Xuất Khẩu Vào Nhật: Tiêu Chuẩn, Chứng Từ Và Yêu Cầu Đặc Thù

Hướng dẫn xuất khẩu vào Nhật Bản: tiêu chuẩn kỹ thuật, chứng từ bắt buộc, quy định an toàn và các yêu cầu đặc thù doanh nghiệp cần nắm để thông quan thuận lợi. Cùng tìm hiểu chi tiết các vấn đề về xuất khẩu vào Nhật qua bài viết sau đây của Kiến thức xuất nhập khẩu .

♦ Nhật Bản luôn nằm trong Top 3 đối tác thương mại lớn nhất của Việt Nam. Với sự tham gia của hàng loạt các Hiệp định thương mại tự do (FTA) như VJEPA, AJCEP, CPTPP và RCEP, cánh cửa thuế quan rất rộng mở. Tuy nhiên, nghịch lý nằm ở chỗ: Thuế giảm về 0% nhưng hàng rào kỹ thuật lại dựng lên ngày càng cao.

♦ Là một thị trường nổi tiếng với văn hóa "Omotenashi" (tận tâm) và sự cầu toàn, Nhật Bản không chấp nhận sự sai sót dù là nhỏ nhất về bao bì hay dư lượng hóa chất. Bài viết này sẽ là "bản đồ chỉ đường" chi tiết nhất về quy trình, bộ chứng từ và những lưu ý sống còn để hàng hóa Việt Nam thông quan thành công tại cảng Nhật.

1. Tổng Quan Thị Trường Nhật Bản Và Rào Cản Phi Thuế Quan

Khác với thị trường Mỹ hay EU, thị trường Nhật Bản có đặc thù là hệ thống phân phối qua nhiều tầng nấc trung gian và yêu cầu cực kỳ khắt khe về vệ sinh an toàn thực phẩm. Trước khi nghĩ đến việc bán hàng, doanh nghiệp cần hiểu rõ "luật chơi" về tiêu chuẩn kỹ thuật.

• Chế độ "Positive List System" (Danh sách tích cực)

√ Đây là "cơn ác mộng" với nhiều doanh nghiệp nông sản Việt Nam. Theo Luật Vệ sinh An toàn Thực phẩm Nhật Bản:

√ Nguyên tắc: Cấm về nguyên tắc tất cả các loại hóa chất nông nghiệp có dư lượng vượt quá 0.01 ppm (phần triệu), trừ khi hóa chất đó nằm trong danh sách được cho phép và có quy định mức dư lượng tối đa (MRLs) cụ thể.

√ Thực tế: Nếu bạn xuất khẩu rau củ, trái cây, bạn phải kiểm soát dư lượng thuốc bảo vệ thực vật ngay từ khâu trồng trọt. Chỉ cần một mẫu bị test dương tính vượt ngưỡng tại cảng Nhật, lô hàng sẽ bị tiêu hủy hoặc trả về, và tệ hơn là doanh nghiệp của bạn (thậm chí cả ngành hàng của Việt Nam) sẽ bị đưa vào chế độ kiểm tra 100% (Inspection Order) cho các lô sau.

• Tiêu chuẩn JAS (Japan Agricultural Standards)

√ JAS là hệ thống tiêu chuẩn nông nghiệp Nhật Bản do Bộ Nông nghiệp, Lâm nghiệp và Thủy sản (MAFF) quản lý.

√ Dù JAS là tự nguyện với nhiều mặt hàng, nhưng thực tế nó là "tấm vé thông hành" để vào được các siêu thị lớn như AEON hay Ito Yokado.

√ JAS Hữu cơ (Organic JAS): Nếu muốn gắn mác "Organic" tại Nhật, bắt buộc phải có chứng nhận này. Việc tự ý dán nhãn Organic mà không có chứng nhận JAS là vi phạm pháp luật Nhật Bản.

• Tiêu chuẩn JIS (Japan Industrial Standards)

√ Đối với hàng công nghiệp (sắt thép, vật liệu xây dựng, máy móc), JIS là thước đo chất lượng. Hàng hóa đạt chuẩn JIS thường có giá trị cao hơn 20-30% so với hàng thông thường và dễ dàng được các nhà thầu Nhật chấp nhận.

•  Luật trách nhiệm sản phẩm (PL Law) và Ghi nhãn

√ Nhật Bản yêu cầu nhãn mác (Label) phải cực kỳ chi tiết và bắt buộc bằng tiếng Nhật.

