Booking Note Là Gì? Những Thông Tin Cần Biết Về Booking Note

Trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, các nhà xuất nhập khẩu cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ để việc vận chuyển hàng hóa trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn. Và một trong những giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa là Booking note.

Vậy Booking note là gì? Quy trình lấy booking note ra sao và cần lưu ý những gì khi lấy? Hãy cùng Kiến Thức Xuất Nhập Khẩu tìm hiểu chi tiết về loại chứng từ này qua bài viết dưới đây.

1. Booking Note Là Gì?

Nói một cách đơn giản thì Booking note là biên lai ghi chép lại việc chủ hàng đã đặt chỗ hãng tàu để vận chuyển hàng hóa.

Booking note còn được gọi là Việc lưu khoang/ Giấy lưu cước.

Khi một công ty thuê tàu để vận chuyển hàng hóa, quy trình thuê tàu này còn được gọi là lưu khoang. Người gửi hàng (chủ hàng) và đại diện của hãng tàu sau đó làm việc cùng nhau để tạo ra một phiếu lưu khoang, được gọi là Booking note để đặt chỗ trên tàu.

»»» Học Xuất Nhập Khẩu Online Ở Đâu Tốt?

2. Booking Note Dùng Để Làm Gì?

Booking Note là một chứng từ cho biết chủ hàng đã đặt trước với một hãng tàu về việc vận chuyển hàng hóa.

3. Phân Biệt Booking Note Và Booking Confirmation

• Việc xác nhận Booking note của shipper (hãng tàu) theo kế hoạch đặt chỗ với chủ hàng chính là Booking Confirmation.
• Mỗi hãng vận chuyển có một mẫu Booking Confirmation khác nhau, nhưng bạn phải tuân theo quy tắc là lặp lại các thông tin sau trong Booking note bao gồm:
• Tên của hãng tàu, tên tàu, số chuyến vận chuyển, ký hiệu, ETD, giờ cát máng...
• Số lượng hàng hóa trên tàu, trọng lượng xếp hàng, số lượng container rỗng đã đóng gói, thời gian DET/ DEM, số điện thoại liên lạc ...

4. Những Nội Dung Và Giải Thích Thuật Ngữ Trên Booking Note

Một vài thông tin trên Booking Note:

• Booking no (số đặt chỗ)
• Vessel, voy no (Tên tàu, số chuyến)
• Ước tính thời gian của chuyến tàu, thời gian tàu đến (ETD, ETA)
• Thông tin về số lượng và loại container, số lượng hàng hóa dự kiến, thông tin về loại hàng hóa
• Tên cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, cảng chuyển tải (nếu có)
• Điểm lấy vỏ container rỗng, điểm dỡ hàng container xuống(đối với hàng FCL),
• Vị trí lưu kho và thời gian đóng gói hàng(đối với hàng LCL)
• Closing time, Shipping Instruction cut-off time, VGM cut off time
• Thông tin liên hệ của nhà vận chuyển

Giải thích một vài thuật ngữ trên Booking Note

Giờ cắt máng: Hay còn gọi là closing time. Đây là thời điểm cuối cùng hàng hóa phải được bàn giao cho cảng để cảng xếp hàng lên tàu. Khi hết thời hạn trên, bạn sẽ phải đi chuyến sau hay còn được gọi là rớt tàu. Tuy nhiên, có một số ngoại lệ đó là bởi vì thường có mối quan hệ tốt với hãng tàu nên các FWD có thể yêu cầu hãng tàu đồng ý cho chậm trễ một chút so với closing time.

VGM cut-off time: Bắt nguồn từ Công ước SOLAS, hàng hóa phải được xác nhận về số lượng bằng một tài liệu gọi là chứng từ VGM trước khi chúng có thể được xếp lên tàu. Do đó, hàng hóa được xếp phải xuất trình phiếu VGM này trước một thời gian nhất định, được gọi là VGM cut-off time (Verified Gross Mass cut-off time)

Shipping Instruction cut-off time (thời hạn nhận hướng dẫn vận chuyển): Shipping Instruction thường được gọi tắt là SI. Hãng tàu sẽ yêu cầu shipper cung cấp SI để từ đó làm BL. Nếu SI được cấp muộn, người gửi hàng có thể bị hãng tàu phạt hoặc bị rớt hàng do hãng tàu không thể cấp vận đơn.

