5 Thủ Tục Hải Quan Quan Trọng Khi Xuất Khẩu Nông Sản

Cùng Kiến thức xuất nhập khẩu khám phá 5 thủ tục hải quan quan trọng khi xuất khẩu nông sản , giúp doanh nghiệp giảm rủi ro, thông quan nhanh chóng và tối ưu chi phí.

Với lợi thế về điều kiện tự nhiên, Việt Nam đã và đang khẳng định vị thế là quốc gia có nguồn nông sản xuất khẩu dồi dào. Từ hạt cà phê robusta đậm đà, hạt điều béo ngậy đến trái thanh long ngọt mát, cơ hội để đưa những sản phẩm tinh túy của quê hương đi chinh phục thị trường quốc tế đang rộng mở hơn bao giờ hết.

Thế nhưng, đằng sau tiềm năng xuất khẩu đó, nhiều startup và nhà kinh doanh mới thường bị chặn lại bởi một rào cản vô hình nhưng đầy thách thức: thủ tục hải quan xuất khẩu nông sản.

1. Tại sao cần quan tâm tới thủ tục hải quan khi xuất khẩu nông sản

– Không giống như các mặt hàng công nghiệp thông thường, nông sản là mặt hàng nhạy cảm, liên quan trực tiếp đến sức khỏe con người và an toàn sinh học của các quốc gia.

– Chỉ một sai sót nhỏ trong khâu chuẩn bị giấy tờ, một chứng nhận bị thiếu, hay một quy định của nước nhập khẩu bị bỏ qua, có thể khiến toàn bộ lô hàng tâm huyết của bạn bị từ chối, ách tắc tại cảng, dẫn đến hư hỏng và gây ra những thiệt hại tài chính nặng nề.

– Dưới đây là 5 thủ tục hải quan cốt lõi và thực tế nhất khi xuất khẩu nông sản, giúp bạn có một lộ trình rõ ràng, tự tin chuẩn bị và thực hiện thành công những lô hàng đầu tiên, biến giấc mơ xuất khẩu thành hiện thực.

2.  Tại Sao Thủ Tục Hải Quan Xuất Khẩu Nông Sản Lại Đặc Biệt Hơn Các Mặt Hàng Khác?

Trước khi đi vào chi tiết các bước, chúng ta cần hiểu rõ "luật chơi". Tại sao việc thủ tục hải quan xuất khẩu nông sản lại bị kiểm soát chặt chẽ và có nhiều yêu cầu đặc thù đến vậy? 

Nắm được lý do sẽ giúp bạn chủ động và cẩn trọng hơn trong từng khâu chuẩn bị. Có ba lý do chính:

• An toàn Vệ sinh Thực phẩm (Food Safety):

Đây là yếu tố được đặt lên hàng đầu. Mỗi quốc gia, đặc biệt là các thị trường khó tính như EU, Nhật Bản, Mỹ, đều có những hàng rào kỹ thuật và quy định cực kỳ nghiêm ngặt về dư lượng thuốc trừ sâu, kim loại nặng, và các chất cấm. Các thủ tục như kiểm dịch, kiểm tra an toàn thực phẩm là bắt buộc để đảm bảo sản phẩm của bạn an toàn cho sức khỏe người tiêu dùng của họ.

• Bảo vệ Nền nông nghiệp Nội địa (Biosecurity):

Các sản phẩm nông sản tươi hoặc chưa qua chế biến sâu có nguy cơ mang theo sâu bệnh, vi sinh vật gây hại. Nếu không được kiểm soát, chúng có thể xâm nhập và phá hủy nền nông nghiệp của nước nhập khẩu. 

Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật chính là cam kết rằng sản phẩm của bạn sạch bệnh và an toàn về mặt sinh học.

• Truy xuất Nguồn gốc (Traceability):

Người tiêu dùng trên thế giới ngày càng thông thái. Họ muốn biết sản phẩm họ ăn đến từ đâu, được trồng ở vùng nào, theo quy trình canh tác ra sao. 

