Nhân Viên Mua Hàng Làm Gì? Cần Biết Gì? Kỹ Năng Cần Thiết?

Nhân viên mua hàng làm gì ? Vị trí nhân viên mua hàng rất quan trọng đối với các công ty sản xuất, đặc biệt đối với các công ty xuất nhập khẩu. Nhân viên mua hàng đòi hỏi làm việc theo một quy trình hiệu quả, chặt chẽ, để đảm bảo nguồn nguyên liệu đầu vào chất lượng, với chi phí tối ưu, ảnh hưởng lớn tới hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy nhân viên mua hàng cần biết gì, yêu cầu những kỹ năng cần thiết nào, hãy cùng Kiến thức xuất nhập khẩu tìm hiểu chi tiết.

1. Nhân viên mua hàng làm gì?

Nhân viên mua hàng quốc tế hay Purchasing Officer, nhân viên thu mua là người thực hiện lên kế hoạch, tổ chức việc tìm kiếm nhà cung cấp nguyên vật liệu, sản phẩm, dịch vụ đầu vào cho công ty, thực hiện đàm phán để được giá thành tốt nhất, đảm bảo nguyên liệu đầu vào chất lượng, luôn ổn định lượng hàng tồn kho giúp cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục.

Nhân viên mua hàng cũng là người thực hiện các phần việc liên quan đến thủ tục pháp lý, ký kết hợp đồng, theo dõi quá trình vận chuyển đơn hàng, là người trực tiếp làm việc với nhà cung cấp, cần tìm nhà cung cấp uy tín, chất lượng, cung cấp sản phẩm chất lượng, đủ số lượng, giá tốt, đóng vai trò quan trọng cho việc tối ưu hóa lợi nhuận của doanh nghiệp. Vì thế có rất nhiều doanh nghiệp sẵn sàng trả mức lương cao để chiêu mộ nhân tài cho vị trí nhân viên thu mua này.

Các công việc chính của một nhân viên mua hàng xuất nhập khẩu - Purchasing Officer

- Lập kế hoạch mua hàng

Nhân viên mua hàng cần thu thập yêu cầu từ các bộ phận liên quan trong công ty như bộ phận kho, sản xuất, kinh doanh về các mặt hàng cần mua.
Lên kế hoạch chi tiết về loại hàng hóa, số lượng, chất lượng, và thời gian cần hàng, ngân sách cho từng hạng mục.

- Tìm kiếm và chọn lựa nhà cung cấp phù hợp

Nhân viên mua hàng cần nghiên cứu thị trường, chọn ra các nhà cung cấp tiềm năng, uy tín, đáp ứng các tiêu chí của công ty về chất lượng và giá cả.

Lập bảng so sánh báo giá của các nhà cung cấp và đánh giá dựa trên các tiêu chí giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng và dịch vụ hậu mãi và lưu trữ lại các thông tin của các doanh nghiệp này. Từ đó lựa chọn ra nhà cung cấp phù hợp nhất theo yêu cầu mua hàng của công ty

Cùng với đó, nhân viên mua hàng cũng luôn quan sát, đánh giá biến động về giá cả, cập nhật giá cả thực tế từ các nhà cung cấp để có các kế hoạch hợp tác thêm với nhà cung cấp khác, hoặc thay đổi nhà cung cấp trong những trường hợp khác trong tương lai.

>> Xem thêm: Kinh Nghiệm Của Nhân Viên Thu Mua - Những Kỹ Năng Cần Thiết

- Tiến hành thu mua

Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp với các tiêu chí của công ty, nhân viên thu mua thực hiện liên hệ với nhà cung cấp, đàm phán mua nguyên vật liệu, sản phẩm, dịch vụ.

Nhân viên mua hàng quốc tế tiến hành liên lạc với nhà cung cấp qua email, gọi điện, hoặc gặp trực tiếp, sử dụng tiếng Anh và các ngôn ngữ khác nếu cần. Phối hợp với các bên vận tải và đơn vị làm thủ tục giấy tờ liên quan tùy theo loại hàng.

