Nhân Viên Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu Là Làm Gì?

Những năm gần đây, cùng với sự bùng nổ của ngành Xuất nhập khẩu và Logistics, nhu cầu về nhân sự Kinh doanh Xuất nhập khẩu luôn ở mức độ cao, mở ra rất nhiều cơ hội việc làm cho những người theo học Logistics. Nhưng công việc của Nhân viên kinh doanh Xuất nhập khẩu là làm gì? Bài viết này Kiến thức Xuất nhập khẩu sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những nhiệm vụ cũng như các kỹ năng cần thiết để trở thành một nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu thành công, mở ra cánh cửa cơ hội nghề nghiệp trong một ngành đầy tiềm năng nhưng cũng không kém phần thách thức.

1. Nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu là gì?

Nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu là người chịu trách nhiệm giám sát các hồ sơ liên quan đến quá trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hoàn thiện các thủ tục hải quan để doanh nghiệp có thể xuất hoặc nhập khẩu hàng hóa với mức giá và số lượng khác nhau.
Tùy thuộc vào ngành nghề cụ thể, vai trò của nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu có thể đa dạng và linh hoạt.

Thông thường, họ sẽ chịu trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp và đối tác phân phối cả trong và ngoài nước, thương lượng với đối tác, và phát triển khách hàng tiềm năng. Bên cạnh đó, họ cần tiến hành thảo luận và đàm phán để thiết lập các mối quan hệ cũng như ký kết hợp đồng kinh doanh.

Dựa trên nhu cầu của khách hàng hoặc mục tiêu của doanh nghiệp, nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu cần tìm ra các giải pháp phù hợp để thực hiện các giao dịch xuất nhập hàng hóa và duy trì quan hệ với đối tác, góp phần mở rộng thị trường cho doanh nghiệp.

Sales Logistics được phân chia thành 4 nhóm:

• Sales FCL - Full Container Load: Đảm nhận việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng có nhu cầu thuê trọn container để vận chuyển hàng hóa mà không kết hợp với hàng của các khách hàng khác.
• Sales LCL - Less than Container Load: Chịu trách nhiệm gom hàng từ nhiều khách hàng khác nhau cho đến khi đầy một container, sau đó tiến hành các thủ tục vận chuyển.
• Sales Overseas: Còn được gọi là Sales Agent, có vai trò quảng bá dịch vụ logistics của công ty đến các đối tác ở nước ngoài, nhằm thuyết phục họ hợp tác với công ty như một đại lý xử lý các lô hàng xuất nhập khẩu từ/đến Việt Nam.
• Sales Logistics Staff: Tập trung vào việc kinh doanh cước vận tải và các dịch vụ bổ sung khác, tương tự với vị trí Sales Freight Forwarder, đóng vai trò là trung gian nhận hàng từ chủ hàng.

>>> Xem thêm: Học xuất nhập khẩu ở đâu tốt nhất Hà Nội và TPHCM

2. Nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu là làm gì? 

- Tìm kiếm nguồn khách hàng để phát triển mạng lưới và ký hợp đồng: Đối với ngành xuất nhập khẩu, phân khúc khách hàng rất đa dạng với nguồn khách có cả trong và ngoài nước. Bạn phải thể hiện năng lực bản thân thông qua các kỹ năng đàm phán, thương lượng và tiến hành ký kết hợp đồng. 

- Sales Logistics sẽ tìm kiếm khách hàng thông qua nhiều kênh khác nhau như quảng cáo trên Facebook, website giới thiệu dịch vụ, mạng xã hội, và các nền tảng truyền thông khác. Bên cạnh đó, việc chạy quảng cáo, tối ưu hóa website, và truyền thông qua các video ngắn cũng là những phương pháp phổ biến để tiếp cận và thu hút khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp.

- Làm việc với đối tác và nhà phân phối: Khi hoàn tất ký kết hợp đồng, nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu bắt đầu làm việc với các đối tác. Họ là các nhà phân phối có chất lượng dịch vụ tốt, giá thành phải chăng, phù hợp với từng mặt hàng xuất nhập khẩu. 

- Hợp tác với các nhà vận chuyển: Nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu cần tương tác chặt chẽ với các đơn vị vận chuyển để quản lý thông tin vận chuyển và hỗ trợ xử lý các thủ tục hoàn hàng khi cần. Để thành công, bạn nên chọn và duy trì mối quan hệ lâu dài với các đối tác vận chuyển đáng tin cậy, từ đó đảm bảo mức giá hợp lý và tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm đối tác mới.

