Khởi Nghiệp Xuất Khẩu Nông Sản: Lộ Trình 7 Bước Để Có Lô Hàng Đầu Tiên

Bạn đang ấp ủ kế hoạch Khởi nghiệp xuất khẩu nông sản, đưa nông sản Việt ra thế giới nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Cùng kiến thức xuất nhập khẩu khám phá ngay lộ trình 7 bước thực chiến để tự xuất khẩu lô hàng đầu tiên qua bài viết sau đây.

1. Nông Sản Việt Nam Đến Thị Trường Quốc Tế

Nông sản Việt Nam có chất lượng tốt, sản lượng dồi dào và đang ngày càng được thị trường thế giới quan tâm. Nhiều người trẻ, chủ vườn, hợp tác xã, hoặc doanh nghiệp nhỏ đã bắt đầu nghĩ đến chuyện xuất khẩu – không chỉ để nâng cao giá trị sản phẩm mà còn để mở rộng con đường kinh doanh bền vững hơn.

Tuy nhiên, từ ý tưởng đến lô hàng đầu tiên là một chặng đường không đơn giản. Những ai mới bắt đầu thường vấp phải hàng loạt câu hỏi và trở ngại:

• Thủ tục xuất khẩu cần những gì?

• Làm sao để tìm khách hàng nước ngoài?

• Có cần công ty hay giấy phép gì không?

• Làm thế nào để ký hợp đồng và đảm bảo thanh toán an toàn?

Không ít người đã bỏ cuộc giữa chừng vì thiếu định hướng cụ thể, hoặc vì đi sai quy trình ngay từ đầu. Thực tế cho thấy, nếu không có lộ trình rõ ràng, bạn sẽ rất dễ mất tiền, mất thời gian – và quan trọng nhất là đánh mất cơ hội.

Bài viết này được xây dựng dựa trên kinh nghiệm thực tế nhiều năm trong ngành xuất nhập khẩu – đặc biệt là trong lĩnh vực nông sản. Tôi sẽ chia sẻ với bạn 7 bước cụ thể để đưa một mặt hàng nông sản ra thị trường quốc tế, từ chuẩn bị nội bộ, thủ tục pháp lý, đến tiếp cận khách hàng và hoàn tất lô hàng đầu tiên.

2.  Bước 1: Nghiên Cứu Thị Trường Và Lựa Chọn Sản Phẩm Mục Tiêu

Đây là bước nền tảng, quyết định đến 50% sự thành bại của toàn bộ dự án. 

Một quyết định sai lầm ở giai đoạn này cũng giống như việc đóng một con tàu thật tốt nhưng lại không biết sẽ ra khơi về đâu. Hậu quả là tốn kém chi phí, thời gian và có thể nhấn chìm cả sự nghiệp trước khi nó kịp bắt đầu.  

• Phân tích thị trường mục tiêu:

+ Trước khi nghĩ đến việc bán cái gì, hãy tự hỏi "bán cho ai và bán ở đâu?". Việc xác định một thị trường mục tiêu cụ thể sẽ giúp bạn tập trung nguồn lực và xây dựng chiến lược hiệu quả.

+ Tận dụng các Hiệp định Thương mại Tự do (FTA)

Việt Nam đã ký kết nhiều FTA quan trọng như EVFTA (với EU), CPTPP, RCEP... Đây là những "tấm vé thông hành" quý giá, giúp nông sản của chúng ta được hưởng ưu đãi thuế quan khi vào các thị trường này. Hãy nghiên cứu kỹ các cam kết trong từng hiệp định để xem mặt hàng nào của Việt Nam có lợi thế nhất.

+ Sử dụng công cụ phân tích dữ liệu:

Đừng chỉ dựa vào cảm tính. Các công cụ miễn phí nhưng cực kỳ mạnh mẽ như Trademap.org sẽ cho bạn biết quốc gia nào đang nhập khẩu nhiều nhất mặt hàng bạn quan tâm, kim ngạch bao nhiêu, và các đối thủ cạnh tranh là ai. 

