Sai Lầm Phổ Biến Khi Chọn Điều Kiện Giao Hàng Và Cách Tránh

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc lựa chọn điều kiện giao hàng theo Incoterms có ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, rủi ro và trách nhiệm của cả người bán lẫn người mua. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là các đơn vị mới tham gia thương mại quốc tế – thường mắc những sai lầm cơ bản khi lựa chọn điều kiện giao hàng. Những quyết định thiếu cân nhắc này có thể dẫn đến tranh chấp, phát sinh chi phí hoặc thậm chí thua thiệt lớn trong giao dịch. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết những sai lầm phổ biến khi chọn điều kiện giao hàng, kèm theo giải pháp thực tế để tránh.

Nếu bạn cần nắm rõ về nội dung từng điều khoản incoterms vui lòng xem tại bài viết: Nội dung chi tiết Incoterms 2020

1. Hiểu chưa đúng về Incoterms và phạm vi áp dụng

1.1 Nhầm lẫn Incoterms là quy định pháp lý

Nhiều doanh nghiệp mới cho rằng Incoterms là một “luật bắt buộc” do chính phủ ban hành. Thực tế, Incoterms do Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) xây dựng, mang tính tùy chọn áp dụng. Nếu hợp đồng không quy định rõ, Incoterms không tự động được áp dụng.
Cách tránh: Luôn ghi rõ phiên bản Incoterms (ví dụ: Incoterms® 2020) trong hợp đồng và thống nhất giữa hai bên.

1.2 Không phân biệt phạm vi điều chỉnh

Sai lầm thường gặp là cho rằng Incoterms quy định toàn bộ nghĩa vụ hợp đồng mua bán. Thực tế, Incoterms chỉ điều chỉnh quyền và nghĩa vụ về giao hàng, chi phí, rủi ro – không bao gồm vấn đề thanh toán, chuyển quyền sở hữu, hay trách nhiệm pháp lý về hàng hóa.

Cách tránh: Kết hợp Incoterms với các điều khoản hợp đồng khác (Payment term, Quality, Dispute resolution…) để có hợp đồng hoàn chỉnh.

2. Lựa chọn điều kiện giao hàng không phù hợp với loại hình vận tải

2.1 Dùng FOB/CIF cho hàng container

Một trong những sai lầm phổ biến là dùng FOB hoặc CIF cho hàng container. Incoterms 2020 khuyến cáo không nên sử dụng FOB, CIF cho hàng container, mà nên dùng FCA hoặc CIP, bởi vì FOB/CIF quy định điểm chuyển giao rủi ro tại lan can tàu – trong khi hàng container thường được giao tại cảng container terminal trước khi lên tàu.

Cách tránh: Với hàng container, ưu tiên dùng FCA (Free Carrier) hoặc CIP (Carriage and Insurance Paid To). FOB/CIF chỉ phù hợp cho hàng rời, hàng bulk, hoặc hàng không đóng trong container.

2.2 Sử dụng EXW (Ex Works) khi chưa hiểu hết trách nhiệm

EXW giúp người bán “nhẹ gánh” vì chỉ cần giao hàng tại xưởng. Vì vậy, trên thực tế tiềm ẩn nhiều rủi ro cho người mua:

• Người mua khó làm thủ tục hải quan xuất khẩu tại nước người bán.

• Vận tải quốc tế bị kéo dài do không kiểm soát được khâu đầu.

Cách tránh: Người bán nên cân nhắc dùng FCA thay vì EXW để hỗ trợ thủ tục xuất khẩu, đồng thời kiểm soát tiến độ vận chuyển tốt hơn.

3. Sai lầm khi đánh giá chi phí và rủi ro

3.1 Chọn DDP mà không tính đến thuế, thủ tục

Nhiều người mua muốn dùng DDP (Delivered Duty Paid) để “an toàn” – vì người bán chịu hết chi phí và rủi ro. Nhưng nếu người bán không am hiểu hệ thống thuế, thủ tục hải quan tại nước nhập khẩu thì dễ phát sinh chi phí khổng lồ hoặc bị phạt do khai sai.

Cách tránh: Khi chọn DDP, cần chắc chắn người bán có năng lực logistics và pháp lý tại nước nhập khẩu. Nếu không, dùng DAP (Delivered at Place) để người mua tự lo thủ tục nhập khẩu.

3.2 Quên tính chi phí bảo hiểm

Ở điều kiện CIF và CIP, người bán có trách nhiệm mua bảo hiểm. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chỉ mua gói bảo hiểm tối thiểu, dẫn đến khi xảy ra tổn thất, khách hàng không được bồi thường đầy đủ.

Cách tránh:

• Với CIF: chỉ yêu cầu bảo hiểm loại tối thiểu (ICC C).

• Với CIP: bắt buộc bảo hiểm mở rộng (ICC A).

• Doanh nghiệp nên đàm phán rõ ràng loại bảo hiểm ngay từ đầu.

