Cách Tra Cứu Mã HS Nhanh Chóng Và Hiệu Quả

Tra cứu mã HS là một trong những bước quan trọng nhất đối với bất kỳ doanh nghiệp nào có hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa. Việc tra cứu mã HS chính xác có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh rủi ro. Gia đình xuất nhập khẩu sẽ chia sẻ cho bạn các cách tra cứu mã HS nhanh chóng, hiệu quả nhất qua bài viết dưới đây.

1. Tại sao cần tra mã HS nhanh và chính xác?

• Cơ sở tính thuế: 

  Mã HS là “chìa khóa” để xác định toàn bộ nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp, từ thuế nhập khẩu, xuất khẩu cho tới VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt. Việc xác định chính xác giúp doanh nghiệp chủ động dự toán chi phí, xây dựng giá bán và kế hoạch tài chính phù hợp.

• Liên kết với chính sách quản lý: 

  Mỗi mã HS gắn liền với một tập hợp quy định riêng như kiểm dịch, kiểm tra chất lượng hay giấy phép nhập khẩu. Chọn đúng mã không chỉ giúp thông quan thuận lợi mà còn đảm bảo hàng hóa tuân thủ các chuẩn mực kỹ thuật và pháp lý.

• Tăng tốc thông quan: 

  Khai báo chuẩn xác ngay từ đầu giúp hồ sơ hải quan được xử lý nhanh, hạn chế phát sinh thủ tục bổ sung. Điều này rút ngắn thời gian thông quan, tối ưu dòng chảy hàng hóa và nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng.

Hậu quả khi áp mã HS sai

– Tăng chi phí & chậm tiến độ: Hàng hóa bị giữ để kiểm tra, phát sinh lưu kho, lưu container và ảnh hưởng kế hoạch kinh doanh.

– Truy thu và xử phạt: Khai sai dẫn đến chênh lệch thuế sẽ bị truy thu và phạt hành chính, nhiều khi tốn kém gấp nhiều lần so với lợi ích ngắn hạn.

– Ảnh hưởng uy tín: Doanh nghiệp mất thời gian giải trình, đối mặt rủi ro pháp lý và giảm mức độ tin cậy trong mắt hải quan cũng như đối tác quốc tế.

>> Tham khảo: Khóa Học Tra Cứu Mã HS Và Tính Thuế Xuất Nhập Khẩu

2. Các cách tra cứu mã HS nhanh chóng, chính xác, hiệu quả

2.1 Tra cứu mã HS trực tuyến

– Để đảm bảo tra cứu nhanh và chính xác, doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống tra cứu trực tuyến của Tổng cục Hải quan tại www.customs.gov.vn . Đây là nguồn dữ liệu chính thống, cập nhật theo biểu thuế và quy định mới nhất.

– Người dùng chỉ cần vào mục “Tra cứu mã HS”, nhập từ khóa mô tả sản phẩm, hệ thống sẽ trả về danh sách các mã liên quan. Bước quan trọng là đối chiếu mô tả kỹ thuật của hàng hóa với thông tin trong cơ sở dữ liệu để chọn đúng mã phù hợp.

2.2 Tra cứu mã HS dựa trên chứng từ

– Các tài liệu như tờ khai hải quan cũ, vận đơn (Bill of Lading), C/O (giấy chứng nhận xuất xứ), hay catalog kỹ thuật là nguồn dữ liệu quan trọng giúp định hướng ban đầu cho việc phân loại mã HS. 

Chúng cung cấp mô tả cụ thể về hàng hóa, thành phần, công dụng và thường giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian trong bước tra cứu.

– Tuy nhiên, chỉ dựa hoàn toàn vào chứng từ lại tiềm ẩn nhiều rủi ro. Trên thực tế, không ít doanh nghiệp có thói quen sao chép mã HS từ tờ khai cũ mà không kiểm tra kỹ sản phẩm hiện tại. 

