thường xuyên xảy ra, Sale xuất khẩu phải tìm kiếm khắp nơi để hàng đi đúng lịch.

– Bộ chứng từ hoàn hảo: Cần phải chính xác, đầy đủ giữa các chứng từ là điều kiện cần để được thanh toán. Nhân viên bán hàng quốc tế phải kiểm tra từng dấu chấm, dấu phẩy trên các chứng từ như:

• Bill of Lading (Vận đơn): Chứng từ sở hữu hàng hóa.

• Invoice và Packing List : Chi tiết hàng hóa.

• C/O (Certificate of Origin): Để khách được giảm thuế nhập khẩu.

• Health/Phytosanitary Certificate: Chứng thư vệ sinh/kiểm dịch (đặc biệt quan trọng với nông sản).

2.5 Chăm sóc sau bán hàng và xử lý sự cố

Không đơn hàng nào hoàn hảo 100% từ đầu tới cuối, sẽ luôn có những sự cố tiềm ẩn có thể xảy ra.

– Xử lý khiếu nại: Khách báo: "Hàng sang đến nơi bị mốc 30%", "Gỗ bị nứt do độ ẩm cao", "Màu sắc không giống mẫu".

– Lúc này, Sale xuất khẩu phải bình tĩnh yêu cầu khách gửi ảnh/video bằng chứng, đàm phán mức đền bù sao cho thiệt hại thấp nhất mà vẫn giữ được khách cho đơn sau. 

>> Tham khảo: Câu Hỏi Phỏng Vấn Sale Xuất Khẩu Thường Gặp [Kèm Gợi Ý Trả Lời]

3. 5 Mảng kiến thức chuyên môn Sale xuất khẩu nhất định cần nắm

Để làm được những việc trên, nhân viên bán hàng quốc tế cần nắm chắc những nghiệp vụ XNK sau:

- Incoterms 2020 (Điều kiện thương mại quốc tế)

Bạn phải hiểu sự khác biệt giữa EXW, FOB, CIF, DDP.

Ví dụ: Bán DDP (Giao đã nộp thuế tận kho khách) lợi nhuận rất cao nhưng rủi ro cực lớn nếu bạn không nắm rõ luật nhập khẩu nước sở tại. Bán FOB thì an toàn nhưng lợi nhuận mỏng.

- Thanh toán quốc tế (International Payment)

Đây là kiến thức liên quan trực tiếp đến tiền túi của doanh nghiệp.

• T/T (Telegraphic Transfer): Chuyển tiền điện. Nhanh nhưng rủi ro nếu khách không uy tín.

• L/C (Letter of Credit): Thư tín dụng. An toàn nhất nhưng thủ tục phức tạp. Sale phải biết cách "soi" L/C để tránh bị ngân hàng bắt lỗi (Discrepancy) từ chối thanh toán.

- Tiếng Anh thương mại (Business English)

+ IELTS 7.0 chưa chắc đã làm tốt Sale xuất khẩu nếu bạn không biết Tiếng Anh chuyên ngành.

+ Bạn không hỏi "How are you?" (Bạn khỏe không?) theo kiểu sách giáo khoa.

+ Bạn phải biết viết email đòi tiền (Payment reminder), email xin lỗi khi giao hàng chậm (Delay apology), và ngôn ngữ hợp đồng (Force Majeure - Bất khả kháng, Arbitration - Trọng tài).

- Kiến thức sản phẩm (Product Knowledge)

+ Bạn bán gạo, bạn phải hiểu về độ tấm, độ ẩm, vụ mùa.

+ Bạn bán nội thất, bạn phải hiểu về gỗ FSC, tiêu chuẩn chống cháy. Sale xuất khẩu thực chất là một chuyên gia tư vấn kỹ thuật cho khách hàng.

- Quy trình xuất khẩu và Logistics

Hiểu về HS Code để tra thuế, hiểu về quy trình đóng container, hun trùng (Fumigation) để tư vấn cho khách phương án tối ưu chi phí vận chuyển nhất.

4. Kỹ năng mềm và góc khuất của nghề Sale xuất khẩu

Ngoài kiến thức nghiệp vụ, thái độ và kỹ năng mềm quyết định bạn đi xa đến đâu. Thì những kỹ năng mềm là rất cần thiết.

- Sự kiên trì (Resilience) - "Thung lũng chết" 6 tháng đầu

“Làm Sale xuất khẩu giai đoạn đầu rất dễ nản”

+ Khách B2B không mua hàng theo cảm xúc. Họ cần thời gian thẩm định nhà máy, test mẫu.

+ Có thể 3-6 tháng đầu, thậm chí 1 năm, bạn không chốt được đơn nào. Lương cứng thì thấp. Đây là giai đoạn thanh lọc nhân sự khắc nghiệt nhất. Bạn cần "tinh thần thép" để vượt qua.

+ Nhưng khi đã có đơn hàng, khách hàng đầu tiên, có mối duy trì với khách hàng cũ, mở rộng tệp khách hàng mới thì thu nhập rất hấp dẫn, xứng đáng với những người kiên trì theo nghề.

- Tư duy đa văn hóa (Cross-Cultural Mindset)

Mỗi thị trường một tính cách:

• Khách Mỹ: Nhanh, gọn, thực dụng, chú trọng hợp đồng.

