VNACCS Là Gì? Hướng Dẫn Cách Lấy 4 Thông Số Quan Trọng Trên Hệ Thống VNACCS

Hệ thống VNACCS là gì? Kiến thức xuất nhập khẩu sẽ hướng dẫn cách lấy 4 thông số quan trọng trên VNACCS giúp khai báo hải quan nhanh, đúng và tránh lỗi.

• VNACCS là hệ thống thông quan tự động do Tổng cục Hải quan Việt Nam triển khai, được sử dụng thống nhất trong khai báo và xử lý thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất nhập khẩu. Việc hiểu đúng cách vận hành của VNACCS và nắm rõ các thông số kỹ thuật trên hệ thống là yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp, nhân viên xuất nhập khẩu và người trực tiếp khai báo hải quan.

• 8 Trong thực tế, nhiều lỗi khai báo, treo tờ khai hoặc bị từ chối thông quan không xuất phát từ nghiệp vụ phức tạp, mà đến từ việc không lấy đúng hoặc nhập sai các thông số quan trọng trên hệ thống VNACCS. Đặc biệt, có 4 thông số kỹ thuật đóng vai trò then chốt, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình truyền tờ khai, xử lý luồng và thông quan hàng hóa.

1. Hệ thống VNACCS là gì?

VNACCS (Vietnam Automated Cargo and Port Consolidated System) là hệ thống thông quan hàng hóa tự động của Việt Nam, được triển khai chính thức từ tháng 04/2014 dựa trên nền tảng hệ thống NACCS của Nhật Bản.

- Tuy nhiên, VNACCS không đứng độc lập mà luôn đi kèm với VCIS (Vietnam Customs Intelligence System). Đây là hai thành phần bổ trợ cho nhau:

- VNACCS: Tập trung vào các nghiệp vụ tác nghiệp như tiếp nhận tờ khai, phân luồng, giải phóng hàng và cho phép thông quan.

- VCIS: Là hệ thống cơ sở dữ liệu thông minh, thực hiện nhiệm vụ thu thập, phân tích thông tin rủi ro và tình báo hải quan để phục vụ công tác giám sát.

- Hệ thống này bao phủ toàn bộ vòng đời của một lô hàng, từ khâu chuẩn bị trước thông quan, thực hiện trong thông quan đến kiểm tra sau thông quan (hậu kiểm).

♦ Sự khác biệt cốt lõi so với hệ thống cũ

→ So với hệ thống khai báo điện tử V4 trước đây, VNACCS mang đến sự đột phá về tốc độ và phạm vi quản lý. Hệ thống cho phép xử lý luồng xanh trong thời gian dưới 3 giây, đồng thời mở rộng các thủ tục cho hàng trị giá thấp, hàng miễn thuế và hàng tạm nhập - tái xuất một cách tự động hóa hoàn toàn.

>> Xem thêm: Khóa học xuất nhập khẩu thực tế

2. 4 thông số quan trọng nhất trong hệ thống VNACCS

Để một phần mềm khai báo (như ECUS5-VNACCS) có thể "nói chuyện" được với máy chủ của Tổng cục Hải quan, doanh nghiệp cần một bộ định danh gồm 4 thông số kỹ thuật. 4 thông số này được cấp dựa trên việc ánh xạ thông tin từ Chữ ký số (CKS) của doanh nghiệp lên hệ thống hải quan .

→ Một doanh nghiệp có thể đăng ký nhiều User ID tương ứng với nhiều Chữ ký số khác nhau để phục vụ các nhân viên khai báo khác nhau, nhưng tất cả đều được quản lý bởi một Tài khoản quản trị duy nhất.

3. Quy trình 3 bước lấy 4 thông số VNACCS chuẩn xác

• Bước 1: Đăng ký và Thiết lập Tài khoản quản trị

√ Doanh nghiệp truy cập cổng đăng ký, nhập Mã số thuế (MST) và thiết lập mật khẩu quản trị ban đầu.

√ Cắm USB Token, nhấn "Đọc CKS" để hệ thống lấy thông tin chứng thư số .

√ Sau khi đăng ký thành công tài khoản quản trị, bạn mới có quyền thực hiện các bước đăng ký User ID khai báo .

