Thủ Tục Nhập Khẩu Máy Móc, Thiết Bị, Điện Tử và Linh Kiện

Với tình hình hiện tại của quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đang diễn ra mạnh mẽ tại Việt Nam, nhu cầu nhập khẩu máy móc, thiết bị, dây chuyền công nghệ, linh kiện điện tử ngày càng trở nên thiết yếu đối với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, quy trình và thủ tục nhập khẩu lĩnh vực này lại tiềm ẩn nhiều phức tạp, đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về chính sách và quy định của nhà nước.

Nhiều doanh nghiệp lần đầu nhập khẩu thường gặp phải các vướng mắc như:

Không biết sản phẩm của mình có thuộc diện cấm nhập khẩu hay cần xin giấy phép không?

Làm sao để xác định đúng mã HS code để hưởng thuế suất ưu đãi?

Bộ hồ sơ hải quan cần chuẩn bị những gì để tránh sai sót?

Sự khác biệt giữa nhập khẩu máy móc mới 100% và máy móc đã qua sử dụng là gì?

Thấu hiểu những khó khăn đó, bài viết này sẽ là một cẩm nang toàn diện, hướng dẫn chi tiết từ A-Z về thủ tục nhập khẩu máy móc, thiết bị, điện tử và linh kiện mới nhất năm 2025, giúp doanh nghiệp bạn tự tin thông quan hàng hóa một cách nhanh chóng, hợp pháp và tiết kiệm chi phí.

1. Căn Cứ Pháp Lý Nhập Khẩu Máy Móc, Thiết Bị, Điện Tử và Linh Kiện

Trước khi đi vào chi tiết, việc nắm rõ các văn bản pháp luật liên quan là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Hoạt động nhập khẩu máy móc, thiết bị và linh kiện được điều chỉnh bởi các quy định sau:

Luật Hải quan số 54/2014/QH13: Quy định chung về hoạt động hải quan.

Nghị định 69/2018/NĐ-CP: Quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý ngoại thương.

Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC): Quy định về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu.

Quyết định số 18/2019/QĐ-TTg: Quy định về nhập khẩu máy móc, thiết bị, dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng. (Đây là văn bản cực kỳ quan trọng nếu bạn có ý định nhập máy cũ).

Nghị định 128/2020/NĐ-CP: Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan.

2. Phân Biệt Chính Sách: Máy Móc Mới 100% Với Máy Móc Đã Qua Sử Dụng

Đây là yếu tố then chốt quyết định độ phức tạp của thủ tục nhập khẩu. Chính sách của nhà nước có sự khác biệt rõ rệt giữa hai loại hình này.

Đối với máy móc, thiết bị, linh kiện mới 100%

Chính sách chung: Hầu hết máy móc, thiết bị và linh kiện mới 100% không thuộc danh mục hàng cấm nhập khẩu và không yêu cầu giấy phép nhập khẩu chuyên ngành. Doanh nghiệp có thể tiến hành làm thủ tục nhập khẩu như hàng hóa thông thường.

Ngoại lệ: Một số mặt hàng đặc thù sẽ cần kiểm tra chuyên ngành hoặc xin giấy phép, ví dụ:

• Thiết bị phát sóng, thu phát sóng (thuộc quản lý của Bộ Thông tin và Truyền thông).

• Thiết bị y tế (thuộc quản lý của Bộ Y tế).

• Máy in (thuộc quản lý của Bộ Thông tin và Truyền thông).

• Các sản phẩm, thiết bị mật mã dân sự.

Đối với máy móc, thiết bị đã qua sử dụng (máy cũ)

Chính sách chung: Thủ tục nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng phức tạp hơn rất nhiều và bị quản lý chặt chẽ theo Quyết định 18/2019/QĐ-TTg (được sửa đổi, bổ sung bởi Quyết định 28/2022/QĐ-TTg).

Điều kiện bắt buộc:

Tuổi thiết bị: Không vượt quá 10 năm. Đối với một số máy móc đặc thù trong các lĩnh vực cụ thể, tuổi thiết bị có thể được quy định cao hơn (15-20 năm).