Chỉ một thay đổi nhỏ trong thành phần cấu tạo, kích thước hay mục đích sử dụng cũng có thể dẫn đến mã HS hoàn toàn khác. Khi bị Hải quan phát hiện, doanh nghiệp có thể phải giải trình phức tạp, bị áp lại mã khác với mức thuế cao hơn, thậm chí đối diện nguy cơ truy thu và xử phạt.

– Do đó, chứng từ nên được xem là cơ sở tham khảo ban đầu, sau đó cần được đối chiếu lại với quy tắc phân loại, chú giải chương, và kết quả phân loại đã được công bố. Cách làm này vừa tận dụng được lợi thế của dữ liệu sẵn có, vừa đảm bảo tính chính xác và an toàn pháp lý cho doanh nghiệp khi khai báo.

>> Xem thêm:  Tại Sao Tra Cứu Mã HS Là Kỹ Năng Quan Trọng Trong Xuất Nhập Khẩu?

2.3 Tra cứu mã HS bằng cách hỏi chuyên gia và nhà cung cấp

– Ngoài việc khai thác từ chứng từ, một kênh tham khảo quan trọng khác là trao đổi trực tiếp với những người có kinh nghiệm và nhà cung cấp hàng hóa. Những người đã từng làm thủ tục cho mặt hàng tương tự thường nắm rõ đặc tính kỹ thuật, công dụng thực tế cũng như các vấn đề phát sinh khi phân loại. 

Nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất cũng có thể cung cấp catalog, tài liệu kỹ thuật và thậm chí gợi ý mã HS mà họ đang sử dụng ở thị trường khác.

– Tuy nhiên, không nên tuyệt đối dựa vào ý kiến từ nhà cung cấp. Mã HS có thể thay đổi tùy theo quy định của từng quốc gia nhập khẩu, hoặc cách hiểu khác nhau của cơ quan hải quan. Nếu doanh nghiệp sao chép nguyên mã do đối tác đưa ra mà không kiểm chứng, nguy cơ bị áp sai mã và tranh chấp khi thông quan là rất lớn.

– Do đó hãy sử dụng ý kiến của chuyên gia và nhà cung cấp như một nguồn tham khảo bổ trợ, sau đó vẫn cần đối chiếu lại với biểu thuế, quy tắc phân loại, chú giải chương và dữ liệu phân loại chính thức. Cách làm này vừa tận dụng được kinh nghiệm thực tế, vừa đảm bảo căn cứ pháp lý khi làm việc với hải quan.

2.4 Tra cứu mã HS trực tuyến bằng Google

+ Một phương pháp thường được sử dụng trong thực tế là tra cứu trên Google bằng cách nhập từ khóa theo cấu trúc: “Tên sản phẩm (tiếng Việt hoặc tiếng Anh) + mã HS”. 

Cách làm này giúp nhanh chóng thu thập nhiều kết quả tham khảo từ các doanh nghiệp, diễn đàn logistics hay các website thương mại quốc tế. Đây là cách khoanh vùng ban đầu để hình dung các mã HS thường được áp dụng cho sản phẩm tương tự.

+ Tuy nhiên, kết quả trên Google chỉ mang tính tham khảo. Nhiều website chia sẻ mã HS chưa chính thống, thậm chí có trường hợp cố tình “dẫn” về mã thuế thấp để thu hút người đọc. Nếu doanh nghiệp sao chép trực tiếp mà không loại trừ và đối chiếu kỹ, rất dễ chọn sai mã và gặp rắc rối khi thông quan.

+ Sau khi tìm được các mã HS khả thi trên Google, cần khoanh vùng và loại trừ những mã không phù hợp bằng cách so sánh với:

• Chú giải chương và quy tắc phân loại.

• Danh mục biểu thuế chính thức trên website hải quan.

• Catalog và thông tin kỹ thuật của sản phẩm.