Google Trends giúp bạn nắm bắt xu hướng tiêu dùng, xem người dân ở một quốc gia cụ thể đang tìm kiếm loại nông sản nào nhiều nhất.

• Lựa chọn sản phẩm ngách:

- Thị trường nông sản toàn cầu vô cùng cạnh tranh. Việc đối đầu trực diện với các "ông lớn" Thái Lan, Trung Quốc ở những mặt hàng đại trà như gạo, cà phê thô là vô cùng khó khăn cho người mới. Thay vào đó, hãy tìm cho mình một thị trường ngách.

- Tập trung vào lợi thế cạnh tranh: Sản phẩm của bạn có gì đặc biệt? Đó có thể là một loại trái cây đặc sản của vùng miền (vải thiều Lục Ngạn, bưởi da xanh Bến Tre), nông sản được canh tác theo tiêu chuẩn hữu cơ (organic), hoặc các sản phẩm đã qua chế biến sâu (trái cây sấy dẻo, nước ép cô đặc, nông sản đóng hộp).

- Kiểm tra rào cản kỹ thuật: Mỗi thị trường có những yêu cầu riêng về chất lượng, an toàn thực phẩm. Ví dụ, xuất khẩu vào EU, Nhật Bản, Mỹ đòi hỏi các chứng nhận khắt khe như GlobalG.A.P., HACCP, ISO 22000. Hãy tìm hiểu kỹ các yêu cầu này ngay từ đầu để xem sản phẩm và quy trình sản xuất của bạn có đáp ứng được hay không.

>> Xem thêm: Khóa học khởi nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu

3. Bước 2: Tìm Kiếm và Thẩm Định Khách Hàng Quốc Tế

Sau khi đã có sản phẩm và thị trường mục tiêu, câu hỏi lớn nhất và cũng là nỗi trăn trở của 99% người mới khởi nghiệp là: "Làm thế nào để tìm được người mua?". May mắn thay, trong kỷ nguyên số, chúng ta có rất nhiều công cụ để tiếp cận khách hàng toàn cầu.  

• Các kênh Online hiệu quả:

– Sàn Thương mại điện tử (TMĐT) B2B: Đây là kênh tìm kiếm khách hàng hiệu quả và phổ biến nhất hiện nay. 

+ Các nền tảng như Alibaba, GlobalSources là những "chợ đầu mối" khổng lồ, nơi hàng triệu nhà nhập khẩu trên thế giới tìm kiếm nhà cung cấp mỗi ngày. 

+ Hãy đầu tư xây dựng một gian hàng (company profile) thật chuyên nghiệp, hình ảnh sản phẩm sắc nét, mô tả chi tiết và trả lời tin nhắn hỏi hàng (inquiry) một cách nhanh chóng.  

+ Mạng xã hội chuyên nghiệp (LinkedIn): Đừng bỏ qua LinkedIn. Đây là nơi bạn có thể tìm kiếm và kết nối trực tiếp với đúng người ra quyết định của công ty nhập khẩu, chẳng hạn như Purchasing Manager (Trưởng phòng Mua hàng) hay Sourcing Manager (Trưởng phòng Tìm nguồn cung ứng). 

+ Thay vì chào hàng ngay lập tức, hãy xây dựng mối quan hệ bằng cách chia sẻ những thông tin hữu ích về ngành hàng, về thị trường Việt Nam để tạo dựng uy tín trước .

– Sức mạnh của Google: 

Sử dụng các cú pháp tìm kiếm nâng cao để tìm ra website của các nhà nhập khẩu trực tiếp. 

Ví dụ: bạn có thể tìm kiếm với cú pháp: "fresh fruit" importers in USA hoặc "frozen mango" distributors in Japan. Đây là cách làm đòi hỏi sự kiên trì nhưng sẽ giúp bạn tìm được những khách hàng rất chất lượng .

