Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu

Chứng từ xuất nhập khẩu là một phần không thể thiếu trong hoạt động xuất nhập khẩu - logistics, đóng vai trò quyết định về tất cả việc liên quan đến mua bán, vận chuyển, thanh toán,... Vì thế bạn cần nắm rõ Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu để thực hiện.

1.Chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Tùy vào vào điều kiện mua bán hàng hóa quốc tế, các bên cần chịu trách nhiệm và chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu khác nhau. Một số chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng thường gặp bao gồm:

a.Hợp đồng mua bán (Contract of purchase and sale of goods)

Đây là chứng từ trong thanh toán quốc tế quan trọng nhất khi hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế được ký kết bởi người mua và người bán sau khi kết thúc quá trình trao đổi , thương lượng và đàm phán trong một khoảng thời gian và địa điểm xác định.

Chủ thể của hợp đồng thường là các tổ chức (doanh nghiệp) có tư cách pháp nhân rõ ràng. Hợp đồng nhằm xác định rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên trong một giao dịch mua bán.

>>>>>> Xem thêm: Surrendered bill of lading là gì?

b. Hóa đơn thương mại (Commercial invoice):

Là chứng từ cơ bản của khâu công tác thanh toán. Nó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hoá đơn. Hoá đơn nói rõ đặc điểm hàng hoá, đơn giá và tổng trị giá của hàng hoá ; điều kiện cơ sở giao hàng; phương thức thanh toán; phương thức chuyên chở hàng.

Hoá đơn thường được lập làm nhiều bản và được dùng trong nhiều việc khác nhau: hoá đơn được xuất trình chẳng những cho ngân hàng để đòi tiền hàng mà còn cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm khi mua bảo hiểm hàng hoá cho cơ quan quản lý ngoại hối của nước nhập khẩu để xin cấp ngoại tệ, cho hải quan để tính tiền thuế.

c. Phiếu đóng gói (Packing list)

Là bảng kê khai tất cả các hàng hóa đựng trong một kiện hàng (hòm, hộp, Container).v.v… Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi được để trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì.

Phiếu đóng gói ngoài dạng thông thường, có thể là phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list) nếu nó có tiêu đề như vậy và nội dung tương đối chi tiết hoặc là phiếu đóng gói trung lập (Neutral packing list) nếu nội dung của nó không chỉ ra tên người bán. Cũng có khi, người ta còn phát hành loại phiếu đóng gói kiêm bản kê trọng lượng (Packing and Weight list)

d.Vận đơn (Bill of lading):

Đây là chứng từ được lập bởi đơn vị vận chuyển nhằm xác định quyền sở hữu đối với hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển, ngoài ra nó còn được coi là một hợp đồng vận chuyển nhằm xác định quyền lợi và nghĩa vụ giữa nhà vận chuyển và người XNK.

e.Tờ khai hải quan:

Sau khi hàng cập cảng nhà nhập khẩu thì nhà NK tiến hành làm thủ tục khai báo hải quan và các thủ tục khác để nhận hàng (các bạn tham khảo bài viết quy trình khai báo hải quan)

Một bộ chứng từ trong thanh toán quốc tế thì cần phải có tờ khai như là điều kiện bắt buộc, bởi nó xác định được chính xác số tiền cần thanh toán cũng như chứng minh nhà nhập khẩu thực sự nhập khẩu một lô hàng. Dĩ nhiên ở góc đọ quản lý nhà nước thì quốc gia cần tránh việc chuyển tiền ra nước ngoài với mục đích khác….

Ngoài ra một số chứng nhận khác như:

f. Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality)

Là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với các điều khoản của hợp đồng. Nếu hợp đồng không quy định gì khác, giấy chứng nhận phẩm chất có thể do xưởng hoặc xí nghiệp sản xuất hàng hoá, cũng có thể do cơ quan kiểm nghiệm (hoặc giám định) hàng xuất khẩu cấp.

Trong số các giấy chứng nhận phẩm chất, người ta phân biệt giấy chứng nhận phẩm chất thông thường và giấy chứng nhận phẩm chất cuối cùng (Final certificate). Giấy chứng nhận phẩm chất cuối cùng có tác dụng khẳng định kết quả việc kiểm tra phẩm chất ở một địa điểm nào đó do hai bên thỏa thuận.

g. Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of quantity)

Là chứng từ xác nhận số lượng của hàng hoá thực giao. Chứng từ này được dùng nhiều trong trường hợp hàng hoá mua bán là những hàng tính bằng số lượng (cái, chiếc) như: chè gói, thuốc lá đóng bao, rượu chai v.v… Giấy này có thể do công ty giám định cấp. thông tư hướng dẫn hàng bán bị trả lại

h. Giấy chứng nhận trọng lượng (Certificate of quantity)

Là chứng từ xác nhận số lượng của hàng hoá thực giao, thường được dùng trong mua bán những hàng mà trị giá tính trên cơ sở trọng lượng.