• Bước 2: Đăng ký thông tin người khai hải quan (User ID)

√ Đăng nhập bằng tài khoản quản trị vừa tạo, vào menu I. Đăng ký -> 1. Đăng ký mới/sửa thông tin người sử dụng .

√ Nhập thông tin định danh (Họ tên, CMND, Email) của người khai báo .

√ Chọn "Lựa chọn chữ ký số" để gắn User ID này với USB Token đang cắm .

√ Nhấn Ghi, sau đó vào menu IV. Tra cứu -> 1. Tra cứu thông tin đăng ký để nhấn nút Gửi bản khai tới Tổng cục Hải quan .

• Bước 3: Trích xuất 4 thông số và Cấp mới mật khẩu

– Sau khi gửi bản khai từ 3-5 phút, hệ thống sẽ tự động phê duyệt.

– Lấy User ID, Terminal ID, Access Key: Vào menu IV. Tra cứu -> 2. Tra cứu kết quả đăng ký được Hải quan phê duyệt (OE4002). Tại tab "Thông tin người khai hải quan" lấy User ID; tại tab "Máy tính" lấy Terminal ID và Terminal Access Key .

– Cấp mật khẩu khai báo: Đây là thông số thứ 4. Vào menu I. Đăng ký -> 3. Cấp mới pass cho người sử dụng (User ID) (OE1006). Nhập User ID và thiết lập mật khẩu (thường là 8 ký tự).

>> Xem thêm:  Khai Báo Hải Quan Hợp Đồng Gia Công Trên Ecus5 Vnaccs

4. Cơ chế đồng bộ 24 giờ và các lưu ý về thời gian

– Một quy tắc sắt đá trong ngành hải quan mà mọi nhân viên XNK cần nhớ: Mọi thay đổi về tài khoản VNACCS chỉ có hiệu lực sau 24:00 của ngày đăng ký .

– Nếu bạn lấy thông số vào sáng thứ Hai, bạn phải đợi đến sáng thứ Ba mới có thể truyền tờ khai đầu tiên.

– Việc cố gắng khai báo trước thời hạn này sẽ dẫn đến lỗi "Sai mật khẩu" hoặc "Tài khoản không tồn tại" do dữ liệu chưa được đồng bộ từ trung tâm về các chi cục.

>> Tham khảo: Khóa học khai báo hải quan chuyên sâu

5. Hướng dẫn cập nhật Chữ ký số khi gia hạn hoặc thay đổi

Khi doanh nghiệp gia hạn CKS (thay đổi số Serial) hoặc đổi nhà cung cấp CKS, bộ 4 thông số cũ sẽ bị vô hiệu hóa.

– Quy trình cập nhật:

• Đăng nhập tài khoản quản trị bằng CKS cũ hoặc mật khẩu.

• Thực hiện nghiệp vụ Sửa thông tin chung và người sử dụng (OE2102).

• Tại tab thông tin người khai, chọn đúng dòng User ID cần cập nhật, nhấn "Đọc CKS" để lấy Serial mới và nhấn "Ghi" .

• Thực hiện ký và gửi bản khai sửa đổi như quy trình đăng ký mới .

• Chờ 24 giờ để hệ thống cập nhật Serial mới vào User ID.

6. Xử lý các lỗi phổ biến trên phần mềm VNACCS

– Theo lộ trình hiện đại hóa, từ ngày 01/07/2025, hệ thống VNACCS/VCIS sẽ triển khai tự động phân công công chức kiểm tra hồ sơ (luồng vàng). Hệ thống sẽ tự động chỉ định công chức xử lý tờ khai dựa trên danh sách đăng ký 24/7, giúp tăng tính minh bạch và giảm thiểu sự can thiệp thủ công. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ điện tử cực kỳ chính xác, vì mọi sai sót nhỏ đều có thể khiến tờ khai bị luân chuyển lâu hơn trong hệ thống tự động.

Hệ thống VNACCS giữ vai trò trung tâm trong toàn bộ quy trình khai báo và thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu tại Việt Nam. Việc hiểu đúng VNACCS là gì và nắm chắc cách lấy 4 thông số quan trọng trên hệ thống không chỉ giúp người khai báo truyền tờ khai thành công, mà còn hạn chế tối đa các lỗi kỹ thuật thường gặp như treo tờ khai, sai luồng hoặc bị từ chối thông quan.