- Chăm sóc khách hàng: Việc duy trì liên lạc, tư vấn, và hỗ trợ sau lần hợp tác đầu tiên là vô cùng quan trọng để xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng. Một dịch vụ chăm sóc khách hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp có được những khách hàng trung thành. Để đạt được điều này, doanh nghiệp cần không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ và sản phẩm nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người tiêu dùng. Đồng thời, nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu cần thường xuyên trao đổi với khách hàng, lắng nghe và ghi nhận phản hồi để cải tiến dịch vụ, tối ưu hóa quy trình, hỗ trợ khách hàng trải nghiệm các sản phẩm mới, và cung cấp các dịch vụ hậu mãi, bảo hành sau khi sử dụng.

- Hoàn tất các thủ tục xuất nhập khẩu: Sales Logistics cần chuẩn bị một số giấy tờ và hỗ trợ thực hiện các thủ tục cần có như hợp đồng mua bán, chứng từ vận chuyển, các thủ tục giao nhận,... Bạn cần theo sát quá trình vận chuyển hàng hóa, bảo đảm thực hiện đúng tiến độ, đạt chất lượng và đúng thời gian khách hàng yêu cầu. Ngoài ra, nếu có sự cố xảy ra với lô hàng, bạn có thể nhanh chóng xử lý để tránh ảnh hưởng đến quá trình vận chuyển.

- Lập kế hoạch kinh doanh: Bạn cần thực hiện nghiên cứu về các khách hàng tiềm năng, đánh giá các điểm mạnh và yếu của đối thủ cạnh tranh, và theo dõi các quy định pháp luật hiện hành liên quan đến lĩnh vực xuất nhập khẩu. Việc này giúp bạn xây dựng kế hoạch kinh doanh chính xác, tối ưu hóa doanh thu cho doanh nghiệp. Bạn cũng cần đánh giá tình hình và nhu cầu sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp để từ đó phát triển chiến lược tăng lợi nhuận và mở rộng thị trường.

- Hỗ trợ nhóm hậu cần: Sales Logistics sẽ phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác để đảm bảo các đơn hàng đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng, được xuất nhập khẩu đúng thời hạn và bảo đảm tất cả lô hàng đến nơi an toàn và nguyên vẹn.

3. Các kỹ năng cần thiết đối với Nhân viên kinh doanh Xuất nhập khẩu

- Kỹ năng giao tiếp: Do tính chất công việc yêu cầu liên tục trao đổi và đàm phán  với đối tác, nhà cung cấp và khách hàng, bạn cần khả năng giao tiếp khéo léo để đảm bảo sự thuận lợi trong công việc và ký kết được nhiều hợp đồng.- Kỹ năng sắp xếp công việc: 

Hàng ngày, bạn sẽ xử lý nhiều công việc liên quan đến hàng hóa. Việc quản lý thời gian và tổ chức công việc một cách hiệu quả sẽ giúp bạn ưu tiên các công việc chính, tiết kiệm thời gian mà vẫn đảm bảo tiến độ công việc.

- Kỹ năng tìm kiếm và tổng hợp thông tin: Kỹ năng này hỗ trợ bạn hiểu rõ hơn về doanh nghiệp, đối tác, khách hàng và thị trường. Thông qua việc nắm bắt các thông tin quan trọng, bạn có thể tối ưu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận, góp phần vào sự mở rộng và phát triển của doanh nghiệp.

- Khả năng lập kế hoạch và chiến lược: Sau khi hiểu rõ đối thủ cạnh tranh, mục tiêu của doanh nghiệp, và thông tin về đối tác, bạn cần kỹ năng lập kế hoạch chi tiết để tránh các sai sót. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp vận hành ổn định và phát triển bền vững.

- Các kỹ năng khác: Ngoài ra, bạn cũng cần có kỹ năng quản lý kho bãi, quản lý thời gian, khả năng điều phối công việc, và đàm phán với nhà cung cấp. Những kỹ năng này sẽ giúp bạn tối ưu hóa các công việc hàng ngày.

Ngoài các kỹ năng nêu trên, để trở thành một nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu, bạn cần trang bị thêm kiến thức và bằng cấp liên quan, bao gồm:

- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành xuất nhập khẩu hoặc các lĩnh vực liên quan như thương mại quốc tế, quan hệ quốc tế, Logistic, hải quan, v.v.

- Có kiến thức chuyên môn về xuất nhập khẩu, bao gồm hiểu biết về quy trình, quy định, thủ tục xuất nhập khẩu, các phương thức thanh toán quốc tế và các loại chứng từ cần thiết.