Cách tiếp cận này vừa tận dụng được lợi thế tra cứu nhanh của Google, vừa đảm bảo lựa chọn cuối cùng vẫn dựa trên căn cứ pháp lý chuẩn.

>> Xem thêm: Review khóa học Tra cứu mã HS Code tại Lê Ánh – Có nên học?

2.5 Đăng ký xác định trước mã HS với Hải quan

– Đối với những mặt hàng có cấu tạo phức tạp hoặc dễ gây tranh cãi khi phân loại, doanh nghiệp nên chủ động đăng ký thủ tục xác định trước mã số tại Tổng cục Hải quan. Quy định này được nêu tại Khoản 3, Điều 1, Thông tư 39/2018/BTC và được xem là “tấm khiên pháp lý” cho doanh nghiệp trong quá trình thông quan.

– Thủ tục này cho phép doanh nghiệp gửi hồ sơ mô tả chi tiết sản phẩm (thành phần, công dụng, catalog, tài liệu kỹ thuật...) để Hải quan xem xét và ban hành quyết định chính thức về mã HS. Khi đã có văn bản xác định trước, lô hàng nhập khẩu sẽ được áp đúng mã HS đó.

– Những mặt hàng mới nhập lần đầu, có thành phần hỗn hợp hoặc chưa rõ ràng về công dụng, việc làm thủ tục xác định trước mã HS không chỉ giúp doanh nghiệp yên tâm mà còn tạo sự chủ động trong quản trị rủi ro thuế và chi phí.

2.6 Phương pháp phân tích, phân loại hàng hóa để chọn mã HS đúng

Khi gặp những mặt hàng phức tạp, khó xác định mã HS chỉ dựa vào chứng từ hoặc mô tả, doanh nghiệp có thể áp dụng giải pháp phân tích, phân loại hàng hóa. Đây là cách tận dụng các kết quả phân tích đã được công bố hoặc chủ động gửi mẫu đi giám định để có căn cứ chắc chắn.

– Có hai hướng thường dùng trong thực tế:

+ Tham khảo kết quả phân loại của doanh nghiệp khác: Nhiều quyết định phân loại do Hải quan đã ban hành được công bố công khai. Việc tìm kiếm và đối chiếu với sản phẩm tương tự giúp doanh nghiệp có thêm dữ liệu tham khảo đáng tin cậy.

+ Tự xin phân tích, phân loại: Doanh nghiệp gửi mẫu hàng đến cơ quan chức năng hoặc tổ chức giám định để phân tích thành phần, cấu tạo, công dụng. Kết quả này là cơ sở khoa học giúp chứng minh tính chính xác của mã HS khi khai báo.

– Ưu điểm của phương pháp này là tăng độ chắc chắn và tính pháp lý cho mã HS được lựa chọn, đồng thời giảm thiểu rủi ro tranh chấp với Hải quan. Với những mặt hàng nhập khẩu thường xuyên hoặc có giá trị lớn, việc chủ động phân tích, phân loại là một khoản đầu tư xứng đáng để bảo vệ lợi ích lâu dài.

>> Tham khảo: Khóa học xuất nhập khẩu thực tế

Xác định đúng mã HS là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp chủ động về thuế, tuân thủ chính sách quản lý và rút ngắn thời gian thông quan. Mỗi phương pháp – từ tham khảo chứng từ, hỏi ý kiến chuyên gia, tra cứu trực tuyến đến xác định trước mã HS hay phân tích phân loại – đều mang lại lợi ích riêng.

Kinh nghiệm thực tế cho thấy, việc kết hợp linh hoạt nhiều phương pháp sẽ mang lại Cách Tra Cứu Mã HS Nhanh Chóng Và Hiệu Quả, vừa hạn chế rủi ro về thuế, vừa nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản trị chuỗi cung ứng. Đây chính là nền tảng để doanh nghiệp phát triển bền vững trong hoạt động xuất nhập khẩu.