4. Sai lầm do phụ thuộc quá nhiều vào đối tác nước ngoài

4.1 Người mua để người bán chọn điều kiện giao hàng bất lợi

Một số doanh nghiệp Việt Nam khi nhập khẩu thường chấp nhận điều kiện CIF mà đối tác đưa ra, nghĩ rằng sẽ “an toàn”. Nhưng như vậy, người bán kiểm soát vận chuyển và bảo hiểm, người mua khó kiểm soát chi phí, thậm chí phải chịu cước vận tải cao hơn thị trường.

Cách tránh: Người nhập khẩu nên chủ động chọn FOB, từ đó kiểm soát vận tải và bảo hiểm qua forwarder trong nước.

4.2 Người bán Việt Nam xuất khẩu nhưng chọn FOB theo yêu cầu khách

Nhiều doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu thường đồng ý FOB, để người mua tự thuê tàu. Hậu quả: mất quyền kiểm soát logistics, khó tiếp cận hãng tàu và không biết rõ hành trình hàng.

Cách tránh: Doanh nghiệp xuất khẩu nên đàm phán điều kiện CIF/CIP để chủ động thuê tàu, nâng cao năng lực logistics và giữ lợi nhuận trong nước.

5. Sai lầm trong ghi nhận điều kiện giao hàng trên hợp đồng

5.1 Không ghi rõ phiên bản Incoterms

Ví dụ, chỉ ghi “FOB Haiphong” mà không ghi “Incoterms® 2020”. Điều này có thể dẫn đến tranh chấp, vì mỗi phiên bản Incoterms lại có quy định khác nhau.

Cách tránh: Luôn ghi rõ phiên bản incoterms áp dụng, ví dụ: “FOB Haiphong Port, Incoterms® 2020”.

5.2 Thiếu chi tiết địa điểm giao hàng

Một lỗi thường thấy là chỉ ghi “CIF Shanghai, Incoterms 2020” mà không chỉ rõ cảng cụ thể. Thực tế tại Shanghai có nhiều cảng, dẫn đến mơ hồ về điểm giao hàng.

Cách tránh: Cần ghi rõ ràng: “CIF Shanghai Port (Yangshan Terminal), Incoterms® 2020”.

6. Sai lầm trong đào tạo nhân sự

Nhiều doanh nghiệp giao việc chọn điều kiện giao hàng cho nhân viên chưa được đào tạo bài bản. Họ thường chọn theo thói quen, hoặc sao chép từ hợp đồng cũ.

Cách tránh: 

• Đào tạo nội bộ về Incoterms cho đội ngũ sales, xuất nhập khẩu.

• Mời chuyên gia tư vấn hoặc tham gia khóa học chuyên sâu để hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu của từng điều kiện.

7. Tình huống thực tế minh họa

Trường hợp 1: Doanh nghiệp nhập khẩu máy móc từ châu Âu theo điều kiện DDP, nhưng người bán không am hiểu luật thuế Việt Nam. Khi hàng về cảng, phát sinh thêm VAT và phí lưu container, cuối cùng người mua phải trả.

Trường hợp 2: Doanh nghiệp xuất khẩu thủy sản theo FOB, khách hàng Trung Quốc thuê tàu giá cao, sau đó khấu trừ vào hợp đồng. Nếu doanh nghiệp Việt Nam chọn CIF, có thể thuê tàu rẻ hơn và giữ lại phần chênh lệch.

8. Giải pháp chọn điều kiện giao hàng hiệu quả

Đánh giá năng lực nội bộ: Nếu công ty có đội logistics mạnh, hãy chọn điều kiện chủ động (CIF/CIP khi xuất khẩu, FOB khi nhập khẩu).

Phân tích chi phí – lợi ích: So sánh chi phí vận tải, bảo hiểm, rủi ro khi chọn các điều kiện khác nhau.

Đàm phán khéo léo: Không chấp nhận điều kiện đối tác đưa ra một cách thụ động.

Ghi rõ ràng trên hợp đồng: Bao gồm phiên bản Incoterms, cảng/cửa khẩu cụ thể, loại bảo hiểm.
Đào tạo liên tục: Cập nhật Incoterms mới, tổ chức workshop chia sẻ kinh nghiệm.

Chọn điều kiện giao hàng đúng không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và rủi ro mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh trong thương mại quốc tế. Những sai lầm phổ biến như nhầm lẫn phạm vi Incoterms, dùng điều kiện không phù hợp loại hình vận tải, phụ thuộc vào đối tác… đều có thể tránh được nếu doanh nghiệp trang bị kiến thức đầy đủ và có chiến lược đàm phán hợp lý.

Nếu bạn đang tìm kiếm khóa học thực chiến về Incoterms và Logistics quốc tế, hãy tham khảo các chương trình đào tạo tại Trung tâm Xuất Nhập Khẩu Lê Ánh – nơi đội ngũ giảng viên là chuyên gia giàu kinh nghiệm trực tiếp chia sẻ, giúp bạn hiểu đúng – áp dụng chuẩn – tránh rủi ro.

Bài viết xem nhiều:

[REVIEW] Khóa Học Xuất Nhập Khẩu Hà Nội TPHCM Tốt Nhất   

Học Ngành Xuất Nhập Khẩu Ra Làm Gì? Cơ Hội Việc Làm, Mức Lương?   

Review Khóa Học Logistics Ở Đâu Tốt Nhất