Thủ Tục Thành Lập Công Ty Xuất Nhập Khẩu Cho Người Mới

Hướng dẫn chi tiết thủ tục thành lập công ty xuất nhập khẩu cho người mới: điều kiện, hồ sơ, quy trình và lưu ý thực tế khi khởi nghiệp xuất nhập khẩu.

Bạn đang muốn khởi nghiệp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Việc thành lập công ty xuất nhập khẩu là bước đầu tiên và quan trọng nhất nếu bạn muốn hợp pháp hóa hoạt động kinh doanh, mở rộng thị trường quốc tế và làm việc với đối tác nước ngoài.

Tuy nhiên, thủ tục thành lập công ty xuất nhập khẩu cho người mới không hề đơn giản nếu bạn chưa từng tiếp xúc với các quy định về đăng ký doanh nghiệp, mã số thuế, hay thủ tục hải quan.

Bài viết này Kiến thức xuất nhập khẩu sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn tự tin mở công ty xuất nhập khẩu từ đi từ điều kiện, hồ sơ, quy trình đến những lưu ý thực tế giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

1. Chuẩn Bị Nền Tảng Trước Khi Đăng Ký Thành Lập Công Ty Xuất Nhập Khẩu

Trước khi nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp xuất nhập khẩu, bạn cần dành thời gian chuẩn bị kỹ “nền móng” cho công ty. Đây là giai đoạn nhiều startup thường bỏ qua, dẫn đến các rủi ro về pháp lý, tài chính và vận hành sau này. Nếu bạn là người mới, hãy bắt đầu bằng việc xác định rõ 4 yếu tố cốt lõi dưới đây.

1.1 Vốn Điều Lệ Khi Thành Lập Công Ty Xuất Nhập Khẩu Cho Người Mới

Nhiều người thắc mắc: “Đăng ký vốn điều lệ bao nhiêu là đủ?”. Thực tế, không có con số cố định, mà phụ thuộc vào quy mô và kế hoạch kinh doanh của bạn.

• Phân biệt vốn điều lệ và vốn thực tế:

+ Vốn điều lệ: Là số tiền các thành viên hoặc cổ đông cam kết góp trong 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy đăng ký kinh doanh. Đây là cơ sở xác định trách nhiệm pháp lý và năng lực tài chính của công ty.

+ Vốn thực tế (vốn lưu động): Là khoản tiền bạn cần có để vận hành doanh nghiệp trong giai đoạn đầu – gồm chi phí thuê văn phòng, nhân sự, marketing và đặc biệt là vốn thanh toán cho các đơn hàng đầu tiên.

– Với doanh nghiệp xuất nhập khẩu mới, mức vốn điều lệ hợp lý là từ 1–2 tỷ đồng. Mức này giúp bạn dễ làm việc với ngân hàng khi mở L/C (tín dụng thư) hoặc xin bảo lãnh. Nếu vốn điều lệ quá thấp (vài chục triệu), hồ sơ của bạn có thể bị từ chối.

– Để chuẩn bị cho việc thành lập công ty bạn hãy lập bảng dự toán chi phí cho ít nhất 6 tháng đầu hoạt động. Cộng thêm vốn cho 1–2 đơn hàng đầu tiên để xác định số vốn cần thiết. Tránh đăng ký vốn chỉ mang tính hình thức, không thực tế, dẫn đến thiếu vốn ngay ở giai đoạn đầu khởi nghiệp.

1.2 Lựa Chọn Loại Hình Doanh Nghiệp Xuất Nhập Khởi: TNHH Hay Cổ Phần?

Khi thành lập công ty xuất nhập khẩu, bạn sẽ cần chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp.

– Công ty TNHH (một thành viên hoặc hai thành viên trở lên):

+ Ưu điểm: Thủ tục đơn giản, cơ cấu gọn nhẹ, dễ ra quyết định. Chủ sở hữu chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn góp.

+ Nhược điểm: Hạn chế khả năng huy động vốn (không được phát hành cổ phiếu).

– Công ty cổ phần:

+ Ưu điểm: Linh hoạt trong việc huy động vốn, có thể phát hành cổ phiếu để kêu gọi đầu tư.

+ Nhược điểm: Cơ cấu phức tạp hơn, cần tối thiểu 3 cổ đông và phải thông qua nhiều cấp quản lý khi ra quyết định.

Với người mới khởi nghiệp, nên bắt đầu bằng Công ty TNHH để dễ quản lý. Khi doanh nghiệp phát triển và cần gọi vốn lớn, bạn có thể chuyển đổi sang mô hình cổ phần sau.

1.3 Đặt Tên Công Ty Xuất Nhập Khẩu Cho Người Mới

Tên doanh nghiệp là yếu tố đầu tiên tạo ấn tượng với đối tác và khách hàng. Một cái tên chuyên nghiệp, rõ ràng giúp tăng uy tín khi làm việc với đối tác quốc tế.