Tiêu chuẩn sản xuất: Phải được sản xuất theo tiêu chuẩn phù hợp với quy định của Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) hoặc Tiêu chuẩn quốc gia (TCVN) của Việt Nam hoặc phù hợp với Tiêu chuẩn của các nước G7, Hàn Quốc về an toàn, tiết kiệm năng lượng và bảo vệ môi trường.

Yêu cầu giám định: Bắt buộc phải có chứng thư giám định của một tổ chức giám định được chỉ định, xác nhận hàng hóa đáp ứng các điều kiện trên.

Lời khuyên: Nếu không có kinh nghiệm, doanh nghiệp nên hết sức cẩn trọng khi nhập khẩu máy móc cũ. Việc không đáp ứng được yêu cầu của Quyết định 18/2019/QĐ-TTg có thể dẫn đến việc hàng hóa bị buộc tái xuất, gây thiệt hại lớn về chi phí và thời gian.

3. Quy Trình 5 Bước Nhập Khẩu Máy Móc, Thiết Bị và Linh Kiện

Dù là máy móc, linh kiện cơ khí hay điện tử, quy trình nhập khẩu về cơ bản sẽ tuân theo 5 bước cốt lõi sau đây.

Bước 1: Xác Định Mã HS Code - "Chìa Khóa" Của Mọi Thủ Tục

Mã HS (Harmonized System Code) là một hệ thống mã hóa hàng hóa được chuẩn hóa quốc tế. Việc xác định chính xác mã HS là bước quan trọng nhất, vì nó sẽ quyết định:

• Chính sách mặt hàng (có cần giấy phép, kiểm tra chuyên ngành không?).

• Mức thuế suất nhập khẩu và thuế GTGT phải nộp.

Cách tra cứu mã HS:

• Dựa trên tên gọi, chất liệu, cấu tạo, công năng thực tế của sản phẩm.

• Sử dụng biểu thuế xuất nhập khẩu mới nhất.

• Tham khảo mã HS của các lô hàng tương tự đã được thông quan trước đó.

• Liên hệ đơn vị dịch vụ hải quan để được tư vấn chính xác.

Ví dụ tham khảo:

Chương 84: Lò phản ứng hạt nhân, nồi hơi, máy và thiết bị cơ khí; các bộ phận của chúng.

Chương 85: Máy điện và thiết bị điện và các bộ phận của chúng; máy ghi và tái tạo âm thanh, máy ghi và tái tạo hình ảnh và âm thanh truyền hình, bộ phận và phụ kiện của các loại máy trên.

Lưu ý: Việc áp sai mã HS có thể dẫn đến việc bị truy thu thuế, nộp phạt hành chính và làm chậm tiến độ thông quan.

Bước 2: Xác Định Thuế Suất và Tính Toán Chi Phí

Sau khi có mã HS, doanh nghiệp cần xác định các loại thuế phải nộp. Thông thường có 2 loại thuế chính:

Thuế Nhập Khẩu:

Thuế nhập khẩu thông thường: Áp dụng cho hàng hóa từ các nước không có thỏa thuận ưu đãi với Việt Nam. Mức thuế này rất cao.

Thuế nhập khẩu ưu đãi (MFN): Áp dụng cho hàng hóa từ các nước thành viên WTO.

Thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt: Áp dụng cho hàng hóa có Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) từ các quốc gia/khu vực đã ký Hiệp định Thương mại Tự do (FTA) với Việt Nam (như ATIGA, ACFTA, VJEPA, AKFTA...). Nhiều dòng máy móc, linh kiện có thể được hưởng thuế suất 0% nếu có C/O hợp lệ.

Thuế Giá Trị Gia Tăng (VAT):

Hầu hết máy móc, thiết bị, linh kiện chịu thuế GTGT là 10%. Một số mặt hàng đặc biệt có thể hưởng mức thuế 0%, 5% hoặc được miễn thuế theo quy định.