Các yêu cầu về chứng nhận vùng trồng, mã số đóng gói, và Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) không chỉ phục vụ việc quản lý của nhà nước mà còn đáp ứng yêu cầu minh bạch hóa ngày càng cao của thị trường.

>> Tham khảo: Khóa học khởi nghiệp kinh doanh xuất khẩu nông sản

3. 5 Thủ Tục Cần Thiết Khi Làm Hải Quan Xuất Khẩu Nông Sản

Đây là 5 bước trọng yếu trong toàn bộ quy trình. Làm tốt 5 bước này, bạn đã nắm chắc 90% thành công trong việc thông quan lô hàng.

3.1 Chuẩn Bị Hàng Hóa và Bộ Chứng Từ Thương Mại Hoàn Chỉnh

Đây là bước nền tảng, quan trọng ảnh hưởng đến tất cả các khâu sau.

Tại sao hàng hóa và bộ chứng từ xuất nhập khẩu lại quan trọng? Sự đồng nhất và chính xác tuyệt đối của thông tin trên tất cả các chứng từ là yêu cầu cơ bản nhất của hải quan. Chỉ cần một chi tiết nhỏ sai lệch giữa các giấy tờ cũng có thể khiến lô hàng của bạn bị giữ lại để xác minh.

• Các bước thực hiện:

- Về Hàng hóa:

+ Đóng gói: Phải tuân thủ quy cách đóng gói xuất khẩu, đảm bảo chịu được va đập và điều kiện thời tiết trong quá trình vận chuyển dài ngày.

+ Nhãn mác (Shipping Mark): Dán nhãn rõ ràng trên từng kiện hàng với các thông tin cơ bản: Tên người bán, tên người mua, số hợp đồng, cảng đích, "Made in Vietnam".

+ Xử lý và Bảo quản: Tùy thuộc vào sản phẩm và yêu cầu của người mua, có thể cần hút chân không (với hạt), xử lý nhiệt (với sản phẩm gỗ), hoặc đóng trong container lạnh (với rau quả tươi).

Hun trùng (Fumigation): Đối với các kiện hàng có sử dụng vật liệu bằng gỗ (pallet, thùng gỗ), việc hun trùng để diệt mối mọt và có dấu xác nhận theo tiêu chuẩn ISPM 15 là bắt buộc.

- Về Chứng từ: Chuẩn bị sẵn sàng bộ chứng từ xuất nhập khẩu gốc, bao gồm:

+ Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Nền tảng pháp lý, quy định rõ các điều khoản giữa hai bên.

+ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Ghi rõ mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng tiền, điều kiện giao hàng.

+ Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed Packing List): Ghi chi tiết số lượng hàng trong mỗi kiện, trọng lượng tịnh (Net Weight), trọng lượng cả bì (Gross Weight), và tổng thể tích (Measurement).

Hãy coi bộ chứng từ của bạn như một câu chuyện liền mạch. Tên hàng, số lượng, trọng lượng, số container, số seal... trên Invoice, Packing List, Tờ khai, C/O, và Vận đơn (Bill of Lading) phải khớp nhau tuyệt đối. Hãy tạo một file Excel tổng hợp các thông tin này và chỉ copy-paste khi làm các chứng từ khác nhau để tránh lỗi đánh máy.

3.2 Đăng Ký Kiểm Dịch Thực Vật (Phytosanitary Certificate - Phyto)

Nếu có một chứng từ được coi là "tấm vé thông hành" bắt buộc cho nông sản, đó chính là Giấy chứng nhận Kiểm dịch thực vật.

• Tại sao cần đăng ký kiểm dịch thực vật

Đây là văn bản do cơ quan chức năng của Việt Nam cấp để chứng nhận rằng lô hàng nông sản của bạn không có đối tượng kiểm dịch thực vật nào thuộc diện phải kiểm soát của nước nhập khẩu. Không có chứng thư này, lô hàng của bạn chắc chắn sẽ bị từ chối nhập cảnh, buộc phải tái xuất hoặc tiêu hủy tại cảng đến.