– Các kênh Offline truyền thống:

Hội chợ, triển lãm quốc tế: Đây là cách nhanh nhất để gặp gỡ trực tiếp hàng trăm khách hàng tiềm năng trong vài ngày. Các hội chợ nông sản, thực phẩm lớn trên thế giới như Anuga (Đức), Sial (Pháp), Foodex (Nhật Bản) là những cơ hội vàng để trưng bày sản phẩm, tìm hiểu đối thủ và xây dựng mạng lưới quan hệ.  

– Kỹ năng "Vàng" - Thẩm định đối tác:

Tìm được khách hàng đã khó, tìm được khách hàng uy tín còn khó hơn. Một giao dịch thất bại không chỉ làm bạn mất tiền, mà còn có thể làm bạn mất niềm tin vào con đường kinh doanh. Hãy luôn thẩm định đối tác một cách cẩn thận:

• Kiểm tra website, thông tin đăng ký kinh doanh của họ.

• Tìm kiếm tên công ty của họ trên Google xem có "phốt" lừa đảo nào không.

• Yêu cầu họ cung cấp thông tin tham chiếu từ các nhà cung cấp khác mà họ đã từng làm việc. Đừng bao giờ bỏ qua bước này, đặc biệt là với những đơn hàng đầu tiên .

4. Bước 3: Chào Hàng, Đàm Phán và Ký Kết Hợp Đồng Ngoại Thương

Đây là giai đoạn then chốt để chuyển một khách hàng tiềm năng thành một đơn hàng thực sự. Sự chuyên nghiệp và cẩn trọng trong từng chi tiết sẽ quyết định bạn có được một hợp đồng an toàn và có lợi hay không.

Xây dựng bộ tài liệu bán hàng chuyên nghiệp:

• Company Profile (Hồ sơ công ty): Giới thiệu ngắn gọn nhưng đầy đủ về công ty, năng lực sản xuất, các chứng nhận đã đạt được.

• Catalogue sản phẩm: Hình ảnh đẹp, thông số kỹ thuật rõ ràng (quy cách, đóng gói, mùa vụ...).

• Email chào hàng: Viết email ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề, nêu bật được lợi ích mà sản phẩm của bạn mang lại cho khách hàng.

– Đàm phán các điều khoản cốt lõi:

+ Incoterms 2020: Đây là bộ quy tắc về điều kiện giao hàng, quy định rõ trách nhiệm và rủi ro của người bán và người mua ở đâu. Với người mới, hai điều kiện phổ biến và an toàn nhất là:

• FOB (Free On Board): Bạn chịu trách nhiệm giao hàng lên đến lan can tàu tại cảng đi. Mọi chi phí và rủi ro sau đó thuộc về người mua. Đây là điều kiện an toàn cho người bán.

• CIF (Cost, Insurance, Freight): Bạn chịu trách nhiệm giao hàng đến cảng đích, bao gồm cả chi phí vận tải và bảo hiểm.
  Hãy nghiên cứu kỹ để lựa chọn điều kiện phù hợp và có lợi nhất cho mình .

+ Phương thức thanh toán quốc tế: Đây là điều khoản sống còn. Tuyệt đối không chấp nhận các phương thức rủi ro như trả sau 100%. Hai phương thức an toàn cho người mới là:

• T/T (Telegraphic Transfer - Điện chuyển tiền): Yêu cầu khách hàng đặt cọc trước ít nhất 30-50% giá trị đơn hàng, phần còn lại thanh toán sau khi bạn gửi bản sao bộ chứng từ qua email. Đây là phương thức phổ biến và an toàn nhất .

• L/C (Letter of Credit - Thư tín dụng không hủy ngang): Ngân hàng của người mua sẽ đứng ra bảo lãnh thanh toán cho bạn nếu bạn xuất trình được bộ chứng từ hợp lệ. Phương thức này rất an toàn nhưng quy trình phức tạp và tốn nhiều chi phí hơn.

– Các điều khoản "phải có" trong hợp đồng:

Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) chính là "tấm khiên" pháp lý bảo vệ bạn. Đừng bao giờ giao dịch chỉ qua email hay tin nhắn. Hợp đồng cần ghi rõ: Tên hàng, quy cách chất lượng, số lượng, đơn giá, tổng tiền, điều kiện giao hàng (Incoterms), điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng, bộ chứng từ yêu cầu, và các điều khoản phạt, giải quyết tranh chấp.