Lên kế hoạch đóng gói và vận chuyển hàng hóa phù hợp theo kế hoạch đã đề ra.

Thực hiện đàm phán và ký hợp đồng: Thỏa thuận với nhà cung cấp đảm bảo đúng yêu cầu và ký hợp đồng dựa trên nguyên tắc đôi bên cùng có lợi. Lựa chọn hình thức thanh toán quốc tế như L/C, T/T phù hợp.

Hỗ trợ các phòng ban và các bên về thủ tục, giấy phép cần thiết, phối hợp thông quan hàng hóa với đơn vị logistics.

- Theo dõi và quản lý đơn hàng

Nhân viên mua hàng luôn theo dõi, kiểm tra xem nhà cung cấp có tuân thủ cam kết về thời gian và số lượng hay không, có đảm bảo cung ứng đủ hàng hóa theo số lượng, chất lượng đã cam kết khi giao hàng.

Phối hợp với các bên liên quan để xử lý phát sinh trong quá trình giao hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhát.

- Kiểm soát hàng tồn kho: Theo dõi và đảm bảo số lượng hàng hóa tồn kho phù hợp với nhu cầu, tránh tình trạng thiếu hoặc dư thừa.

- Quản lý hồ sơ nhập khẩu: khi đã thực hiện thu mua xong đơn hàng, nhân viên mua hàng cần lưu trữ và tổ chức các tài liệu như hợp đồng, hóa đơn, chứng từ và giấy phép nhập khẩu để dễ dàng truy xuất.

- Phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp: Duy trì hợp tác lâu dài với nhà cung cấp quốc tế, thường xuyên trao đổi để đảm bảo thông tin sản phẩm, giá cả và tiến độ giao hàng.

- Xử lý thanh toán và khiếu nại, tranh chấp nếu xảy ra để bảo vệ lợi ích của công ty.

- Báo cáo công việc với cấp trên, đề xuất giải pháp khi cần để tối ưu hóa chi phí cho công ty.

Trên đây là các công việc chung của một nhân viên mua hàng xuất nhập khẩu, tùy vào từng công ty, từng ngành nghề sẽ phát sinh, thay đổi một số công việc liên quan.

>> Xem thêm:  Học khóa học mua hàng quốc tế ở đâu tốt

2. Những kỹ năng cần có của nhân viên mua hàng

Kỹ năng nghiên cứu thị trường

Kỹ năng nghiên cứu và phân tích thị trường là công cụ quan trọng giúp nhân viên mua hàng hiểu rõ hơn về các xu hướng và tình hình thị trường. Bằng cách nắm vững thông tin về sản phẩm, dịch vụ, giá cả, đối thủ cạnh tranh và nhu cầu khách hàng, họ có thể đưa ra các quyết định mua sắm chính xác, phù hợp với chiến lược của công ty. Đồng thời, kỹ năng này còn hỗ trợ nhân viên trong việc tìm kiếm nguồn cung cấp uy tín, chất lượng, cũng như đàm phán giá cả hiệu quả, giúp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quy trình mua hàng.

Kỹ năng đàm phán

Đàm phán là kỹ năng không thể thiếu đối với nhân viên mua hàng, giúp họ trình bày và thương thảo các điều kiện một cách rõ ràng, thuyết phục. Nhờ vào khả năng đàm phán linh hoạt, họ có thể đạt được các thỏa thuận có lợi cho công ty và xây dựng mối quan hệ bền vững với các nhà cung cấp. Kỹ năng này không chỉ tạo niềm tin mà còn góp phần duy trì sự hợp tác lâu dài, nâng cao hiệu quả trong chuỗi cung ứng.

Kỹ năng giao tiếp và xây dựng mối quan hệ

Nhân viên thu mua cần giao tiếp khéo léo để thương lượng những điều khoản về giá cả và chính sách ưu đãi từ nhà cung cấp có lợi nhất cho công ty. Đồng thời xây dựng mối quan hệ tích cực với các bộ phận nội bộ và đối tác liên quan khác trong quá trình thực hiện thu mua đơn hàng sẽ giúp công việc suôn sẻ hơn nhờ sự hỗ trợ từ nhiều phía.