Công thức tính thuế cơ bản:

Thuế nhập khẩu = Trị giá tính thuế x Thuế suất thuế nhập khẩu

Thuế GTGT = (Trị giá tính thuế + Thuế nhập khẩu) x Thuế suất thuế GTGT

Tổng số thuế phải nộp = Thuế nhập khẩu + Thuế GTGT

Bước 3: Chuẩn Bị Bộ Hồ Sơ Hải Quan

Một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác là yếu tố quyết định thời gian thông quan. Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

Hồ sơ bắt buộc:

• Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Khai báo qua phần mềm VNACCS/VCIS.

• Hợp đồng thương mại (Sales Contract):

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice):

• Phiếu đóng gói (Packing List):

• Vận đơn (Bill of Lading / Airway Bill):

• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O): Nếu có, để hưởng thuế ưu đãi đặc biệt.

Các chứng từ khác (có thể yêu cầu):

Catalogue, thông số kỹ thuật của sản phẩm: Giúp hải quan xác định rõ hàng hóa.

Chứng thư giám định: Bắt buộc đối với máy móc đã qua sử dụng.

Giấy phép nhập khẩu hoặc kết quả kiểm tra chuyên ngành: Đối với các mặt hàng thuộc diện quản lý đặc biệt.

Bước 4: Khai Báo và Truyền Tờ Khai Hải Quan

Sau khi có đầy đủ chứng từ, doanh nghiệp sẽ tiến hành khai báo thông tin lên hệ thống hải quan điện tử VNACCS. Hệ thống sẽ tự động phân luồng tờ khai:

• Luồng Xanh: Doanh nghiệp chỉ cần nộp thuế là có thể lấy hàng. Đây là luồng nhanh nhất.

• Luồng Vàng: Hải quan sẽ kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ chứng từ. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp được thông quan.

• Luồng Đỏ: Mức độ kiểm tra cao nhất. Hải quan sẽ kiểm tra cả hồ sơ và hàng hóa thực tế.

Bước 5: Nộp Thuế và Hoàn Tất Thủ Tục Thông Quan

Doanh nghiệp có trách nhiệm nộp đầy đủ các khoản thuế theo thông báo của cơ quan hải quan. Sau khi hoàn tất nghĩa vụ thuế và thủ tục (nếu có kiểm tra), hàng hóa sẽ được thông quan và doanh nghiệp có thể tiến hành vận chuyển hàng về kho.

4. Những Lưu Ý "Vàng" Giúp Nhập Khẩu Suôn Sẻ

Nhãn mác hàng hóa: Hàng hóa nhập khẩu bắt buộc phải có nhãn mác đầy đủ, đúng quy định theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP, thể hiện rõ tên hàng, xuất xứ, nhà sản xuất…

Giá trị hàng hóa: Khai báo đúng giá trị thực tế của hàng hóa theo hóa đơn thương mại để tránh bị hải quan tham vấn giá hoặc ấn định lại mức thuế.

Tham vấn trước: Đối với các lô hàng phức tạp, giá trị cao, doanh nghiệp nên thực hiện thủ tục tham vấn trước về mã HS, trị giá hải quan để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro sau này.

Lựa chọn đối tác Logistics uy tín: Việc hợp tác với một công ty dịch vụ logistics và khai báo hải quan chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu tối đa rủi ro trong quá trình nhập khẩu. Họ sẽ là người tư vấn và thay mặt bạn xử lý mọi thủ tục phức tạp.
Thủ tục nhập khẩu máy móc, thiết bị, điện tử và linh kiện tuy có nhiều quy định nhưng không phải là quá khó khăn nếu doanh nghiệp có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và nắm vững quy trình. Chìa khóa để thành công nằm ở việc xác định đúng mã HS, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và hiểu rõ chính sách đối với từng loại mặt hàng (mới hay cũ).

Hy vọng bài viết chi tiết này đã cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan và những kiến thức cần thiết để tự tin thực hiện các lô hàng nhập khẩu sắp tới.