- Am hiểu luật pháp về xuất nhập khẩu và các quy định liên quan.

- Thành thạo tiếng Anh và biết sử dụng thêm các ngôn ngữ khác sẽ là một lợi thế lớn.

- Có khả năng sử dụng các phần mềm tin học văn phòng, phần mềm quản lý doanh nghiệp.

4. Cơ Hội Nghề Nghiệp Và Thách Thức

Cơ hội nghề nghiệp cho Nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu:

Với sự mở rộng và phát triển nhanh chóng của thị trường vận tải đa phương thức, nhu cầu về nhân sự trong ngành xuất nhập khẩu – logistics đã tăng mạnh, nhưng nguồn lực chuyên môn vẫn chưa đáp ứng đủ. Sau dịch covid, kinh tế toàn cầu cần phục hồi, khiến ngành xuất nhập khẩu ngày càng trở nên quan trọng và chiếm ưu thế trong nhiều lĩnh vực với sự đa dạng về sản phẩm và dịch vụ. Vì vậy, những cơ hội việc làm trong lĩnh vực này đang rất rộng mở cho những bạn quan tâm đến vị trí này.

- Thăng tiến trong ngành logistics: Đây là một ngành nghề có tỷ lệ tăng trưởng cao trong tương lai. Bạn sẽ có nhiều cơ hội để học tập và tích lũy nhiều kinh nghiệm từ khách hàng, đối tác trong và ngoài nước. Với kinh nghiệm và kỹ năng phát triển, bạn có thể thăng tiến lên các vị trí quản lý như Trưởng phòng Kinh doanh, Giám đốc Logistics, hoặc Quản lý Vận tải quốc tế.

- Làm việc cho các tập đoàn đa quốc gia: Cơ hội làm việc cho các công ty quốc tế lớn sẽ giúp bạn mở rộng các mối quan hệ; xây dựng và phát triển mạng lưới với đối tác toàn cầu, tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ hội hợp tác và kinh doanh mới.

- Khởi nghiệp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu: Với kiến thức và kinh nghiệm tích lũy, nhân viên có thể tự tin mở doanh nghiệp riêng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, khai thác các thị trường ngách và phát triển mô hình kinh doanh độc đáo.

Những thách thức đối với Nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu:

- Hiểu biết về quy định quốc tế: Các quy định, luật lệ về thương mại quốc tế thường xuyên thay đổi và khác biệt giữa các quốc gia, đòi hỏi bạn phải liên tục cập nhật xu hướng thị trường, luôn nắm bắt những thay đổi mới nhất trong ngành.- Nâng cao trình độ giao tiếp: 

Làm việc với đối tác từ nhiều quốc gia khác nhau đòi hỏi nhân viên phải có kỹ năng giao tiếp tốt và hiểu biết về văn hóa để tránh hiểu lầm và xây dựng mối quan hệ kinh doanh vững chắc.

- Quản lý rủi ro: Rủi ro trong xuất nhập khẩu có thể đến từ nhiều yếu tố như thay đổi tỷ giá, bất ổn chính trị, hoặc sự cố trong quá trình vận chuyển. Nhân viên cần có khả năng dự đoán và xử lý các rủi ro này một cách hiệu quả.

- Cạnh tranh gay gắt: Ngành xuất nhập khẩu là một lĩnh vực có mức độ cạnh tranh cao và áp lực công việc, yêu cầu nhân viên phải không ngừng nâng cao kỹ năng bán hàng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng để đảm bảo thành công. 

- Quản lý thời gian và lịch trình: Vì tính chất công việc liên quan đến nhiều múi giờ khác nhau, nhân viên cần biết cách quản lý thời gian một cách hiệu quả để đảm bảo tiến độ công việc.

Nhìn chung công việc của một nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu có nhiều điểm tương đồng với các vị trí kinh doanh khác. Tuy nhiên, vì tính chất môi trường quốc tế hóa của ngành, yêu cầu về kỹ năng và kiến thức chuyên môn đối với Sales Logistics thường cao hơn. Hy vọng qua bài viết này của Kiến thức Xuất nhập khẩu, bạn đã có thể giải đáp được thắc mắc Nhân viên kinh doanh Xuất nhập khẩu là làm gì? Chúc bạn đạt được những lựa chọn nghề nghiệp phù hợp nhất, có cơ hội trải nghiệm và làm việc trong một môi trường tích cực trong tương lai!

>>> Tham khảo: Lộ trình học xuất nhập khẩu cho người chưa biết gì