• Các bước thực hiện thủ tục hải quan về đăng ký kiểm dịch thực vật

+ Bước 1: Đăng ký hồ sơ online: Hầu hết các thủ tục hiện nay đều được thực hiện qua Cổng thông tin một cửa quốc gia. Bạn cần đăng ký tài khoản cho doanh nghiệp và tạo hồ sơ đăng ký kiểm dịch cho lô hàng xuất khẩu của mình.

+ Bước 2: Chuẩn bị mẫu: Sau khi đăng ký, bạn cần chuẩn bị mẫu sản phẩm theo quy định để cơ quan kiểm dịch kiểm tra.

+ Bước 3: Cán bộ kiểm dịch lấy mẫu: Bạn cần liên hệ với Chi cục Kiểm dịch thực vật vùng tại khu vực cảng/sân bay để hẹn cán bộ xuống kho hoặc cảng để lấy mẫu.

+ Bước 4: Chờ kết quả và nhận chứng thư: Nếu mẫu hàng đạt yêu cầu, cơ quan kiểm dịch sẽ cấp cho bạn Giấy chứng nhận Kiểm dịch thực vật bản gốc.

Bài học xương máu của nhiều người là để quá sát ngày tàu chạy mới làm kiểm dịch. Hãy tiến hành thủ tục này càng sớm càng tốt, lý tưởng là ngay sau khi bạn đóng hàng và có thông tin chi tiết về lô hàng. Quá trình lấy mẫu, phân tích và cấp chứng thư có thể mất từ 1-2 ngày làm việc. Việc làm sớm cho bạn một khoảng thời gian dự phòng quý giá để xử lý nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh.

3.3 Xin Giấy Chứng Nhận Xuất Xứ (Certificate of Origin - C/O)

Đây không chỉ là một thủ tục, mà còn là một "vũ khí cạnh tranh" lợi hại.

• Tại sao cần xin giấy chứng nhận xuất xứ trong thủ tục hải quan 

C/O chứng minh hàng hóa của bạn có xuất xứ từ Việt Nam. Quan trọng hơn, với các C/O ưu đãi, nhà nhập khẩu (khách hàng của bạn) sẽ được hưởng mức thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt (có thể giảm xuống 0%) theo các Hiệp định Thương mại Tự do (FTA) mà Việt Nam đã ký kết. Điều này giúp giá sản phẩm của bạn cạnh tranh hơn rất nhiều tại thị trường đích.

• Các bước thực hiện:

+ Bước 1: Xác định đúng Form C/O: Đây là bước quan trọng nhất. Tùy thuộc vào nước nhập khẩu, bạn sẽ phải xin các form khác nhau. Ví dụ:

Form D: Xuất khẩu sang các nước ASEAN.

Form E: Xuất khẩu sang Trung Quốc.

Form AJ: Xuất khẩu sang Nhật Bản.

Form EUR.1: Xuất khẩu sang các nước châu Âu.

+ Bước 2: Chuẩn bị bộ hồ sơ xin cấp C/O: Bộ hồ sơ thường bao gồm đơn đề nghị, tờ khai C/O đã khai hoàn chỉnh, hóa đơn thương mại, vận đơn, tờ khai hải quan đã thông quan, và các chứng từ chứng minh nguồn gốc nguyên liệu.

+ Bước 3: Nộp hồ sơ: Bạn có thể nộp hồ sơ online qua hệ thống của Bộ Công Thương (ecosys.gov.vn) hoặc nộp trực tiếp tại các Phòng Quản lý XNK của Bộ Công Thương hoặc các chi nhánh của VCCI.

Hãy luôn chủ động hỏi và xác nhận lại với người mua của bạn về việc họ cần chính xác form C/O nào.