• Khách Nhật: Cực kỳ tỉ mỉ, soi mói từng lỗi nhỏ, quy trình duyệt lâu nhưng cực kỳ trung thành.

• Khách Trung Đông/Ấn Độ: Thích mặc cả giá gay gắt, đôi khi "lật kèo" phút chót.

Hiểu rõ văn hóa khách hàng giúp bạn chọn cách tiếp cận phù hợp, dễ đi đến thành công.

- Kỹ năng giải quyết vấn đề

+ Khi tàu bị delay khiến khách lỡ dịp bán hàng Noel, hay khi hàng bị Hải quan giữ lại kiểm hóa...

+ Sale xuất khẩu không được hoảng loạn. Bạn phải là người đưa ra giải pháp: Đổi tàu nào? Đi Air (máy bay) bù hàng? Hay giảm giá (Discount) để xoa dịu khách?

>> Tham khảo: Khóa học sale xuất khẩu thực chiến

5. Lộ trình thăng tiến và thu nhập sale xuất khẩu có hấp dẫn không?

Câu trả lời là: RẤT HẤP DẪN, nhưng không dành cho người thích "việc nhẹ lương cao" ngay lập tức.

Cơ cấu thu nhập:

Thu nhập Sale Xuất khẩu = Lương cứng (Base Salary) + Hoa hồng (Commission).

+ Lương cứng: Thường ở mức trung bình khá (8 - 15 triệu VND cho Junior/Senior).

+ Hoa hồng: Đây là mỏ vàng. Một hợp đồng xuất khẩu thường có trị giá từ vài chục nghìn đến vài trăm nghìn USD. Hoa hồng có thể từ 0.5% - 2% trên doanh số.

+ Ví dụ: Bạn bán được 10 containers gạo trị giá 200.000 USD. Hoa hồng 1% = 2.000 USD (khoảng 50 triệu VND) chỉ cho một đơn hàng.

- Lộ trình thăng tiến (Career Path)

• Sales Admin/Assistant (0-1 năm): Hỗ trợ làm chứng từ, soạn thảo hợp đồng, học việc.

• Sales Executive (1-3 năm): Trực tiếp tìm khách, chịu áp lực doanh số (KPI).

• Sales Team Leader (3-5 năm): Quản lý nhóm, training nhân viên mới, xử lý các thị trường khó.

• Export Manager (5 năm+): Hoạch định chiến lược, quản lý hệ thống đại lý toàn cầu, tham gia ban giám đốc.

6. Bạn Có Phù Hợp Với Nghề Sale Xuất Khẩu Này Không?

– Sale Xuất khẩu không chỉ là một nghề kiếm tiền, đó là nghề mở mang tầm mắt. Bạn được làm việc với thế giới, hiểu biết về thương mại toàn cầu và rèn luyện bản lĩnh kinh doanh sắc bén.

– Nếu bạn có vốn ngoại ngữ tốt, yêu thích sự thử thách, không ngại áp lực thời gian (do lệch múi giờ) và đủ kiên nhẫn để nuôi dưỡng những mối quan hệ dài hạn, đây chính là "miền đất hứa" dành cho bạn.

– Đừng ngần ngại bắt đầu từ vị trí thực tập sinh tại các công ty sản xuất để "ngửi mùi hàng hóa", học cách đóng container. Kiến thức thực tế đó sẽ là vũ khí sắc bén nhất của bạn sau này.

7. Câu hỏi thường gặp (FAQ) về vị trí sale xuất khẩu

(Phần này hỗ trợ hiển thị FAQ Schema trên Google)

1. Học trái ngành có làm Sale Xuất khẩu được không?

Hoàn toàn được. Rất nhiều "Best Seller" trong ngành xuất thân từ khối Ngoại ngữ hoặc Kỹ thuật. Tuy nhiên, bạn cần tham gia các khóa học ngắn hạn về nghiệp vụ Xuất nhập khẩu (Incoterms, Chứng từ, Thanh toán) để lấp lỗ hổng kiến thức.

2. Sale Xuất khẩu có phải đi công tác nước ngoài thường xuyên không?

Tùy quy mô công ty. Các công ty lớn thường cử nhân viên đi Hội chợ quốc tế (Trade Fairs) 1-2 lần/năm. Đây là cơ hội tuyệt vời để du lịch kết hợp làm việc và mở rộng Network.

3. Sự khác biệt lớn nhất giữa Sale Xuất khẩu và Sale Logistics là gì?

• Sale Xuất khẩu: Bán "Hàng hóa hữu hình" (Gạo, Cà phê, Gỗ...) cho khách nước ngoài.

• Sale Logistics: Bán "Dịch vụ vận chuyển" (Cước tàu, thủ tục hải quan) cho các công ty Xuất nhập khẩu trong nước.

Bài viết được chia sẻ bởi chuyên gia Xuất nhập khẩu với hơn 10 năm kinh nghiệm "chinh chiến" tại các thị trường Mỹ, EU và Á Đông.

Hy vọng bài viết trên của kiến thức xuất nhập khẩu đã giúp bạn hiểu rõ hơn về vị trí sale xuất khẩu và có lựa chọn công việc phù hợp với mình.