2.Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan

Khi thực hiện quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu, bạn có thể tham khảo quy trình dưới đây:

a. Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa

Trước khi làm thủ tục hải quan để xuất hoặc nhập khẩu hàng hóa, bạn cần chuẩn bị trước các loại chứng từ (đã được nêu bên trên) bằng cách in các mẫu đơn, điền đầy đủ thông tin (có thể điền trực tiếp trên máy trước khi in ra).

Có một điều lưu ý là khi điền thông tin, bạn nên kiểm tra kỹ, chỉnh sửa những chỗ chưa hợp lý về hình thức, lỗi đánh máy, font chữ,… để văn bản thực thi và có giá trị với pháp luật.

Có một cách làm thuận tiện hơn rất nhiều khi bạn không cần phải in ra và gửi chuyển phát gây phát sinh chi phí không cần thiết, đó là gửi các chứng từ, thông tin cần thiết đến nơi nhận bằng hình thức trực tuyến. Để có thể gửi trực tuyến, đơn vị của bạn cần phải đăng ký và mua chữ ký số.

Tuy nhiên, việc mua chữ ký số đôi khi khá rườm rà và gây mất nhiều thời gian, do đó, nếu không muốn gặp rắc rối về loại chữ ký này, bạn có thể sử dụng dịch vụ thủ tục hải quan hoặc xuất nhập khẩu trọn gói. Các dịch vụ này thường sẽ đăng ký miễn phí và nhanh chóng cho bạn.

b. Cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS

Bạn có thể cài đặt phần mềm khai báo hải quan của các công ty công nghệ nổi tiếng tại Việt Nam như Công ty TNHH Hệ thống thông tin FPS FPT, Công ty TNHH phát triển Công nghệ Thái Sơn, Công ty Cổ phần TS24,…

c. Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Nếu hàng hóa của bạn cần phải kiểm tra chuyên ngành, bạn cần làm hồ sơ và khai báo với cơ quan kiểm tra theo quy định. Ngược lại, bạn có thể bỏ qua bước này.

d. Khai và truyền tờ khai hải quan

Bạn sử dụng phần mềm khai hải quan đã cài đặt, nhập các thông tin và số liệu của lô hàng. Sau đó, bạn xem hướng dẫn cách lên tờ khai của Công ty cung cấp phần mềm để thực hiện.

e. Lấy lệnh giao hàng

Là loại chứng từ mà công ty vận chuyển phát hành để lưu giữ hàng hóa và giao hàng cho người nhận. Đây là chứng từ quan trọng để làm thủ tục ở cảng khi kiểm hóa, chuyển hàng và lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành.

f. Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

Trước khi đến hải quan, bạn cần lưu ý xem tờ khai luồng xanh, tờ khai luồng vàng hay tờ khai luồng đỏ, để thực hiện đúng thủ tục hải quan theo quy định.

Tờ khai luồng xanh là loại tờ khai hệ thống đã thông quan, cần nộp thuế và đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục.

Tờ khai luồng vàng là tờ khai hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy.

Tờ khai luồng đỏ là tờ khai hải quan kiểm tra bộ hồ sơ giấy, sau đó kiểm tra hàng hóa thực tế.

g. Làm thủ tục tại Chi cục Hải quan

Việc làm các thủ tục khai báo hải quan vô cùng phức tạp và tốn nhiều thời gian, do đó, để tiết kiệm, bạn có thể nhờ các dịch vụ khai báo hải quan hoặc xuất nhập khẩu để thực hiện – vừa tiết kiệm chi phí và các thủ tục hoàn thiện nhanh chóng.

Mong rằng bài viết này của Kiến thức xuất nhập khẩu đã giúp bạn hiểu hơn về quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu. Nếu bạn còn thắc mắc về nghiệp vụ xuất nhập khẩu và cần tư vấn về các khóa học xuất nhập khẩu ở đâu tốt, hãy để lại bình luận bên dưới, chúng tôi rất sẵn lòng giải đáp.