Một số biện pháp tránh sai sót khi chuẩn bị chứng từ thanh toán

Khi thanh toán bằng L/C thì những nội dung dưới đây những doanh nghiệp Việt Nam hay mắc lỗi nhất vì thế muốn tránh sai sót khi chuẩn bị chứng từ thanh toán L/C thì chúng ta nên kiểm tra kỹ các nội dung sau đây: mẫu 08 thông tư 95

1. Số hiệu, địa điểm và ngày mở L/C ( No of L/C, place and date of issuing).

Mỗi L/C đều có số hiệu riêng dùng để trao đổi thư từ, điện tín có liên qua đến L/C và để ghi vào các chứng từ có liên quan trong bộ chứng từ thanh toán d/o fee là gì
Ðịa điểm mở L/C: có ý nghĩa trong việc chọn luật áp dụng khi xảy ra tranh chấp ( nếu có)
Ngày mở L/C : là căn cứ để nhà xuất khẩu kiểm tra xem nhà nhập khẩu có mở L/C đúng hạn hay không.

>>>>> Xem thêm: L/C là gì?

2.Tên ngân hàng mở L/C ( opening bank; issuing bank).

Ngân hàng thông báo sẽ kiểm tra xem tên và địa chỉ ngân hàng mở L/C có thật không. Còn người xuất khẩu kiểm tra xem L/C có được mở đúng tại ngân hàng như đã thoả thuận trong hợp đồng mua bán ngoại thương hay không. khóa học xuất nhập khẩu online

3.Tên và địa chỉ ngân hàng thông báo ( advising bank), ngân hàng trả tiền ( negotiating bank or paying bank), ngân hàng xác nhận ( confirming bank)

4.Tên và địa chỉ người thụ hưởng ( beneficiary hoặc L/C có ghi In favour of…)

5.Tên và địa chỉ người mở L/C.

6.Số tiền của L/C (amount).
Số tiền của L/C vừa ghi bằng số vừa ghi bằng chữ và phải thống nhất với nhau. Tên của đơn vị tiền tệ phải ghi rõ ràng, phải kiểm tra kỹ xem có phù hợp với hợp đồng không.

>>>>> Xem thêm: Thuật Ngữ Tiếng Anh Được Sử Dụng Trong Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu

7.Loại L/C ( form of documentary credit).

Ðối với nhà xuất khẩu, ngân hàng khuyến cáo loại L/C có lợi nhất là L/C không huỷ ngang miễn truy đòi ( Irrevocable without recourse L/C).
Nếu lô hàng có giá trị lớn, ngân hàng phát hành không phải là ngân hàng có uy tín thì nên lựa chọn L/C có xác nhận. mau vgm

Xem thêm: Thanh toán quốc tế tiếng anh là gì?

8.Ngày và địa điểm hết hiệu lực của L/C.

Khi kiểm tra phải lưu ý: Ngày hết hiệu lực của L/C phải sau ngày mở L/C ( date of issue) và sau ngày giao hàng một khoảng thời gian hợp lý, thường được tính bằng khoảng thời gian giao hàng cộng với thời gian lập và kiểm tra chứng từ của người bán, cộng với thời gian lưu giữ và chuyển chứng từ từ ngân hàng người bán qua ngân hàng mở L/C.
Hiện nay tại các công ty xuất nhập khẩu tại Tp Hồ Chí Minh, thời gian lập bộ chứng từ trung bình khoảng 3-4 ngày. khóa học về xuất nhập khẩu
Thời gian lưu giữ chứng từ tại Vietcombank HCM là 2 ngày.
Số ngày chuyển chứng từ bằng DHL từ Việt Nam: đào tạo nhân lực
– Đi Nhật Bản, Triều Tiên, Singapore, Hồng Kông mất 3-4 ngày;
– Đi Châu Âu: Italia, Ðức, Bỉ… mất 5-7 ngày.
Số ngày chuyển chứng từ bằng thư đảm bảo từ VIệt Nam:
- Đến các nước Châu Á hết 5-7 ngày;
- Đến các nước Châu Âu hết 10-15 ngày.
Ðịa điểm hết hiệu lực : thường là tại nước người bán.

9.Thời hạn giao hàng ( shipment date or time of delivery)
Thời hạn giao hàng có thể được ghi như sau:Ngày giao hàng chậm nhất hay sớm nhất: shipment must be effected not later than … hoặc ghi time of delivery: latest December 31st, 2000 or earliest September 1st, 2001
Trong vòng : shipment must be effected during…. diễn đàn kế toán trưởng
Khoảng: shipment must be about…’
Ngày cụ thể: shipment must be effected on….
Trong trường hợp hợp đồng quy định thời gian giao hàng bằng cách nào thì L/C phải quy định bằng cách ấy căn cứ vào hợp đồng ,người xuất khẩu kiểm tra xem người nhập khẩu có mở L/C theo đúng như vậy không?

10.Cách giao hàng

Có nhiều cách giao hàng khác nhau mà người nhập khẩu có thể cụ thể hoá trong L/C như

Giao hàng một lần: partial shipment not allowed
Giao hàng nhiều lần trong thời gian quy định, số lượng quy định; partial shipment allowed:
– During October 2000: 100 MTS.
– During November 2000: 100 MTS.
Giao hàng nhiều lần nhưng quy định giới hạn trọng lượng của mỗi chuyến, giới hạn số chuyến: Total 1000MTS, each shipment minimum 50 MTS to maximum 100 MTS the interverning period between 20 to 10.
Giao nhiều lần, mỗi lần có số lượng như nhau: Shipment is equal monthly in September, October, November and December 2000 for total 4000 MTS

11.Cách vận tải

Trong L/C cho phép chuyển tải hay không, nếu cho phép thì phải ghi transshipment permitted; không cho phép ghi : transhipment not allowe mẫu hợp đồng thuê nhà
Chuyển tải có thể thực hiện tại một cảng chỉ định do người chuyên chở và người nhập khẩu lựa chọn : transhipment at….port with through Bill of Lading acceptable
Người xuất khẩu không thể chấp nhận L/C quy định việc chuyển tải một cách cứng nhắc khiến cho người xuất khẩu gặp khó khăn hoặc không thể thuê phương tiện vận tải phù hợp.

12.Phần mô tả hàng hoá (Description of goods)

Người xuất khẩu phải kiểm tra: tên hàng, quy cách, số lượng hoặc trọng lượng hàng, giá cả hàng hoá phù hợp với hợp đồng ngoại thương đã thoả thuận không? Người bán có năng lực thực hiện hay không?

13.Các chứng từ thanh toán (documents for payment)

Khi nhận L/C, người xuất khẩu phải kiểm tra kỹ quy định về bộ chứng từ trên các khía cạnh:

Số loại chứng từ phải xuất trình học kế toán ở đâu tốt
Số lượng chứng từ phải làm đối với từng loại ( thông thường lập 3 bản)
Nội dung cơ bản được yêu cầu đối với từng loại
Thời hạn muộn nhất phải xuất trình các chứng từ
Quy định cách thức trả tiền mẫu giấy ủy nhiệm chi
Trong hợp đồng quy định cách nào thì L/C phải quy định bằng cách đó.

Mong rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu hơn về những biện pháp tránh sai sót khi chuẩn bị chứng từ thanh toán . Nếu bạn còn thắc mắc về nghiệp vụ xuất nhập khẩu và cần tư vấn về việc học xuất nhập khẩu ở đâu tốt, hãy để lại bình luận bên dưới, chúng tôi rất sẵn lòng giải đáp.