Kỹ năng phân tích và ra quyết định

Khả năng phân tích thông tin tốt giúp nhân viên mua hàng đánh giá và chọn nhà cung cấp phù hợp nhất. Quyết định đúng đắn cần dựa trên giá cả, chất lượng và mục tiêu chiến lược của công ty, góp phần đảm bảo hiệu quả và thành công cho hoạt động thu mua.

Kỹ năng nghiệp vụ cần thiết của một nhân viên mua hàng

Để thực hiện thu mua hàng hóa, nguyên vật liệu quốc tế, một nhân viên mua hàng cần nắm vững những kiến thức sau: hiểu biết về Incoterms, các phương thức thanh toán quốc tế phổ biến, những rủi ro thường gặp và các phòng tránh trong thanh toán quốc tế, quy trình nhập khẩu một lô hàng hóa cụ thể, quy trình thông quan hàng hóa, các tính các loại thuế và phí xuất nhập khẩu liên quan đến hàng hóa của công ty mình…

Và khả năng về ngoại ngữ là yêu cầu cần thiết nhất với một nhân viên mua hàng quốc tế, để thực hiện đàm phán, giao dịch với các đối tác nước ngoài.

Tất cả những kỹ năng trên sẽ giúp cho quá trình mua hàng của Purchasing Officer hiệu quả hơn.

>> Xem thêm: Lộ trình học xuất nhập khẩu cho người chưa biết gì

3. Cơ hội việc làm và thăng tiến của nhân viên mua hàng

Cùng với thời kỳ hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, vị trí nhân viên mua hàng đang được rất nhiều công ty tuyển dụng với mức lương, chế độ đãi ngộ cao để tối ưu hóa chi phí, phục vụ hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. 
Mức lương dao động từ 8 - 15 triệu tùy thuộc vào các yếu tố: bạn làm nhân viên mua hàng trong nước hay quốc tế, quy mô công ty, lĩnh vực hoạt động, mặt bằng chung của khu vực tuyển dụng.

Với những nhân viên mua hàng lâu năm mức thưởng sẽ khá cao, phụ thuộc thêm vào kiến thức, kinh nghiệm chuyên môn của bạn.

Lộ trình thăng tiến của một nhân viên mua hàng

Chuyên gia mua hàng: Sau khi tích lũy kinh nghiệm 2-3 năm, từ nhân viên mua hàng bạn có thể đảm nhận vai trò chuyên gia, chịu trách nhiệm quản lý danh mục nhà cung cấp và hợp đồng lớn cho công ty.

Trưởng phòng mua hàng: với kinh nghiệm 3 - 5 năm, bạn có thể giữ chức vụ trưởng phòng để điều phối và giám sát toàn bộ quy trình thu mua của công ty.

Giám đốc chuỗi cung ứng: Với kinh nghiệm toàn diện, nhân viên mua hàng có thể trở thành người đứng đầu bộ phận chuỗi cung ứng, hoạch định chiến lược và quản lý quan hệ với các nhà cung cấp lớn.

Vị trí nhân viên mua hàng không chỉ mang lại cơ hội việc làm ổn định mà bạn còn được trao đổi, hợp tác với đối tác nước ngoài, mở rộng khả năng ngoại ngữ, tăng cơ hội làm việc với các tập đoàn quốc tế, thăng tiến trong công việc. Đây là công việc giàu tiềm năng phát triển trong môi trường kinh tế hiện nay.

Hy vọng rằng bài viết này của Kiến thức xuất nhập khẩu đã giúp bạn hiểu hơn về Vị trí nhân viên mua hàng. những yêu cầu và kỹ năng cần thiết đối với nhận viên mua hàng. Đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới, nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, khóa học xuất nhập khẩu thực tế, chúng tôi rất sẵn lòng giải đáp.