Nguyên tắc khi đặt tên doanh nghiệp là:

• Tên không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký.

• Có thể kiểm tra nhanh trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

• Nên chọn tên có yếu tố tiếng Anh, dễ đọc và dễ nhớ (ví dụ: ABC Trading, XYZ Logistics, Global Sourcing).

• Tránh đặt tên quá chung chung hoặc quá dài, gây khó khăn khi sử dụng trong giao dịch quốc tế.

1.4 Đăng Ký Trụ Sở Doanh Nghiệp

Theo quy định, doanh nghiệp bắt buộc phải có địa chỉ trụ sở rõ ràng và có thật. Giúp tăng uy tín với đối tác và thuận tiện khi làm việc với cơ quan thuế, hải quan.

>> Xem thêm: Tự Xuất Khẩu Chính Ngạch Có Được Không? Cần Lưu Ý Gì?

2. Thủ Tục Và Hồ Sơ Cần Thiết Khi Đăng Ký Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu

Sau khi đã chuẩn bị xong các yếu tố nền tảng, bước tiếp theo là đăng ký ngành nghề kinh doanh xuất nhập khẩu.

Đây là phần quyết định phạm vi hoạt động của công ty. Nếu đăng ký thiếu ngành nghề, bạn sẽ phải bổ sung sau, rất mất thời gian.

2.1 Mã Ngành Kinh Doanh Cần Có

Với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu ở Việt Nam cần đăng ký các nhóm ngành chính sau:

Nhóm ngành bán buôn (Mã 46xx): Là nhóm ngành cốt lõi cho hoạt động thương mại.

– Ví dụ:

+ 4620 – Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu.

+ 4659 – Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng khác.

+ Mã ngành 4610 – Đại lý, môi giới, đấu giá hàng hóa: Bắt buộc nếu bạn làm trung gian thương mại.

+ Mã ngành 5229 – Dịch vụ hỗ trợ vận tải: Cho phép công ty cung cấp dịch vụ logistics, khai thuê hải quan, vận chuyển hàng hóa.

Lưu ý: Hãy đăng ký rộng hơn phạm vi hiện tại, bao gồm các nhóm sản phẩm có thể kinh doanh trong tương lai. Điều này giúp bạn tránh phải làm thủ tục bổ sung ngành nghề sau này.

2.2 Quyền Xuất Nhập Khẩu Và Phân Phối

– Trong hồ sơ đăng ký, bạn cần ghi rõ công ty có "Quyền xuất khẩu", "Quyền nhập khẩu" và "Quyền phân phối bán buôn" các mặt hàng đã đăng ký và không thuộc danh mục cấm.

– Đây là nội dung quan trọng để công ty được phép thực hiện đầy đủ hoạt động thương mại quốc tế.

– Một hồ sơ đầy đủ, hợp lệ ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và thuận lợi khi bắt đầu hoạt động XNK.

>> Xem thêm: 5 Thủ Tục Hải Quan Quan Trọng Khi Xuất Khẩu Nông Sản

3. Quy Trình 5 Bước Hoàn Tất Thủ Tục Thành Lập Công Ty Xuất Nhập Khẩu

– Bước 1: Soạn Thảo Hồ Sơ: Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo quy định, bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

• Điều lệ công ty.

• Danh sách thành viên (với TNHH 2TV trở lên) hoặc cổ đông (với CTCP).

• Bản sao công chứng CCCD/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật và các thành viên.

– Bước 2: Nộp Hồ Sơ:

• Cách 1 (Truyền thống): Nộp bản cứng tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở.

• Cách 2: Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin Quốc gia về Đăng ký doanh nghiệp (dichvuthongtin.dkkd.gov.vn). Cách này nhanh chóng, tiện lợi và tiết kiệm thời gian.

– Bước 3: Nhận Kết Quả: Sau 3-5 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ nhận được Giấy Chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp.

– Bước 4: Khắc Dấu và Công Bố Mẫu Dấu: Doanh nghiệp hiện nay được tự quyết định về con dấu. Sau khi khắc dấu, bạn phải công bố mẫu dấu trên Cổng thông tin Quốc gia.

– Bước 5: Công Bố Nội Dung Đăng Ký Doanh Nghiệp: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép, bạn phải công bố thông tin công ty trên Cổng thông tin Quốc gia.

>> Xem thêm: Khóa học khởi nghiệp xuất nhập khẩu

4. Hoàn Thiện Thủ Tục Thành Lập Công Ty XNK Sau Khi Có Giấy Phép Kinh Doanh

Sau khi đã có Giấy phép kinh doanh doanh nghiệp xuất nhập khẩu mới thành lập cần thực hiện thêm các thủ tục sau:

+ Mở tài khoản ngân hàng:

Bạn cần mở ít nhất 2 tài khoản: 1 tài khoản VND để giao dịch trong nước và 1 tài khoản USD để nhận và chuyển tiền quốc tế.

