Gate In Là Gì? Quy Trình Và Vai Trò Trong Xuất Nhập Khẩu Logistics

Gate in đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và kiểm soát hàng hóa trong ngành xuất nhập khẩu, logistics. Đây là một bước cần thiết để đảm bảo hàng hóa được xử lý đúng quy trình từ lúc nhập vào cảng cho đến khi sẵn sàng cho việc vận chuyển quốc tế. Gate in là gì ? Quy trình và vai trò của Gate in thực hiện như thế nào? Kiến thức xuất nhập khẩu sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Gate In từ đó nắm bắt được cách thức quản lý hàng hóa hiệu quả hơn.

1. Gate in là gì?

Gate In là thuật ngữ thường dùng trong logistics, chỉ quá trình hàng hóa hoặc container, xe tải đến cổng để vào khu vực cảng, kho bãi. Đây là giai đoạn quan trọng trong quy trình vận chuyển hàng hóa, quản lý kho, có vai trò đặc biệt trong xuất nhập khẩu.

Khi một container hoặc hàng hóa đến cảng hoặc kho, trước khi được phép vào khu vực lưu trữ hoặc xử lý, cần phải hoàn tất các thủ tục như kiểm tra giấy tờ, thông quan, xác nhận lịch trình vận chuyển, kiểm tra hàng hóa và kiểm tra an ninh. Sau khi hoàn thành các bước này, container sẽ được phép "Gate In", tức là chính thức được nhập vào khu vực kho, cảng bãi chứa để chuẩn bị cho các giai đoạn tiếp theo như bốc xếp lên tàu hoặc vận chuyển nội địa.

>> Xem thêm: Quy Trình Thông Quan Hàng Hóa Xuất Nhập Khẩu

Các yếu tố liên quan đến Gate in

Để quá trình Gate in diễn ra một cách suôn sẻ và hợp lệ trong xuất nhập khẩu logistics, doanh nghiệp cần chuẩn bị và đảm bảo đầy đủ các yếu tố quan trọng sau:

Chứng từ vận chuyển như: Vận đơn (Bill of Lading), phiếu đóng gói (Packing List), hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) để xác minh tính chính xác của hàng hóa, thành phần và giá trị của hàng hóa.

Các thông tin hải quan gồm: Tờ khai hải quan, C/O, giấy phép xuất/nhập khẩu hàng hóa.

Thông tin về lịch trình vận chuyển: về số container, mã niêm phong, và lịch trình vận chuyển để quản lý quá trình bốc dỡ hàng hóa.

2. Quy trình của Gate in trong xuất nhập khẩu logistics

Quy trình Gate in của xuất nhập khẩu logistics sẽ được diễn ra theo quy trình các bước sau:

+ Ghi nhận thông tin ban đầu: Khi hàng hóa hoặc phương tiện vận chuyển đến cổng vào của cảng hoặc kho, các thông tin liên quan như loại hàng, số lượng, xuất xứ, và địa chỉ giao nhận sẽ được cập nhật vào hệ thống, cùng với các dữ liệu cần thiết khác.

+ Kiểm tra an ninh và xác minh: 
Trước khi hàng hóa được phép vào khu vực cảng hoặc kho bãi, các cơ quan liên quan sẽ tiến hành kiểm tra và xác nhận thông tin để đảm bảo mọi thứ của lô hàng đều chính xác. Quá trình này bao gồm:

Kiểm tra giấy tờ: Đối chiếu các giấy tờ đã nộp với thực tế hàng hóa để đảm bảo tính hợp lệ.

Kiểm tra hàng hóa: Xác nhận loại, số lượng, và tình trạng của hàng hóa để đảm bảo khớp với mô tả trong chứng từ vận tải.

Kiểm tra an ninh: để xác minh hàng hóa không chứa vật liệu nguy hiểm, một số hàng hóa đặc biệt có thể phải trải qua các biện pháp kiểm tra an ninh trước khi được phép vào cảng.

Kiểm tra chất lượng hàng hóa: Quá trình này đảm bảo rằng hàng hóa không bị hỏng hóc và các tiêu chí an toàn được đáp ứng.

+ Xác thực thông tin vận tải (nếu có) các thông tin vận tải như số xe tải hoặc container sẽ được xác thực để bảo đảm phù hợp với quy định vận chuyển và tài liệu đã khai báo.

+ Điều chỉnh và cập nhật tài liệu: Nếu phát hiện bất kỳ sai sót hoặc sự không khớp giữa thông tin và thực tế, quá trình "Gate In" sẽ yêu cầu sửa chữa trước khi cho phép tiếp tục.

+ Tiến hành Gate in: Sau khi hoàn thành bước kiểm tra, hàng hóa sẽ được chính thức Gate In, tức là đưa vào khu vực cảng hoặc kho bãi. Xác nhận nhập cảng, kho, tiến hành đưa hàng vào khu vực lưu trữ và bố trí vào vị trí lưu trữ phù hợp trong cảng hoặc kho bãi, chuẩn bị cho quá trình vận chuyển tiếp theo.

+ Thông báo với bên liên quan: Các bên liên quan (như chủ hàng, đơn vị vận chuyển) sẽ được thông báo về tình trạng và vị trí hàng hóa sau khi hoàn tất Gate In.

+ Lưu trữ và phân phối thông tin: Các dữ liệu liên quan đến quy trình Gate In sẽ được lưu lại trong hệ thống và chuyển tiếp đến các bộ phận như kho bãi, vận tải, và kiểm soát logistics để đảm bảo quản lý chính xác.