√ Thông tin bắt buộc: Tên sản phẩm, Thành phần, Trọng lượng/Dung tích, Ngày sản xuất/Hạn sử dụng, Phương pháp bảo quản, Nước xuất xứ (Made in Vietnam), Thông tin nhà nhập khẩu (tên, địa chỉ, số điện thoại).

√ Lưu ý chuyên môn: Sai lỗi chính tả tiếng Nhật hoặc ghi sai thành phần (ví dụ: không ghi chất gây dị ứng) có thể khiến toàn bộ lô hàng bị thu hồi (Recall).

>> Xem thêm: Khóa học xuất nhập khẩu

2. Bộ Chứng Từ Xuất Khẩu Sang Nhật

Trong ngành xuất nhập khẩu, bộ chứng từ không chỉ cần đầy đủ mà còn cần đồng bộ, chính xác tuyệt đối. Bao gồm các chứng từ xuất nhập khẩu chính sau:

2.1. Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)

– Điều kiện Incoterms : Các doanh nghiệp Nhật thường thích mua giá CIF/CIP (giao hàng tại cảng Nhật) để bên bán chịu trách nhiệm vận chuyển, hoặc FOB (nếu họ có chỉ định Forwarder riêng). Tuy nhiên, với các đơn hàng mẫu, điều kiện DDP (giao hàng đã nộp thuế tận kho) rất phổ biến.

– Điều khoản trọng tài: Nên quy định rõ cơ quan trọng tài (ví dụ VIAC hoặc trọng tài thương mại Nhật Bản) để giải quyết tranh chấp.

2.2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) Và Phiếu đóng gói (Packing List)

– Cần đồng nhất thông tin: Số Invoice , ngày Invoice, tên hàng, đơn giá phải khớp 100% với C/O và Bill of Lading.

– Quy cách đóng gói: Trên Packing List phải thể hiện rõ: Net Weight (Trọng lượng tịnh), Gross Weight (Trọng lượng cả bì), Kích thước kiện (Dimension), Số lượng Pallet.

– Nếu Gross Weight thực tế lệch quá nhiều so với khai báo, hàng sẽ bị dừng để kiểm hóa.

2.3. Vận đơn (Bill of Lading - B/L)

Thường sử dụng Surrendered B/L (Vận đơn điện giao hàng) hoặc Seaway Bill để hàng được giải phóng nhanh, do thời gian vận chuyển từ Việt Nam sang Nhật khá ngắn (7-10 ngày từ cảng chính).

3. Chiến Lược Sử Dụng C/O (Certificate of Origin): Tối Ưu Thuế Nhập Khẩu

Việt Nam và Nhật Bản là thành viên của nhiều FTA. Việc lựa chọn mẫu C/O nào để hưởng thuế suất 0% là một nghiệp vụ cần cân nhắc kỹ lưỡng.

- Nên dùng Form VJ, AJ, CPTPP hay RCEP?

Dưới đây là bảng so sánh nhanh giúp bạn ra quyết định

- Vấn đề "Mã HS lệch đầu"

+ Việt Nam dùng HS Code 8 số.

+ Nhật Bản dùng HS Code 9 số (thậm chí 10 số).

+ Do đó khi làm C/O Form VJ, trên ô số 7 (Description of Goods), ngoài mã HS 6 số quốc tế, nên ghi chú thêm mã HS phía Nhật Bản yêu cầu (dựa trên thỏa thuận với người mua) để Hải quan Nhật dễ đối chiếu. Tuyệt đối không tự ý áp mã HS của Nhật vào C/O do Việt Nam cấp nếu không có sự tương thích.

>> Xem thêm: Khóa học tra cứu mã HS chuyên sâu

4. Quy Định AFR (Advance Filing Rules) - Luật 24h

Đây là quy định bắt buộc (tương tự AMS của Mỹ) mà bất kỳ nhân viên xuất nhập khẩu nào làm tuyến Nhật cũng phải nắm rõ:

- AFR là gì?

AFR là quy tắc khai báo trước thông tin hàng hóa cho Hải quan Nhật Bản. Quy định này áp dụng cho tất cả hàng hóa vận chuyển bằng đường biển nhập khẩu vào Nhật Bản.

- Thời gian khai báo

+ Deadline: Chậm nhất là 24 giờ trước khi tàu rời cảng xếp hàng (Port of Loading) tại Việt Nam.

+ Người khai: Hãng tàu (Master B/L) và Forwarder (House B/L).