»» Tham khảo: Lộ Trình Học Xuất Nhập Khẩu Cho Người Mới Bắt Đầu

5. Các Mẫu Booking Note

6. Cách Đọc Booking Note

Nếu có Booking note trên tay bạn nên kiểm tra kỹ các thông tin sau:

• Bên phát hành booking (Carrier)
• Số phiếu booking (Booking no)
• Tên tàu, số chuyến vận chuyển(vessel, voy no)
• Port of Receipt (POR): Cảng nhận hàng
• Port of Loading (POD): Cảng bốc dỡ hàng
• Closing time, Shipping Instruction cut-off time, VGM cut-off time
• Ngày ETD (thời gian dự kiến tàu xuất phát)/ETA (thời gian dự kiến tàu đến nơi).
• Thông tin cảng bốc hàng (Port of Loading)
• Transship Port – Cảng chuyển tải (nếu có)
• Port Of Discharge (Cảng dỡ hàng)
• Final Destination (Cảng giao hàng cuối cùng)
• COC/SOC
• Shipper (Người gửi hàng)
• Service Type/Mode – Phương thức giao nhận hàng hóa (đối với hàng nguyên FCL) Hay Stuffing Place (Nơi đóng hàng) đối với hàng lẻ LCL
• Commodity – Tên hàng hóa
• Qty/Type – Thông tin về container (Số container, loại container)
• Thông tin liên hệ với người làm booking của hàng tàu.
• Payment Term: Phương thức thanh toán cước (trả trước hoặc trả sau)
• Partial Load – Bốc hàng từng phần

7. Quy Trình Lấy Booking Note

Bước 1: Sau khi chốt lịch trình, người gửi hàng hoặc công ty vận chuyển sẽ cung cấp các thông tin của lô hàng như cảng đi, cảng đến, số lượng, loại container, ngày khởi hành dự kiến, yêu cầu địa điểm cấp container rỗng - hạ cont, free time cảng đi cảng đến để gửi yêu cầu lấy booking

Bước 2: Hãng tàu xác nhận kiểm tra địa điểm và gửi Booking Confirmation cho chủ hàng hoặc FWD.

Bước 3: Chỉ cần lấy cont rỗng về đóng hàng sau khi chủ hàng và hãng tàu đã nhất trí

8. Những Lưu Ý Khi Lấy Booking Note

Chủ hàng nên đưa ra quyết định dựa trên tình trạng sản xuất của hàng hóa (hàng đã hoàn thành hay chưa), phương thức/ yêu cầu của hãng vận tải nội địa, thời gian cut off CY, thời gian lấy container rỗng và địa điểm trả hàng ở CY. Tính toán thời gian đặt trước hợp lý (Lưu ý: Chỉ có thể mang container rỗng vào kho để đóng gói khi có booking).

Xem thêm: CY là gì ? Tìm hiểu về CY và CFS khác nhau như thế nào?

Nên chủ động về thời gian tàu chạy để đảm bảo hoàn thành các thủ tục xuất khẩu và hàng hóa được bốc dỡ sớm. Trên thực tế, việc bạn bị lỡ chuyến tàu, chuyến tàu bị hủy vì sản phẩm chưa đến, hoặc bạn không đến kịp giờ cắt máng.

Hiện tại, hầu hết các hãng vận chuyển đều phát hành booking điện tử, yêu cầu chủ hàng phải gửi thông tin lô hàng đến hệ thống của hãng tàu hoặc nhờ FWD. Trong vòng 1 - 2 giờ sau khi gửi thông tin, hãng tàu sẽ phát hành booking cho chủ hàng.

Booking confirmation không phải là hợp đồng thuê tàu. Do vậy Người thuê tàu có quyền hủy booking mà không phải chịu trách nhiệm và chi phí của hãng tàu. Hãng tàu cũng có quyền hủy booking vì một số lý do như: tàu chở quá tải, mớn nước quá mức, tàu không thể khởi hành, v.v. mà không phải chịu trách nhiệm và chi phí với người thuê tàu

Xem thêm:

• CFR Là Gì? Giá CFR Là Gì ? Tìm Hiểu Điều Kiện CFR Incoterms 2020
• Phí ENS Là Phí Gì Trong Xuất Nhập Khẩu?
• Phiếu EIR Là Gì ? Tất Tần Tật Thông Tin Cần Biết Về Phiếu EIR
• Trung Tâm Phân Phối Là Gì ? Các Trung Tâm Phân Phối Ở Việt Nam
• Hàng Siêu Trường Siêu Trọng – Những Kiến Thức Cần Biết

Hy vọng những chia sẻ về các kiến thức liên quan đến booking note, về chức năng, quy trình và mẫu booking note mà Kiến Thức Xuất Nhập Khẩu chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về loại chứng từ này.

Nếu bạn còn thắc mắc về nghiệp vụ xuất nhập khẩu - logistics và cần tư vấn về khóa học xuất nhập khẩu, hãy để lại bình luận bên dưới, chúng tôi rất sẵn lòng giải đáp.