Việc xin sai form sẽ khiến chứng nhận trở nên vô giá trị, người mua không được giảm thuế, và có thể ảnh hưởng đến uy tín cũng như các đơn hàng trong tương lai.

>> Xem thêm: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O

3.4 Khai và Truyền Tờ Khai Hải Quan Điện Tử (VNACCS/VCIS)

Đây là bước tương tác trực tiếp và chính thức nhất với cơ quan Hải quan.

Mọi thông tin về lô hàng xuất khẩu của bạn phải được khai báo đầy đủ, trung thực và chính xác trên hệ thống Hải quan điện tử. Dựa trên thông tin bạn khai báo, hệ thống sẽ tự động phân luồng (Xanh, Vàng, Đỏ) để quyết định mức độ kiểm tra, ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian và chi phí thông quan.

• Các bước thực hiện:

+ Bước 1: Sử dụng phần mềm khai báo: Doanh nghiệp cần cài đặt và sử dụng các phần mềm khai báo hải quan chuyên dụng được cấp phép (ví dụ: ECUS5, CDS Live...).

+ Bước 2: Nhập liệu chính xác: Nhập tất cả các thông tin của lô hàng vào tờ khai một cách cẩn thận: thông tin người xuất/nhập khẩu, chi tiết hàng hóa, mã HS, số lượng, trọng lượng, giá trị, cảng đi/đến, thông tin phương tiện vận chuyển...

+ Bước 3: Ký số và truyền tờ khai: Sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp để ký lên tờ khai và truyền đến hệ thống của Tổng cục Hải quan.

+ Bước 4: Nhận kết quả phân luồng: Sau vài giây hoặc vài phút, hệ thống sẽ trả về kết quả phân luồng và số tờ khai.

Hãy kiểm tra lại tất cả thông tin ít nhất 3 lần trước khi bấm nút "Gửi". Kinh nghiệm cho thấy, việc sửa một tờ khai sau khi đã truyền, đặc biệt là sau khi đã được thông quan, là một "hành trình gian nan", rất phức tạp, tốn thời gian và có thể phát sinh chi phí không đáng có.

3.5 Hoàn Tất Thủ Tục Tại Cảng/Sân Bay và Thanh Lý

Đây là chặng cuối cùng tại Việt Nam để lô hàng được chính thức "xuất ngoại".

Tại sao quan trọng? Sau khi tờ khai được thông quan trên hệ thống, bạn cần hoàn tất các thủ tục vật lý tại cảng để hàng hóa được phép xếp lên tàu.

• Các bước thực hiện:

  – Dựa vào kết quả phân luồng:

+ Luồng Xanh (Miễn kiểm tra): Bạn chỉ cần in tờ khai và mang hàng ra khu vực giám sát của hải quan tại cảng để làm thủ tục xác nhận.

+ Luồng Vàng (Kiểm tra hồ sơ): Bạn cần mang bộ chứng từ gốc (Invoice, Packing List, Hợp đồng...) đến Chi cục Hải quan tại cảng để cán bộ hải quan kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.

+ Luồng Đỏ (Kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa): Đây là mức độ kiểm tra cao nhất. Hải quan sẽ kiểm tra cả hồ sơ và tiến hành mở container để kiểm tra thực tế hàng hóa bên trong.

– Thanh lý tờ khai: Sau khi hải quan chấp nhận thông quan, bạn cần mang tờ khai và mã vạch (do hãng tàu cấp) đến văn phòng giám sát của hải quan tại cảng để làm thủ tục thanh lý, xác nhận container đủ điều kiện để được xếp lên tàu.

– Mẹo từ chuyên gia: Với tư cách là một startup, đừng cố gắng tự mình làm các thủ tục "chạy tại cảng" này. Hãy hợp tác với một công ty giao nhận vận tải (Forwarder) hoặc một đại lý dịch vụ hải quan uy tín. Họ chính là "cánh tay nối dài", thay mặt bạn thực hiện các tác vụ này một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp, giúp bạn tập trung vào công việc kinh doanh chính của mình.