5. Bước 4: Chuẩn Bị Hàng Hóa và Bộ Chứng Từ Xuất Khẩu

Sau khi hợp đồng được ký kết, đây là lúc biến những cam kết trên giấy tờ thành hiện thực. Giai đoạn này đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác tuyệt đối, bởi một sai sót nhỏ cũng có thể khiến lô hàng bị ách tắc tại cảng.  

• Quy trình chuẩn bị hàng hóa:

+ Kiểm tra chất lượng (KCS): Đảm bảo hàng hóa đáp ứng đúng quy cách chất lượng đã cam kết trong hợp đồng.

+ Đóng gói (Packing): Hàng hóa phải được đóng gói theo tiêu chuẩn xuất khẩu để chịu được quá trình vận chuyển dài ngày trên biển.

+ Dán nhãn mác (Shipping Mark): Thùng hàng phải được dán nhãn mác rõ ràng với các thông tin cơ bản: tên người mua, tên người bán, tên hàng, cảng đích, xuất xứ, các ký hiệu vận chuyển (hàng dễ vỡ, tránh ẩm...).

• Giải mã bộ chứng từ xuất khẩu:

Bộ chứng từ không chỉ dùng để làm thủ tục hải quan mà còn là cơ sở để bạn đòi tiền từ người mua. Một bộ chứng từ cơ bản bao gồm:

• Sales Contract (Hợp đồng ngoại thương)

• Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại): Ghi rõ số tiền người mua phải trả.

• Packing List (Phiếu đóng gói): Mô tả chi tiết lô hàng được đóng gói như thế nào (bao nhiêu thùng, trọng lượng, thể tích...).

• Bill of Lading (Vận đơn đường biển): Bằng chứng cho việc hãng tàu đã nhận hàng của bạn để vận chuyển. Đây là chứng từ quan trọng nhất, có giá trị sở hữu hàng hóa.

• Certificate of Origin (C/O - Giấy chứng nhận xuất xứ): Chứng minh hàng hóa có xuất xứ từ Việt Nam, giúp người mua được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu.  

6. Bước 5: Thuê Vận Chuyển và Mở Tờ Khai Hải Quan

Đây là bước làm việc trực tiếp với các bên dịch vụ và cơ quan nhà nước. Sự phối hợp nhịp nhàng sẽ giúp lô hàng của bạn được thông quan một cách suôn sẻ.

Làm việc với công ty Forwarder (FWD):

Với người mới, lời khuyên chân thành là hãy làm việc qua một công ty FWD uy tín. Họ chính là "cánh tay nối dài" của bạn, giúp bạn thực hiện các nghiệp vụ phức tạp như:

Lấy báo giá cước vận tải biển/hàng không tốt nhất.

Thực hiện việc đặt chỗ với hãng tàu (Booking).

Tư vấn và hỗ trợ bạn trong việc làm thủ tục hải quan.

Quy trình khai báo hải quan điện tử:
Hiện nay, 100% thủ tục hải quan được thực hiện qua phần mềm khai báo điện tử (phổ biến nhất là ECUS). Dựa trên bộ chứng từ đã chuẩn bị ở Bước 4, bạn hoặc công ty FWD sẽ nhập thông tin lên phần mềm và truyền dữ liệu đến cơ quan hải quan. Hệ thống sẽ tự động phân luồng cho tờ khai của bạn:  

Luồng Xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và hàng hóa. Tờ khai được thông quan ngay.

Luồng Vàng: Hải quan sẽ kiểm tra chi tiết bộ chứng từ của bạn. Nếu hồ sơ hợp lệ, tờ khai sẽ được thông quan.

Luồng Đỏ: Mức độ kiểm tra cao nhất. Hải quan sẽ vừa kiểm tra hồ sơ, vừa kiểm tra thực tế hàng hóa.