Hãy ưu tiên các ngân hàng lớn, mạnh về mảng thanh toán quốc tế và tài trợ thương mại, có đội ngũ nhân viên am hiểu về L/C, T/T, D/P và có thể tư vấn cho bạn.

+ Nộp thuế điện tử: Sau khi có tài khoản, bạn phải đăng ký dịch vụ nộp thuế điện tử với ngân hàng và thông báo cho cơ quan thuế. Đây là yêu cầu bắt buộc.

+ Mua Chữ Ký Số (Token) và Hóa Đơn Điện Tử

• Chữ Ký Số (Token): Đây là "con dấu điện tử" của doanh nghiệp. Nó không chỉ dùng để kê khai, nộp thuế mà còn là công cụ bắt buộc để bạn thực hiện khai báo hải quan điện tử.

• Hóa Đơn Điện Tử: Theo quy định, 100% doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử. Hãy liên hệ với các nhà cung cấp để được tư vấn và cài đặt.

+ Khai Trình Sử Dụng Lao Động và Treo Biển Hiệu Công Ty

Bạn cần treo biển công ty tại trụ sở và làm thủ tục khai trình lao động với Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội.

+ Kích Hoạt Hệ Thống Hải Quan Điện Tử (VNACCS/VCIS)

Đây là bước bắt buộc để doanh nghiệp có thể khai báo và thông quan hàng hóa. VNACCS/VCIS là hệ thống thông quan tự động của Tổng cục Hải quan, nơi thực hiện toàn bộ việc khai báo, nộp thuế và thông quan.

Nếu không đăng ký và được phê duyệt tài khoản, chữ ký số của doanh nghiệp sẽ không có hiệu lực, đồng nghĩa với việc không thể truyền tờ khai hay làm thủ tục xuất nhập khẩu.

5. Vướng Mắc Thường Gặp Khi Mở Công Ty Xuất Nhập Khẩu

- Thành lập công ty XNK có cần bằng cấp không?

Về mặt pháp lý, KHÔNG. Pháp luật không yêu cầu người đại diện pháp luật hay giám đốc phải có bằng cấp về kinh tế hay ngoại thương. Tuy nhiên, để vận hành thành công, bạn và đội ngũ của mình bắt buộc phải trang bị kiến thức chuyên sâu về: Incoterms, thanh toán quốc tế (T/T, L/C), quy trình làm thủ tục hải quan, chính sách mặt hàng, cách tính thuế XNK... Bằng cấp không quan trọng bằng kiến thức thực chiến.

- Có cần xin "Giấy phép xuất nhập khẩu" riêng không?

Trả lời: Với đa số hàng hóa thông thường (quần áo, máy móc, hàng tiêu dùng...), câu trả lời là KHÔNG. Chỉ cần Giấy chứng nhận ĐKKD có đăng ký ngành nghề và quyền XNK là đủ. Tuy nhiên, một số mặt hàng đặc thù thuộc diện quản lý chuyên ngành sẽ cần "giấy phép con", ví dụ: Giấy phép của Bộ Y tế cho thiết bị y tế, Giấy công bố của Bộ Công Thương cho hóa chất...

- Mới thành lập, nên tự làm thủ tục hải quan hay thuê dịch vụ?

Với doanh nghiệp mới, nên thuê đại lý hải quan hoặc công ty logistics uy tín trong 6–12 tháng đầu.

Điều này giúp tránh rủi ro khai sai dẫn đến bị phạt, tiết kiệm thời gian để tập trung vào bán hàng, và tối ưu chi phí nhờ kinh nghiệm xử lý nhanh của đơn vị chuyên nghiệp.

Thành lập một công ty xuất nhập khẩu đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, không chỉ dừng ở việc đăng ký pháp lý, mà còn là quá trình chuẩn bị bài bản về nhân sự, hệ thống, quy trình và kiến thức nghiệp vụ.

Với người mới, việc hiểu rõ từng bước thủ tục, nắm vững quy định hải quan, thuế, logistics và xây dựng đội ngũ phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp khởi đầu thuận lợi, giảm rủi ro và nhanh chóng đi vào hoạt động thực tế.

Nếu bạn muốn rút ngắn thời gian học hỏi và tránh những sai lầm tốn kém, hãy tham gia khóa học khởi nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu thực chiến tại Lê Ánh để được hướng dẫn chi tiết từng bước từ khi bắt đầu khởi nghiệp bởi các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành. Đây là nền tảng vững chắc để bạn tự tin đưa doanh nghiệp vươn ra thị trường quốc tế.