>> Tham khảo: Khóa học xuất nhập khẩu thực tế

4. 3 Sai Lầm Thường Gặp Khi Startup Xuất Khẩu Nông Sản Thường Mắc Phải

– Áp sai mã HS Code cho nông sản: Một sai lầm tưởng chừng nhỏ nhưng có thể dẫn đến việc áp sai chính sách mặt hàng, tính sai thuế (nếu có), và có thể bị phạt nặng vì khai báo sai.

– Coi nhẹ quy định của nước nhập khẩu: Chỉ lo làm đúng thủ tục ở Việt Nam mà quên tìm hiểu các yêu cầu của thị trường đích, đặc biệt là về dư lượng thuốc trừ sâu tối đa cho phép (MRLs), quy định về bao bì, nhãn mác.

– Chuẩn bị giấy tờ quá sát ngày tàu chạy: Nước đến chân mới nhảy, không có thời gian dự phòng để xử lý các vấn đề phát sinh như chứng từ bị sai cần làm lại, chờ kết quả kiểm dịch lâu hơn dự kiến...

5. Câu Hỏi Thường Gặp Về Thủ Tục Hải Quan Khi Xuất Khẩu Nông Sản

• Startup tự mình làm thủ tục hải quan được không hay bắt buộc phải thuê dịch vụ?

Trả lời: Về lý thuyết, bạn hoàn toàn có thể tự làm. Tuy nhiên, với người mới, việc này rất rủi ro và tốn thời gian. Lời khuyên chân thành là trong những lô hàng đầu tiên, bạn nên thuê một công ty dịch vụ hải quan hoặc forwarder uy tín. Chi phí bỏ ra hoàn toàn xứng đáng so với rủi ro và thời gian bạn phải bỏ ra nếu tự làm.

• Tổng thời gian để hoàn tất các thủ tục này mất khoảng bao lâu?

Trả lời: Nếu chuẩn bị tốt, toàn bộ quy trình từ lúc bắt đầu làm kiểm dịch đến khi thông quan có thể mất khoảng 2-3 ngày làm việc. Tuy nhiên, hãy luôn dự phòng ít nhất 4-5 ngày trước ngày tàu chạy dự kiến để đảm bảo an toàn.

• Chi phí cho các thủ tục hải quan xuất khẩu nông sản là bao nhiêu?

Trả lời: Chi phí không cố định, phụ thuộc vào loại hàng và dịch vụ bạn sử dụng. Nó thường bao gồm: phí kiểm dịch thực vật, phí cấp C/O, phí phần mềm khai báo hải quan, và phí dịch vụ của forwarder/đại lý hải quan. Hãy yêu cầu đối tác dịch vụ của bạn báo giá chi tiết các khoản này.

Thủ tục hải quan xuất khẩu nông sản tuy có nhiều bước và đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác cao độ, nhưng hoàn toàn không phải là một ngọn núi không thể vượt qua. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng, tìm hiểu cặn kẽ và tuân thủ đúng quy trình chính là chìa khóa vàng để đảm bảo các container nông sản tâm huyết của bạn có một hành trình thuận lợi, đến tay người tiêu dùng quốc tế một cách thuận lợi.

Bạn đang muốn bắt đầu con đường kinh doanh quốc tế nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Tham gia Khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất nhập khẩu để nắm vững kiến thức nền tảng, quy trình thực tế và những kinh nghiệm cần thiết để tự tin khởi nghiệp trong ngành XNK – logistics đầy tiềm năng.

Bạn còn thắc mắc hay gặp khó khăn ở bước nào trong 5 thủ tục trên? Hãy để lại câu hỏi ở phần bình luận bên dưới, chúng ta sẽ cùng nhau tháo gỡ!