Document Fee Là Gì? Tìm Hiểu Phí Chứng Từ Trong Logistics

Trong quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế, Document Fee là một khoản phí quan trọng nhưng không phải ai cũng hiểu rõ. Đây là chi phí liên quan đến việc quản lý và xử lý các giấy tờ trong logistics, một phần không thể thiếu trong xuất nhập khẩu. Vậy Document Fee thực chất là gì và nó ảnh hưởng như thế nào đến chi phí vận chuyển trong logistics? Hãy cùng Kiến thức xuất nhập khẩu tìm hiểu qua bài viết này sau đây.

1. Document fee là gì?

Document Fee hay phí chứng từ là phí phát hành vận đơn, chứng từ trong logistics. Đây là khoản phí mà hãng tàu hoặc công ty logistics thu từ khách hàng để xử lý và quản lý các loại giấy tờ, chứng từ liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa. Các giấy tờ này bao gồm vận đơn (Bill of Lading), hóa đơn thương mại (Invoice), giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O, và các tài liệu khác cần thiết cho việc xuất nhập khẩu.

Trong vận tải đường biển thì Bill of Lading là chứng từ quan trọng nhất. Phí chứng từ để lập Bill of Lading gần như không thể thiếu đối với bất kỳ lô hàng hóa nào. Hàng hóa được vận chuyển qua đường biển, các hãng tàu sẽ chịu trách nhiệm lập Bill of Lading, ghi nhận thông tin như người gửi, người nhận, và lịch trình vận chuyển. Bill of Lading là chứng từ quan trọng, xác nhận rằng hãng tàu đã nhận hàng từ người xuất khẩu và cam kết vận chuyển đến người nhận.  

>> Xem thêm: Phí Handling là gì?

Các Loại Phụ Phí Trong Vận Tải Đường Biển

2. Document fee bao gồm những loại phí nào

Document fee thường bao gồm các chi phí phát sinh sau nhằm đảm bảo việc xử lý chứng từ vận chuyển được thực hiện chính xác và hiệu quả:

Phí lập vận đơn (Bill of Lading): Chi phí cho việc soạn thảo, kiểm tra và phát hành vận đơn, tài liệu quan trọng trong việc xác nhận giao dịch giữa người gửi và người nhận hàng.

Phí kiểm tra và xử lý chứng từ hải quan: Bao gồm các hoạt động liên quan đến việc chuẩn bị và nộp các tài liệu hải quan cần thiết cho quá trình thông quan hàng hóa. Đây cũng chính là phí chứng từ trong logistics.

Phí sửa đổi chứng từ (Amendment Fee): Trong trường hợp có sự thay đổi thông tin trên vận đơn hoặc chứng từ khác sau khi đã được phát hành, việc chỉnh sửa thay đổi thông tin chứng từ này sẽ phát sinh chi phí để cập nhật và điều chỉnh các giấy tờ Amendment Fee hay Document fee. Thực tế, có hai mức phí cho việc sửa đổi chứng từ này đó là thời điểm sửa đổi trước khi hàng cập cảng và sửa đổi sau khi đã khai manifest, sẽ có mức giá khác nhau.

Phí điện giao hàng (Telex Release) bao gồm chi phí cho việc xử lý điện tín và gửi thông báo đến các bên liên quan, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí vận chuyển giấy tờ cho cả hai bên.

Phí giao chứng từ (Courier fee): Chi phí cho việc chuyển phát các chứng từ vận chuyển đến các bên liên quan, bao gồm người nhận hàng, đại lý và hải quan.

Những khoản phí này có thể khác nhau tùy thuộc vào nhà vận chuyển và quy định của từng quốc gia hoặc khu vực, và tất cả đều được tính vào phí Document fee để đảm bảo rằng quá trình chứng từ được xử lý nhanh chóng và đúng quy định.

>> Xem thêm: ETD Là Gì Trong Xuất Nhập Khẩu Logistics?

3. Ai chịu trách nhiệm đóng phí Document fee

Phí DOC – Document fee hay phí chứng từ là khoản phí liên quan đến việc cung cấp và xử lý các chứng từ trong logistics, nhất là trong vận chuyển hàng hóa bằng đường biển.

Phí Document Fee (phí chứng từ) thường do người gửi hàng (shipper) hoặc người nhận hàng (consignee) chi trả, tùy thuộc vào thỏa thuận giữa các bên trong hợp đồng vận chuyển hoặc điều kiện Incoterms được áp dụng.

Ngoài ra còn có:

• Đại lý đầu nước (Forwarding agent): là bên trung gian, có trách nhiệm làm hóa đơn vận chuyển và các nghiệp vụ khác liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa và chịu Document Fee khi thực hiện các dịch vụ này cho hãng tàu.
• Đại lý hải quan, đại lý hãng hàng không hoặc nhà vận chuyển nội địa.

Quy định về việc ai sẽ đóng phí  chứng từ Document Fee phụ thuộc vào thỏa thuận ban đầu trong hợp đồng hoặc điều khoản Incoterms đã được thống nhất giữa người mua và người bán.

>> Xem nhiều: Học xuất nhập khẩu ở đâu tốt

4. Phân biệt phí DOC và phí D/O trong xuất nhập khẩu

Phí phí Document Fee hay đôi khi được viết tắt là DO nên làm mọi người nhầm lẫn với phí D/O. Cùng phân biệt hai phí này qua bảng sau:

Ngoài phí  Document Fee, phí D/O còn có các loại phụ phí khác phát sinh như:

- Phí THC: Là phụ phí xếp dỡ hàng tại cảng để đưa container từ tàu xếp lên bãi hay từ xe xếp lên tàu hoặc cũng có thể là từ xe xếp lên bãi.

- Phí CFS: Đây là phụ phí khai thác hàng lẻ, gồm chi phí cho các công việc như bốc xếp hàng từ container sang bộ phận kho, phí quản lý kho hàng,…

+ Phí DEM/DET: Đây là chi phí lưu bãi của container.

>> Xem thêm: D/O là gì? Phí D/O trong xuất nhập khẩu

Trên đây Kiến thức xuất nhập khẩu đã cung cấp chi tiết các thông tin về phí chứng từ Document Fee trong logistics. Hy vọng bài viết đã cung cấp các thông tin hữu ích tới bạn.