Sau khi tờ khai được thông quan, bạn cần làm thủ tục thanh lý tờ khai tại cảng và vào sổ tàu để xác nhận hàng đã sẵn sàng lên đường.  

Bước 6: Giao Hàng Lên Tàu và Gửi Chứng Từ Cho Người Mua
Đây là những bước cuối cùng tại đầu Việt Nam trước khi hàng hóa chính thức rời đi.

Hoàn tất việc giao hàng:
Bạn cần phối hợp với đơn vị vận tải nội địa để kéo container hàng ra cảng, hạ bãi và đảm bảo hàng được xếp lên tàu đúng hạn "cut-off time" (thời hạn cuối cùng để hạ container tại cảng). Sau khi tàu chạy, hãng tàu/FWD sẽ phát hành cho bạn Vận đơn gốc (Original Bill of Lading).

Hoàn thiện bộ chứng từ gửi khách:
Tập hợp toàn bộ chứng từ gốc đã chuẩn bị ở Bước 4 cùng với Vận đơn gốc. Gửi toàn bộ cho khách hàng thông qua dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế (như DHL, FedEx). Việc này phải được làm ngay sau khi tàu chạy, vì người mua cần có bộ chứng từ gốc này để làm thủ tục nhận hàng tại cảng đến.

7. Bước 6: Theo Dõi Lô Hàng và Nhận Thanh Toán Cuối Cùng

Công việc của bạn chưa kết thúc khi tàu rời cảng. Việc theo dõi và hỗ trợ khách hàng cho đến khi họ nhận được hàng và bạn nhận đủ tiền mới là điểm kết thúc của một giao dịch thành công.

Theo dõi và hỗ trợ khách hàng:
Cung cấp cho khách hàng các thông tin cần thiết để họ có thể theo dõi lịch trình của tàu.

Chủ động hỏi thăm và hỗ trợ nếu họ gặp bất kỳ vướng mắc nào trong quá trình làm thủ tục nhập khẩu ở nước họ.

Hoàn tất nghĩa vụ thanh toán:
Sau khi gửi bản sao bộ chứng từ, hãy lịch sự nhắc khách hàng thanh toán nốt phần tiền còn lại theo thỏa thuận trong hợp đồng (đối với phương thức T/T).

Theo dõi và xác nhận với ngân hàng khi tiền đã về tài khoản của bạn.

Chăm sóc sau bán hàng:

Sau khi giao dịch hoàn tất, hãy gửi một email cảm ơn chân thành, hỏi thăm phản hồi của họ về chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Đây là hành động nhỏ nhưng thể hiện sự chuyên nghiệp và giúp bạn xây dựng mối quan hệ bền vững, tạo tiền đề cho những đơn hàng lớn hơn trong tương lai.

Lô Hàng Đầu Tiên Chỉ Là Sự Khởi Đầu

Hành trình 7 bước trên đã phác thảo một con đường rõ ràng từ ý tưởng đến việc hoàn thành một lô hàng xuất khẩu. Có thể thấy, xuất khẩu nông sản không phải là một công việc dễ dàng, nó đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, kiến thức chuyên môn và một tinh thần kiên trì. Tuy nhiên, với một lộ trình đúng đắn, mọi thách thức đều có thể vượt qua.

Lô hàng đầu tiên không chỉ mang lại lợi nhuận, nó còn mang lại cho bạn kinh nghiệm vô giá, sự tự tin và uy tín trên thị trường quốc tế. Đây chính là bước đệm quan trọng nhất cho sự nghiệp kinh doanh của bạn.

Lộ trình 7 bước trên đã cung cấp cho bạn tấm bản đồ tổng quan. Tuy nhiên, trên thực tế mỗi bước đều có những tình huống phát sinh và bí quyết xử lý riêng. Để được hướng dẫn chi tiết "cầm tay chỉ việc" bởi các chuyên gia, tránh những sai lầm tốn kém và đi nhanh hơn, hãy tham khảo Khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất nhập khẩu của chúng tôi.