- Rủi ro nếu không tuân thủ

• Nếu quên khai AFR hoặc khai sai mà không sửa kịp:

• Hàng không được xếp lên tàu (Do not load).

• Nếu hàng đã đến Nhật: Bị giữ lại, không được thông quan.

• Phạt tiền: Mức phạt có thể lên tới 500.000 Yên (khoảng 100 triệu VNĐ) hoặc phạt tù lên đến 1 năm (theo lý thuyết pháp luật Nhật).

5. Quy Cách Đóng Gói Và Pallet Cho Hàng Hóa vào Nhật Bản

- Pallet & yêu cầu ISPM 15

Pallet gỗ và vật liệu chèn lót phải được hun trùng và đóng dấu ISPM 15 rõ ràng. Dấu mờ hoặc thiếu dấu có thể khiến Hải quan Nhật yêu cầu tái xuất hoặc tiêu hủy lô hàng.

Ưu tiên pallet nhựa, giấy; nếu dùng gỗ, chọn plywood hoặc hun trùng đúng chuẩn.

- Bao bì: Thùng carton phải sạch, chắc chắn, không móp méo; băng keo dán thẳng; shipping mark rõ ràng.

Người Nhật đánh giá sự chuyên nghiệp từ bao bì, nên đóng gói cẩu thả dễ bị khiếu nại dù hàng bên trong không hỏng.

>> Xem thêm: Khóa học sale xuất khẩu thực chiến

6. Quy Trình 5 Bước Xuất Khẩu Sang Nhật Bản

Dưới đây là lộ trình xuất khẩu sang Nhật tối ưu để giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp:

• Bước 1: Nghiên cứu thị trường và check mã HS

+ Xác định HS Code chính xác cho cả đầu Việt Nam và Nhật Bản.

+ Kiểm tra thuế suất nhập khẩu tại Nhật (Tra cứu trên biểu thuế Hải quan Nhật Bản).

+ Kiểm tra các quy định cấm/hạn chế (đặc biệt là danh sách Positive List với nông sản).

• Bước 2: Gửi mẫu (Sample) và Kiểm nghiệm (Testing)

+ Gửi mẫu sang Nhật để khách hàng kiểm tra.

+ Nên test mẫu tại các phòng Lab uy tín (như SGS, Eurofins, Quatest 3) theo tiêu chuẩn JIS hoặc JAS trước khi sản xuất đại trà.

• Bước 3: Ký hợp đồng và Sản xuất

+ Thỏa thuận chặt chẽ về Payment (T/T hay L/C).

+ Sản xuất và kiểm soát chất lượng (QC) nghiêm ngặt.

• Bước 4: Booking & Khai báo (Logistics)

+ Thuê tàu (Booking).

+ Khai báo AFR trước 24h tàu chạy.

+ Đóng hàng vào container (Lưu ý chụp ảnh lại toàn bộ quá trình đóng hàng để làm bằng chứng bảo hiểm).

• Bước 5: Thông quan và gửi chứng từ

+ Khai hải quan xuất khẩu tại Việt Nam.

+ Xin C/O (Form VJ/AJ/CPTPP) ngay sau khi tàu chạy.

+ Gửi trọn bộ chứng từ gốc (hoặc file scan nếu dùng Surrendered B/L) cho khách hàng.

Xuất khẩu vào Nhật Bản không chỉ đòi hỏi chất lượng sản phẩm cao mà còn yêu cầu doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, quy định an toàn và bộ chứng từ nghiêm ngặt. Khi nắm rõ yêu cầu thị trường, chuẩn hóa quy trình đóng gói, kiểm soát chất lượng và chuẩn bị chứng từ chính xác, doanh nghiệp sẽ giảm đáng kể rủi ro bị từ chối hàng, chậm thông quan hoặc phát sinh chi phí không cần thiết.

– Nhật Bản là thị trường khó tính nhưng giàu tiềm năng. Doanh nghiệp chuẩn bị bài bản ngay từ đầu sẽ có cơ hội xây dựng mối quan hệ bền vững và mở rộng kim ngạch xuất khẩu lâu dài.

Nếu bạn muốn hiểu sâu hơn về tiêu chuẩn từng mặt hàng, bộ chứng từ và cách làm việc với đối tác Nhật, tham gia các Khóa học Xuất nhập khẩu thực tế để làm đúng và chuẩn chỉnh ngay từ đầu. Chỉ cần đi đúng hướng, thị trường Nhật hoàn toàn có thể trở thành điểm đến chiến lược cho doanh nghiệp Việt.