>> Xem thêm: Quy Trình Kiểm Tra Sau Thông Quan - Kinh Nghiệm Thực Tế

Hệ thống văn bản quy phạm về Hải quan Việt Nam

3. Để Gate in thành công cần chuẩn bị những gì?

Để quá trình Gate In diễn ra suôn sẻ trong logistics, cần đáp ứng một số điều kiện quan trọng:

Chuẩn bị đầy đủ thông tin trước: Trước khi xe hoặc hàng đến cảng hoặc kho, thông tin chi tiết về lô hàng như số lượng, trọng lượng, loại hàng và tài liệu vận tải phải được chuẩn bị và nộp đầy đủ.

Đảm bảo hàng hóa đạt tiêu chuẩn: Hàng hóa cần phải được đóng gói cẩn thận, không hư hỏng và tuân thủ các tiêu chuẩn về an toàn, vệ sinh, môi trường để đủ điều kiện vận chuyển và lưu trữ.

Tuân thủ các quy trình và quy định: Mọi quy định của kho bãi hoặc cảng phải được tuân theo, từ việc đăng ký trước đến việc kiểm tra an ninh và an toàn trước khi nhập cảng.

Thực hiện đúng hướng dẫn của kho bãi/cảng: Các quy trình cụ thể về lịch trình giao nhận, thiết bị sử dụng và thủ tục kiểm tra hàng hóa từ phía kho bãi hoặc cảng cần được thực hiện đúng theo hướng dẫn.

Quản lý giao thông hợp lý: Việc điều phối phương tiện để đảm bảo không gây ùn tắc hay va chạm là yếu tố quan trọng. Tuân thủ luật giao thông và sự chỉ dẫn của nhân viên cảng là điều cần thiết.

Phối hợp giữa các bên liên quan: Sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận như vận tải, quản lý kho, an ninh và nhà máy sẽ giúp quy trình Gate In diễn ra hiệu quả, bao gồm việc xử lý thông tin, kiểm tra và xác nhận hàng hóa.

Việc tuân thủ đúng các yêu cầu, quy định và quy trình của cảng hoặc kho là yếu tố then chốt giúp quá trình Gate In diễn ra thuận lợi.

>> Xem nhiều: Khóa học xuất nhập khẩu thực tế cho người mới bắt đầu

4. Các vấn đề phổ biến trong quá trình Gate in

Thiếu hoặc sai sót thông tin giấy tờ: Một trong những vấn đề thường gặp là thiếu các chứng từ cần thiết như vận đơn, tờ khai hải quan, hoặc các tài liệu không khớp với hàng hóa thực tế. Điều này có thể dẫn đến việc trì hoãn hoặc từ chối nhập hàng khi Gate in.

Hàng hóa không đạt chuẩn: Hàng hóa bị hư hỏng, đóng gói không chắc chắn, hoặc không tuân thủ các quy định về an toàn, vệ sinh, môi trường có thể bị từ chối cho phép Gate in vào khu vực lưu trữ hoặc cảng.

Không tuân thủ quy trình an ninh: Nếu không hoàn thành các thủ tục an ninh như kiểm tra giấy tờ, mã container, hoặc niêm phong, hàng hóa sẽ không được phép vào cổng và có thể bị giữ lại để xử lý, không Gate in được.

Trục trặc về lịch trình giao nhận: Lịch trình không rõ ràng hoặc không được đăng ký trước có thể gây ra tình trạng ùn tắc tại cổng vào, làm chậm tiến độ Gate in nhập cảng.

Sự không nhất quán trong thông tin vận tải: Thông tin về xe tải, container hoặc mã niêm phong không khớp với tài liệu khai báo có thể dẫn đến sự chậm trễ trong quá trình Gate in.

Thiếu phối hợp giữa các bên liên quan: Sự thiếu hợp tác hoặc phối hợp không chặt chẽ giữa các bộ phận như vận tải, kho bãi, bảo vệ an ninh có thể làm chậm quy trình Gate In và gây rối loạn trong việc kiểm soát hàng hóa.

Hệ thống quản lý thông tin không hiệu quả: Nếu hệ thống theo dõi hàng hóa, container hoặc quản lý thông tin không hoạt động hiệu quả, việc quản lý và theo dõi vị trí hàng hóa sẽ gặp khó khăn, dẫn đến lỗi trong việc xử lý.

Những vấn đề này đều có thể dẫn đến chậm trễ, tăng chi phí và ảnh hưởng đến toàn bộ chuỗi cung ứng trong logistics.

Gate in là một phần quan trọng trong quy trình logistics và xuất nhập khẩu, giúp quản lý hiệu quả việc nhập kho và kiểm soát hàng hóa. Việc nắm vững quy trình Gate in, chuẩn bị kỹ lưỡng các yếu tố Gate in, sẽ đảm bảo quá trình vận hành diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm thời gian và chi phí. Doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định và quy trình liên quan đến Gate in để tránh các rủi ro phát sinh, gây chậm trễ đến hoạt động Gate in hàng hóa vào kho bãi.

Hy vọng những thông tin mà Kiến thức xuất nhập khẩu đã tổng hợp trên đây đã cung cấp những kiến thức hữu ích về Gate in trong chuỗi cung ứng, giúp ích cho công việc của bạn.