Tự Xuất Nhập Khẩu Cho Doanh Nghiệp Mới: Lộ Trình Thực Tế

Tại sao ngày càng nhiều doanh nghiệp muốn tự làm xuất nhập khẩu thay vì thuê dịch vụ trọn gói? Lộ trình thực tế để tự xuất nhập khẩu cho doanh nghiệp mới như thế nào? Hãy cùng theo dõi qua bài viết sau đây của Kiến thức xuất nhập khẩu.

Nếu doanh nghiệp mới tự chủ động được trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa của mình sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí, kiểm soát được nguồn vốn, dòng hàng, nâng cao năng lực cạnh tranh của mình hơn rất nhiều.

Quy trình chuẩn bị, cách thức thực hiện để tự xuất khẩu doanh nghiệp mới cần thực hiện theo từng bước như sau:

1. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi tự làm xuất nhập khẩu?

- Chuẩn bị hồ sơ pháp lý:

Doanh nghiệp xuất nhập khẩu mới cũng như bao doanh nghiệp khác khi thành lập cần thực hiện đầy đủ thủ tục, giấy tờ theo quy định của luật pháp bao gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, có đăng ký ngành nghề kinh doanh xuất nhập khẩu.

• Đăng ký Mã số thuế, mở tài khoản ngân hàng công ty để thực hiện những giao dịch thanh toán quốc tế (T/T, L/C ...) khi có giao dịch với nước ngoài.

• Đăng ký chữ ký số: Mua chữ ký số (USB Token) dùng để nộp tờ khai điện tử.

• Đăng ký tài khoản khai hải quan trên hệ thống VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan.

• Con dấu công ty và hóa đơn điện tử.

• Các giấy tờ khác theo yêu cầu như: giấy phép nhập khẩu, giấy công bố hợp quy, kiểm tra chất lượng, …

- Chuẩn bị bộ máy nhân sự và năng lực nội bộ

Tổ chức bộ máy nhân sự, phân công nhân sự phụ trách từng công việc chuyên trách. Xác định công đoạn nào có thể thuê ngoài giai đoạn mới thành lập hay thuê nhân sự đảm nhận vị trí công việc cụ thể.

- Chuẩn bị và quản trị nguồn vốn cho doanh nghiệp mới bắt đầu xuất nhập khẩu.

- Kiến thức nghiệp vụ xuất nhập khẩu vững vàng:

Nắm chắc các kiến thức chuyên ngành về

+ Quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa

+ Hợp đồng ngoại thương

+ Bộ chứng từ xuất nhập khẩu

+ Điều kiện thanh toán quốc tế phổ biến

+ Quy trình khai báo hải quan

+ Bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu ….

- Kết nối đối tác hỗ trợ

Trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa sẽ liên quan đến nhiều đơn vị, doanh nghiệp mới phải có mối liên hệ, kết nối đối tác với các đơn vị đại lý hải quan, forwarder, ngân hàng có nghiệp vụ quốc tế, đơn vị bảo hiểm, kho CFS … để cho quá trình tự xuất nhập khẩu hàng hóa diễn ra thuận lợi,

2. Lộ trình tự xuất nhập khẩu cho doanh nghiệp mới

Muốn tự xuất nhập khẩu được, doanh nghiệp phải quản trị được nguồn vốn, quản trị nhân sự và quản trị được các nghiệp vụ ngoại thương sau:

- Tìm kiếm đối tác, nhà cung cấp hoặc khách hàng nước ngoài

Thực hiện phân tích thị trường, phân tích sản phẩm để tìm ra thị trường, sản phẩm tiềm năng. Thông qua các kênh tìm kiếm như hội thảo, hội chợ nước ngoài, website B2B, số liệu xuất nhập khẩu chuyên ngành, các nền tảng thương mại quốc tế để tìm ra data khách hàng tiềm năng.

- Đàm phán, ký hợp đồng ngoại thương

Đàm phán các điều khoản trong hợp đồng ngoại thương, lựa chọn điều kiện Incoterms phù hợp, và điều khoản thanh toán quốc tế phù hợp cho từng sản phẩm, thị trường.

- Chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu

Các chứng từ quan trọng như Invoice , Packing List , Hợp đồng ngoại thương,  C/O , Vận đơn , … ngoài ra còn có các chứng từ khác như giấy kiểm tra chất lượng, giấy hun trùng, giấy phép xuất khẩu… đối với từng mặt hàng.

- Khai báo hải quan: chuẩn bị bộ chứng từ khai báo hải quan, nắm vững quy trình khai báo hải quan, có thể tuyển nhân sự phụ trách phần việc này hoặc thuê bên đơn vị dịch vụ forwarder có kinh nghiệm để thực hiện phần khai báo hải quan.

- Làm việc với forwarder để chuẩn bị bộ chứng từ, book tàu, máy bay, chuẩn bị vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu.

- Giao nhận và hoàn tất thanh toán

Theo dõi lịch trình hàng hóa vận chuyển, phối hợp với các bộ phận để xử lý phát sinh nếu có

Đối chiếu chứng từ để nhận tiền (nếu xuất khẩu), theo dõi để thanh toán đúng hạn (nếu là bên nhập khẩu)

3. Những khó khăn thường gặp khi doanh nghiệp tự làm xuất nhập khẩu

- Nếu bạn có ý tưởng kinh doanh tốt, nhưng chưa rõ về quy trình xuất nhập khẩu, quy trình để vận hành doanh nghiệp mới hãy tham gia khóa học startup kinh doanh xuất nhập khẩu để được hướng dẫn về quy trình, nghiệp vụ XNK, quản trị nhân sự, nguồn lực tài chính, … để có thể tự xuất nhập khẩu hàng hóa. Các khóa học khởi nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu được hướng dẫn bởi các CEO, chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm về xuất nhập khẩu, điều hành doanh nghiệp, sẽ giúp bạn vững vàng nghiệp vụ, hơn nữa tránh được những sai sót, rủi ro trong quá trình doanh nghiệp mới hoạt động.

>> Tham khảo: Khóa học startup kinh doanh xuất nhập khẩu

- Nếu bạn đã có sẵn thị trường mục tiêu, sản phẩm tiềm năng, nhưng không rõ quy trình xuất nhập khẩu thực tế, cách tìm kiếm khách hàng… hãy tham gia các khóa đào tạo nghiệp vụ xuất nhập khẩu thực tế, hoặc khóa học sale xuất khẩu thực chiến để rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ về xuất nhập khẩu.

- Doanh nghiệp xuất nhập khẩu mới mở có thể tổ chức bộ máy nhân sự chưa nhiều, thiếu nhân sự chuyên trách. Hãy phân công nhiệm vụ phù hợp, một nhân sự có thể kiêm nhiệm các đầu công việc khác nhau, đào tạo nội bộ lẫn nhau hoặc thuê ngoài dịch vụ tùy từng khâu trong giai đoạn đầu khởi nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu .

- Không kiểm soát được chi phí logistics: Mới thành lập doanh nghiệp, mới đi xuất nhập khẩu những lô hàng đầu tiên, bạn hãy làm việc với nhiều đối tác để so sánh về chất lượng, chi phí, dịch vụ hậu mãi và chọn ra được đơn vị vận chuyển hợp lý, hiệu quả nhất về chi phí và tiến trình vận chuyển.

- Rủi ro pháp lý, sai chứng từ rất dễ xảy ra đối với doanh nghiệp mới xuất nhập khẩu, chưa có nhiều kinh nghiệm. Hãy đảm bảo checklist kiểm tra thật kỹ tính chính xác, hợp pháp, thống nhất thông tin trong bộ chứng từ trước khi gửi đi.

Doanh nghiệp mới hoàn toàn có thể tự xuất nhập khẩu nếu đi đúng lộ trình. Nếu có thêm người có kinh nghiệm đi trước hướng dẫn sẽ càng giúp bạn vững vàng đi đến mục tiêu, đạt hiệu quả kinh doanh cao, duy trì phát triển doanh nghiệp, hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra.

Hy vọng lộ trình thực tế trên của Kiến thức xuất nhập khẩu sẽ giúp cho các doanh nghiệp mới tự xuất nhập khẩu hiệu quả, giúp ích cho quá trình startup kinh doanh xuất nhập khẩu của bạn.